Manual de políticas de lubricación: La necesidad de documentar

Mar. 21, 2023

Autor: Noria Latín América

Última actualización: 07/03/23

Todo el mundo recuerda su primer automóvil. La sensación de libertad junto con un ligero temor al ir por el camino es una experiencia que es difícil de olvidar. Igualmente, lo difícil de olvidar es cuando ese primer automóvil requiere mantenimiento o reparaciones. En mi caso, el coche era un Jeep Wagoneer de 1983, y no faltaron las reparaciones que había que hacer.

Un día, mi papá me trajo un manual de Chilton para ese automóvil en particular. Estaba lleno de instrucciones, diagramas y guías de solución de problemas. Hizo que los trabajos fueran significativamente más fáciles de realizar, pero también proporcionó información muy necesaria sobre elementos tales como torque, tolerancias y otras especificaciones para que el automóvil funcionara mejor y de manera más confiable. Ahora podemos encontrar a Chilton en la Web, aún tengo ese manual físico.

La idea de tener un manual sirve para mejorar la comprensión y el rendimiento, no es un concepto nuevo, pero es algo que no se emplea en el ámbito industrial y en especial en los temas que se relacionan con la lubricación. La mayoría de las empresas pueden tener manuales de operación para algunas máquinas en los que se tienen algunas instrucciones relacionadas con la lubricación, pero muchos no entran en el nivel de detalle requerido para garantizar el funcionamiento confiable de la máquina. Tampoco hay muchas empresas que tengan un conjunto de estándares que se relacionen con las actividades de lubricación requeridas para mantener el programa. Esta es la razón por la que tener un manual de políticas de lubricación es un punto clave para un programa de lubricación.

Un manual de políticas debe ser un documento vivo que describa cada aspecto del programa de lubricación y luego proporcionar orientación sobre cómo se deben realizar las actividades. La idea es que sirva como un repositorio de información a la que se pueda recurrir cuando sea necesario y como una forma de mantener el programa en un estado consistente. 

Con la rotación de empleados o el cambio en las prioridades, el manual de políticas se convierte en una cápsula del tiempo de cómo se debe hacer y administrar el trabajo e incluso quién hace el trabajo.

Si bien esta es una buena práctica para una sola máquina, a menudo es benéfico establecer un manual corporativo de políticas que ayude a proporcionar un mejor manejo en una gran cantidad de maquinaria. Esto ayuda a las empresas a encontrar qué programas están más establecidos y registrar esas prácticas para compartir con todos los demás. Es increíble la frecuencia con la que se ven dos plantas (propiedad de la misma empresa) con una enorme diferencia en sus programas de lubricación. Cuando se hace correctamente, un manual de corporativo de políticas reunirá a las partes interesadas de las diferentes plantas para crear un documento que se compartirá con sus compañeros para elevar el programa de todos.

La documentación es un requisito para la mayoría de las empresas con certificación ISO. Por ejemplo, ISO 9000 e ISO 55000 tienen requisitos de documentación con los que pueden comparar sus actividades. La lubricación no debería ser diferente. El manual de políticas puede servir como una herramienta de auditoría interna utilizada para crear congruencia en las actividades. Cuando se establece de manera regular, las prácticas actuales se pueden comparar con el manual escrito, se pueden identificar brechas y se pueden tomar medidas correctivas para remediar cualquier problema. Lo contrario también es cierto: si lo que se está haciendo en el campo es una práctica mejor que lo que está documentado, el manual de políticas debe actualizarse para reflejarlo. Esto mantiene el manual actualizado, convirtiéndolo en un documento verdaderamente vivo.

El primer estándar mundial centrado en la lubricación para programas de lubricación es el documento llamado ICML 55. Fue escrito por más de cuarenta expertos en la materia en lubricación y confiabilidad, emitido por el Consejo Internacional de Lubricación de maquinaria (ICML, por sus siglas en inglés). En su contenido exige políticas documentadas. Establece: “La organización debe crear, ejecutar y mantener un manual de lubricación que especifique claramente los aspectos asociados con la ejecución, gestión y mejora continua de las políticas, los objetivos estratégicos y los planes de lubricación de la organización”.

Si bien la documentación por sí sola no mejorará las prácticas de campo, sí inicia el proceso de mejora. Algunos ven el desarrollo del manual de estándares como un ejercicio para poner en papel el objetivo de cómo se ejecutará el programa de lubricación. Con esta mentalidad, algunos preguntan: “¿Qué se debe encontrar en un manual de políticas?” Es una buena pregunta, y para crear un manual completo, querrá pensar en el programa de lubricación de manera integral. A continuación, se presentan varias áreas clave para documentar.

  • Selección del lubricante: Seleccionar el lubricante adecuado es clave para la condición de la máquina. Hacer esto correctamente requiere equilibrar las necesidades del equipo, la cantidad de lubricantes en el sitio, el precio del lubricante y la capacidad del proveedor para proporcionar el lubricante de manera oportuna. Se debe incluir un mecanismo para seleccionar, consolidar y revisar a su proveedor.

 

  • Recepción y almacenamiento de lubricantes: Los lubricantes entrantes pueden estar contaminados o comprometidos en su calidad, lo que los hace inadecuados para su uso. A medida que se almacenan, pueden deteriorarse y contaminarse aún más. Documentar aspectos como las pruebas a los lubricantes entrantes, los requisitos del cuarto de lubricación y la gestión de inventario son clave para esta etapa.

 

  • Manejo y aplicación del lubricante: Llevar el lubricante a las máquinas y aplicarlos de la manera correcta es donde muchos programas se quedan cortos. Este punto representa la mayor área de oportunidad de mejora para la mayoría de las empresas. Elementos clave para documentar aquí son las herramientas y dispositivos utilizados para aplicar y transferir lubricantes, cómo se realizan las tareas, cómo se administran, cómo se registran y cómo se configuran las máquinas para recibir los lubricantes de la mejor manera posible.

 

  • Control de contaminación y reacondicionamiento de lubricantes: La mayoría de las máquinas fallan debido a algún mecanismo relacionado con la contaminación. Lo mismo es cierto para los lubricantes. Debemos asegurarnos de que estamos equipando a las máquinas y a las personas con las mejores herramientas y accesorios para combatir esto. Esta sección tratará sobre filtración, exclusión de contaminantes y establecimiento de objetivos / alarmas tangibles del nivel de contaminación.

 

  • Monitoreo de condición, análisis de lubricantes y solución de problemas: Están disponibles muchos métodos predictivos diferentes y todos deben armonizarse para obtener el máximo beneficio. En esta sección, debe documentar las actividades de muestreo, la selección de laboratorio, la metodología para integrar todas las herramientas predictivas, las prácticas de inspección, las estrategias para efectuar los análisis causa raíz y las alarmas y límites para cada prueba.

 

  • Conservación de energía, salud y medio ambiente: Un área importante que continúa recibiendo más escrutinio, especialmente en lo que respecta a los lubricantes. Tenemos que ser capaces de hacer nuestro trabajo de una manera segura, que no afecte el medio ambiente, todo mientras reducimos la huella de carbón de la empresa. Todos estos aspectos deben documentarse, como la disposición de lubricantes, los lubricantes que se utilizarán para la conservación de energía, las pautas de seguridad para todas las tareas y la gestión activa de fugas de lubricante.

 

  • Personal y cumplimiento de tareas: En muchas instalaciones, la lubricación es una tarea compartida entre muchos departamentos. Esto puede llevar a una falta de responsabilidad y a que las tareas no se cumplan. Debe escribirse quién es responsable de cada tipo de tarea de lubricación, cómo se realizará la tarea y el sistema que está involucrado en la gestión del programa.

 

  • Capacitación de las partes interesadas: La lubricación a menudo se considera una tarea sin importancia, y la capacitación formal en esa área no llega al nivel que debería. Con demasiada frecuencia, es simplemente un entrenamiento de estilo aprendiz donde se transmiten los malos hábitos. La capacitación debe estar dirigida al trabajo que se realiza, y deben desarrollarse y documentarse las capacitaciones y certificaciones esperadas por puesto de trabajo.

 

  • Métricas del programa: No darle seguimiento a los factores que forman parte del programa conduce a una ambigüedad sobre lo que está sucediendo y hace que sea difícil saber dónde mejorar. Para cada una de las áreas clave del programa de lubricación se debe definir un conjunto de indicadores clave de desempeño (métricas) y establecer los mecanismos para rastrearlos.

 

  • Estado óptimo de referencia: A lo largo de todo el documento, no tenemos que tratar cada máquina o tarea de la misma manera. Las actividades, tareas y herramientas deben seleccionarse en función del impacto y el costo. Una forma común de hacerlo se basa en la criticidad de la máquina y los requisitos de mano de obra.

Al tomarse el tiempo para desarrollar las políticas puede establecer una línea de base de las expectativas para todo el equipo de lubricación. Sin tener un plan ni nada en papel, el status quo prevalece y prevalece un ciclo continuo de retorno a los malos hábitos. No basta con escribir el documento, debe ponerlo en acción y conseguir el involucramiento de su equipo en su desarrollo. Esta es una forma de iniciar una iniciativa de mejora que eche raíces en su planta.

Referencias: ICML 55.1 página 50.

Noria Corporation. Traducción por Héctor Miguel Saucedo Rangel, Noria Latín América

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