40 directrices útiles para la compra de lubricantes

Estas directrices fueron desarrolladas para ayudar a determinar cómo mejorar el proceso de compra de lubricantes. También pueden ser utilizadas para ayudar a identificar áreas que podrían beneficiarse del cambio.

1. En primero lugar, ¿se tienen disponibles las especificaciones técnicas de los productos a adquirir? Esto es importante porque hay muchos factores que pueden afectar la vida útil de un lubricante como son los procedimientos de producción, el envasado, las bases lubricantes y las formulaciones. En consecuencia, si la aplicación es importante para la producción y/o las consecuencias de falla pueden estar relacionadas con la seguridad, es conveniente al menos analizar el lubricante que se está utilizando y verificar si en realidad funciona adecuadamente.

Existen especificaciones y estándares que pueden ser adecuados para la mayoría de los productos. Esto es un beneficio, ya que tienen la ventaja de que son revisados y evaluados continuamente. Pueden estar relacionados con la industria, como aquellas elaboradas por la mayoría de las compañías siderúrgicas o de generación eléctrica, militar o estándares elaborados por organismos como ASTM, ISO, IEC o DIN.

1a. Si las especificaciones están disponibles, ¿cuándo se actualizaron por última vez? Si han pasado más de cinco años, esto puede causar alguna preocupación. Si se han actualizado internamente o por alguna compañía, debe asegurarse que hayan sido actualizados por personal competente. Asegúrese que los productos específicos que puedan haber cambiado y están trabajando satisfactoriamente no hayan quedado excluidos. Esto puede ocurrir cuando una especificación está basada en la formulación anterior de un producto. Los proveedores deben tener la oportunidad de opinar sobre esos estándares y/o ofrecer alternativas de productos.

1b. Si las especificaciones no existen, ¿cuál es la razón? Debe haber alguna que lo justifique. Una buena razón es que el producto es de una marca reconocida y no se conocen problemas con su aplicación o que el proveedor tiene un excelente aseguramiento de calidad y una trazabilidad probados. Pero ¿cómo puede saber si algo de lo mencionado anteriormente va a cambiar antes de la próxima reunión?

1c. Antes de aprobarlos para su uso general, los nuevos productos deben ser evaluados por lo menos 12 meses con protocolos adecuados para la aplicación. Esto ayudará a evitar sorpresas porque pueden ocurrir eventos únicos o inesperados. Tener un proceso de aprobación efectivo lo ayudará a fomentar una mejor comprensión de los lubricantes y a desalentar cualquier tipo de manipulación. Como recomendación, evalúe el producto en algunas aplicaciones antes de hacer el cambio completo. Esto ayudara a minimizar las consecuencias si se presenta algún problema. Generalmente, un año es más que suficiente.

2. ¿Es el precio la única consideración para la compra de lubricantes?

2a. Si la respuesta es sí, considere también el precio de los servicios del proveedor como el soporte técnico, entrenamiento, pruebas y garantías de calidad. Incluya además los costos requeridos por mantenimiento, manejo, vida en servicio y disposición final, dado que estos costos deben ser considerados como partes esenciales de cualquier decisión sobre los lubricantes.

2b. Si la respuesta es no, ¿hay algún enfoque formal basado en el costo de ciclo de vida? ¿deben ser seguidas en todos los casos? ¿cuáles son las excepciones, si estás son válidas y cuándo se actualizaron los cálculos de los costos?

3. ¿Se compran los productos individualmente? ¿son de un solo proveedor? ¿se realizan licitaciones para compras pequeñas o son parte de acuerdos multianuales? Todos estos elementos tienen sus pro y contras que deben ser tomados en cuenta. También se deben considerar la realización de pruebas periódicas y aleatorias de los productos.

Además, los nuevos tambores de lubricantes deben ser muestreados rutinariamente para asegurar que los productos correctos han sido enviados. Esto ayuda a establecer puntos de referencia para la supervisión de la condición y para evitar problemas potenciales. Esto se aplica a los productos almacenados para verificar que su vida útil no ha sido superada. En este sentido, todos los tambores, contenedores, cubetas y cartuchos de grasa deben tener una fecha. Esta puede ser la fecha de fabricación, la fecha de compra, la fecha de recepción o cualquier otra fecha significativa.

Nota: como complemento, compruebe regularmente como se almacenan los lubricantes. Los cartuchos de grasa deben ser almacenados generalmente con el extremo abierto hacia arriba (verticalmente); esto previene el sangrado (separación de aceite del espesante). Los tambores equipados con filtros de partículas con desecante deben ser almacenados verticalmente. Otros deben ser almacenados horizontalmente con los tapones de llenado y respiración en posición de las 3 y 9 según las manecillas del reloj. Sin embargo, la mayoría de las plantas al parecer no los almacenan de esta manera probablemente debido que pueden presentar fugas. Existen en el mercado cubiertas de plástico para tambores con un costo que puede ser ahorrado muchas veces si se toman estas precauciones.

4. ¿Cuándo fue la última vez que los lubricantes en servicio fueron correctamente evaluados? Se han realizado muchos cambios en las formulaciones de los productos actualmente disponibles. Se debe tener cuidado de no disminuir considerablemente el número de lubricantes porque algunos productos especiales cumplen con un propósito en particular.

Tenga cuidado cuando utilice aditivos comerciales. Pueden ser perjudiciales para la máquina o no ser compatibles con el aceite utilizado y/o pueden generar altos costos para su disposición. Si se requiere un desempeño superior, considere utilizar productos formulados para un servicio severo o un paquete de aditivos diferentes.

5. ¿Tiene algún personal experto en lubricantes? Con tantos nuevos desarrollos, puede ser rentable tener al menos una persona a la que se puedan dirigir para hacer las consultas. Puede tomar años desarrollar un personal con estas habilidades; por lo tanto, esta responsabilidad debe mantenerse en la planta. La formación de dos o más profesionales es una excelente idea, permitiéndoles asistir a alternativamente a conferencias o cursos de capacitación. Estos expertos en lubricación deben compartir sus cocimientos con el personal de la planta, circulando el material con nuevas ideas y contactos clave.

¿El personal de la planta tiene contacto permanente con el proveedor o su personal técnico? Esto puede ser motivo de preocupación si no se hacen consultas o no se recibe retroalimentación. Es muy útil tener una lista de contactos de cada proveedor para compartir aspectos técnicos. Los compradores no deben ser el punto de contacto para esta materia.

5a. Si el personal de planta está en contacto con los proveedores, ¿qué entrenamiento específico se ha ofrecido a la planta en el último año? Esto incluye selección del aula de clases, la asistencia a conferencia o la presentación de ponencias o presentaciones para ser revisadas. La mayoría de los proveedores de lubricantes tienen material técnico de calidad y pueden proporcionar algún entrenamiento técnico. Hay disponibles numerosas publicaciones comerciales sobre lubricantes y sociedades técnicas, como la STLE, que ofrece publicaciones y reuniones técnicas. Fomente las discusiones técnicas con su principal proveedor de lubricantes por lo menos una vez al año. Solo hablar sobre aceites de motor suele ser muy productivo porque siempre hay algo nuevo en el mercado.

6. ¿Hay algún sistema de trabajo de retroalimentación para identificar y corregir problemas?

6a. Si existe, ¿ha el departamento de compras recibido alguna retroalimentación desde la última orden de compra? Si no, ¿por qué no se ha recibido?

7. ¿Se rastrea el consumo de lubricantes para verificar si es muy alto o muy bajo? Si no, ¿por qué no se hace? Esto también puede ser un aspecto muy importante para verificar si es ocasionado por fugas o derrames.

8. ¿Han sido todos los lubricantes en uso evaluados correctamente a fin de optimizar su vida útil en servicio?

9. ¿Se han incluido lubricantes que ahorren energía? ¿Se han establecido contactos con las empresas de energía o entes gubernamentales sobre programas de ahorro de energía con los expertos de la industria? Si cuestan más, ¿quién los paga? Esto puede desincentivar significativamente si mantenimiento lo tiene que pagar, pero algún otro mantenimiento obtiene el beneficio. De ahí la importancia de asignar los costos adecuadamente.

10. ¿Existe algún incentivo para utilizar mejore productos o para evaluar su desempeño? ¿Está funcionando? Si no, ¿por qué no está funcionando?

Una sola fuente de suministro

Pros 

1. 1.   Pocos proveedores: Puede haber pocas empresas listadas como proveedores. Sin embargo, con el almacenamiento electrónico de datos y la posible facturación electrónica, esto sería de poca importancia. Muchos esfuerzos por una sola fuente de suministro son manejados por los proveedores, siendo esta la principal razón y no por ventajas técnicas.
2. 2.   Pocos productos: La consolidación de productos puede ser lograda incluso con numerosos proveedores. La revisión de los productos en uso y sus aplicaciones es el primer paso clave. Normalmente está asociado con un proceso de licitación para el abastecimiento único.
3. 3.   Soporte técnico más fácil: Al contratar con una sola compañía, es más probable un solo contacto técnico. De esta manera se simplifica a quien llamar.
4. 4.   Mejoras en compatibilidad: Los productos de una sola compañía tienen una mayor probabilidad de ser compatibles entre ellos en caso de que por error ocurra una mezcla. Sin embargo, esto no ayuda si el producto utilizado no es el correcto.
5. 5.   Mejor capacitación: Cuando un proveedor sabe cuanto espera tener de utilidades, es más fácil pare él realizar seminarios de capacitación. Estos pueden ser ofrecidos en sitio, en centros regionales, en las oficinas principales de la compañía u otro lugar adecuado. Las visitas a los laboratorios e instalaciones de producción también pueden ser informativas. El entrenamiento puede incluir boletines o correo electrónicos.
6. 6.   Mejor solución de problemas: Con un determinado flujo de ingresos, los proveedores a menudo pueden proporcionar un alto grado de análisis como parte de sus esfuerzos en la solución de problemas. En la mayoría de los casos, debido a que el proveedor está más familiarizado con sus productos, podrían saber si problemas similares se han presentado en las plantas de otros clientes. Se supone que ellos compartirán esta información.
7. 7.   Mayor seguridad en el suministro: El uso de una solo compañía para el suministro de todos los productos también implica que es lo suficientemente grande como para tener todos los productos. Es probable que el proveedor tenga los productos requeridos disponibles en alguna parte.
8. 8.   Aspectos de seguridad, salud y medio ambiente: Teniendo un solo proveedor significa tener una mayor uniformidad con las hojas de seguridad de los materiales (MSDS). Si surgen problemas, es probable que obtenga la asistencia adecuada.

Contras 

1. 1.      Se deben hacer compromisos: Ningún proveedor tiene los mejores productos para todas las aplicaciones. En consecuencia, se pueden solicitar pruebas antes de que los productos específicos se consideren equivalentes o adecuados. Obtenga la información por escrito para cada sustitución.
2. 2.      Tendencias más complicadas: Al seleccionar un nuevo proveedor, o al menos la primera vez que selecciona una sola fuente de suministro, el cambio de aceites con diferentes aditivos y bases lubricantes puede comprometer los datos históricos del monitoreo de condición. Es importante mantener registros precisos de los rellenos de aceite, cuánto se agrega y cuando.
3. 3.      Inercia: Tener un contrato de suministro con una sola empresa añade presiones internas para mantener esa compañía. En consecuencia, será más difícil que las plantas aprovechen las nuevas tecnologías o adopten nuevas prácticas ofrecidas por otros competidores. Un solo proveedor puede desalentar el uso de proveedores locales.
4. 4.      Mayor riesgo: Si la empresa proveedora tiene un gran cambio organizacional, reformula sus productos, sufre un incendio o falla en sus máquinas que impactan la producción o elementos clave en la planta que se dañen por un clima severo, entonces el usuario puede quedar desabastecido. De igual manera, si se produce un problema genérico, puede traer grandes implicaciones que afectan a todas las instalaciones.
5. 5.      Pocas opciones de soporte técnico: Si es posible comprar lubricantes de más de un proveedor, entonces uno puede comprar por el mejor asesoramiento técnico y pruebas de conocimiento. Sin embargo, cuando se está atado a un solo proveedor, se prevé que la asistencia técnica gratuita será más difícil de conseguir.
6. 6.      Compatibilidad: Al cambiar de aceites y grasas, se crea inicialmente un riesgo de incompatibilidad o pérdida de desempeño. Analizar con anterioridad los productos en el laboratorio pueden ayudar a disminuir estos riesgos, pero siempre habrá un problema latente. Esto se debe principalmente a que es muy costoso realizar todas las pruebas en cada aplicación. Incluso, si esto fuese posible, las pruebas de laboratorio no se siempre se correlacionan bien con las aplicaciones en campo. Si sustituye, no cambie los productos en todas las aplicaciones similares al mismo tiempo; en su lugar, evalúe uno por aproximadamente un año y monitoree su desempeño.
7. 7.      Aprobaciones: No es suficiente que los lubricantes que se mezclan o sustituyen sean vistos como equivalentes y compatibles. En algunos casos, los lubricantes deben tener la aprobación del fabricante original del equipo (OEM, por sus siglas en inglés). Para bombas y motores, estos requisitos son a menudo genéricos; sin embargo, algunos son específicos para turbinas a gas. Considere que algunas máquinas utilizan lubricantes premium por razones distintas a las que se encuentran en los libros. Como ejemplo se incluyen las ventajas de algunos aceites hidrotratados debido a su bajo puntos de nube que pueden disminuir el taponamiento de los filtros en arranques a baja temperatura.
8. 8.       Percepciones: Aprobar las prácticas de mezclar aceites y grasas requerirá una mayor educación y salvaguardias para aquellos casos en los cuales no está bien mezclar o utilizar diferentes productos. Ejemplos incluyen máquinas ambientalmente calificadas localizadas en plantas nucleares, y los componentes y máquinas con implicaciones de seguridad, regulaciones y licencias. Es necesario realizar pruebas previas en un proceso de aprobación y documentación apropiada.
9. 9.      Confiabilidad: Incluso si se utiliza un solo proveedor y un proceso de licitación, no se puede suponer que los proveedores principales actuales serán los proveedores en el futuro. Esto puede tener grandes implicaciones en máquinas relacionadas con la seguridad, comprometiendo los datos de confiabilidad hasta la fecha.
10. 10.  Duración del contacto: Los contratos por licitación se establecen por periodos de tiempo, que deben durar lo suficiente para asegurar que los costos del proceso de licitación no excedan los beneficios. Además, el término debe ser lo suficientemente largos para que se encuentren los beneficios o daños, pero no tan extensos como para que no se puedan implementar nuevos requisitos o que el proveedor se vuelva complaciente.
11. 11.  Pruebas adicionales: Uno no puede suponer que los problemas serán evidentes porque muchas dificultades permanecen ocultas. Por lo tanto, debe haber un programa formalizado de recolección de datos y de pruebas para determinar si los productos están trabajando según lo establecido.
12. 12.  Verificación: Parte del proceso de licitación puede incluir evaluar el aceite por el proveedor, que no es tan deseable como el muestreo y la evaluación en sitio. Los resultados de las pruebas deben ser puestos a disposición de la planta en formato electrónico. Por lo tanto, si el proveedor cambia en un contrato futuro, los resultados deben mantener sus tendencias. Esto requiere de un software de conversión en cada planta y duplicar las pruebas en cada cambio para determinar si los factores de corrección son requeridos para evaluar el desempeño en laboratorios diferentes. La evaluación de muestras tomadas en sitio es importante para las entregas por cisternas porque puede ocurrir contaminación durante los despachos.
13. 13.  Pruebas adecuadas: En un proceso de licitación basado en el precio más bajo, una evaluación adicional del desempeño de los lubricantes asegura que se está recibiendo lo que se ha solicitado. Depender únicamente de la serie de estándares de la ISO 9000 no es suficiente, ya que estas dicen poco del desempeño del producto, no si funciona o no, solo están basadas en como se hace. Debido a que no existen muchos estándares para los lubricantes, se requiere un considerable trabajo para desarrollar dichos criterios. Al menos, tome muestras de los aceites nuevos para crear referencias (líneas de base) de todos los productos que adquiere.
14. 14.  Cambios de lubricantes completos: Cuando se mezclan lubricantes, no se sabe como interactuarán, haciendo más difícil la identificación de la causa raíz de los problemas. Como consecuencia, hay una mayor tendencia a drenar primero todo el aceite viejo o limpiar toda la grasa vieja. En esta acción hay considerables costos asociados incluyendo mano de obra, lavado, aceite nuevo, solventes y disposición final. Debido a que el costo total de un cambio de aceite se estima aproximadamente en cinco veces el costo del aceite nuevo, cualquier beneficio en el corto plazo por un precio de adquisición más bajo, se pierde. La mayoría de los aceites tienen una vida en servicio más larga que muchos de los contratos de suministros establecidos por términos de tres años; por lo tanto, el consumo de lubricantes podría incrementarse considerablemente.
15. 15.  “Regalos”: Estos no son gratis, pero los servicios específicos que son beneficios agregados como parte del contrato con un solo proveedor, deben ser especificados. Por ejemplo, la mayoría de las principales compañías proveedores de lubricantes han proporcionado, sin cargos, todos o algunos de los siguientes servicios: estudios de lubricación, información técnica, correos electrónicos periódicos, seminarios, solución de problemas y análisis de lubricantes. Desafortunadamente, debido a las reorganizaciones o cambios de personal de los usuarios, es poco probable que una sola persona sea el responsable de los lubricantes. Aunque estos servicios no hayan sido utilizados en los últimos años, no significa que no estén disponibles.