Ventajas de los procedimientos documentados para las tareas de lubricación

Bennett Fitch, Noria Corporation. Traducido por Roberto Trujillo Corona, Noria Latín América La lubricación no es lo que solía ser, y eso es algo bueno (y malo). Hubo un tiempo en que los procedimientos documentados para las tareas de lubricación se trataban con importancia. La lubricación fue fundamental tanto para la causa como para la solución de un gran porcentaje de fallas de maquinaria en instalaciones industriales. Mucho se ha aprendido desde entonces. Mejores lubricantes y máquinas mejor diseñadas han permitido extender la vida útil de la maquinaria. Sin embargo, con el tiempo, la reducción de fallas y los efectos aparentemente intrascendentes del desempeño de la tarea han llevado a una falta de atención en las actividades diarias de lubricación. Debido a esto, las tareas de lubricación de rutina continúan pasando a segundo plano y, a veces, se ignoran por completo. Incluso cuando se efectúan las tareas de lubricación, ha habido una epidemia de ignorar los detalles y el sentido de propiedad. El resultado es que el estado de mantenimiento ha retrocedido hacia fallas de lubricación innecesarias, pero esta vez la causa suele ser el descuido o error humano. Hoy, la razón más común de las fallas de lubricación no son los lubricantes de baja calidad o las máquinas mal diseñadas. En cambio, se debe a cómo las tareas de lubricación se manejan de manera ineficaz. Las siguientes son siete razones por las cuales los procedimientos documentados para cada tarea de lubricación pueden ofrecer una solución y beneficiar directamente el resultado final.

7 razones para procedimientos de lubricación documentados

Cuando las tareas de lubricación se documentan adecuadamente y se toman decisiones inteligentes de gestión, quienes realizan las tareas serán más efectivos y se esforzarán por aprender más sobre las actividades de lubricación. Una buena documentación con procedimientos de respuesta organizados es la clave para maximizar la detección de la causa raíz o las primeras señales para la detección de fallas. Esto conducirá a evitar una falla tras otra. En resumen, se logra menos tiempo de inactividad general. Los involucrados también están más satisfechos en sus tareas y se interesan más ​​en lograr las metas de confiabilidad. La documentación de las tareas de lubricación y las acciones con intención pueden ser la solución a un problema cada vez más difícil.

1. Precisión de la tarea

El mantenimiento de precisión tiene que ver con los detalles. Cuando se piensa cuidadosamente en cada una de las tareas asignadas y los pasos del procedimiento, hay una mejor oportunidad de lograr un mantenimiento de precisión. Esta debería ser la razón más obvia. Estos detalles pueden incluir características tales como quién debe realizar la tarea, qué herramientas se requerirán, en cuáles áreas de la máquina trabajará, qué se debe hacer, etc. Por ejemplo, la tarea de inspeccionar una mirilla de aceite no debería implicar simplemente inspeccionar si hay un nivel de aceite preciso; en cambio, debería ser una manera de efectuar un análisis de aceite. Este tipo de inspección incluiría las tres zonas de inspección de mirillas: nivel, espuma y depósitos (NE&D); color y claridad (C&C) y sedimento del fondo y agua (BS&W). La documentación debe estar completa, con pasos para analizar el aceite en todas las zonas de inspección, instrucciones para el protocolo de remediación e incluir imágenes, si es posible.

2. Confianza en la tarea (satisfacción del trabajo)

Para muchos, puede ser difícil tener confianza en su trabajo si las tareas no están claras o no están definidas, particularmente si se le evalúa con los resultados. Este es un desafío común para el personal nuevo que ha sido contratado para hacerse cargo de las actividades de lubricación pero que puede ser que no tenga ninguna experiencia. Si a estos técnicos de lubricación se les da poca instrucción o simplemente se les dice que “mantengan todo engrasado y lubricado”, pueden quedar insatisfechos en sus trabajos. El desempeño disminuirá a medida que cuestionen constantemente si están completando las tareas correctamente. Peor aún, si la máquina experimenta un modo de falla relacionado con la lubricación, la causa raíz puede ser atribuida injustificadamente a esta persona. Cuanto más ocurre esto, mayor es la falta de confianza y más empeora el desempeño del trabajo.

3. Consistencia de la tarea

Las tareas de lubricación de rutina a menudo se asignan a uno o dos técnicos de lubricación específicos (o a un área de la planta). Esto es importante para crear propiedad, consistencia y facilitar el control del proceso. A medida que estas personas realizan su trabajo durante un largo período de tiempo, se vuelven menos dependientes de la documentación para efectuar sus actividades. Esto puede ser tanto bueno como malo. Es bueno porque se puede desarrolla la eficiencia, pero malo porque es más probable que los técnicos se desvíen, busquen cómo simplificar la tarea o pasen por alto algunos requisitos de las tareas a medida que se vuelven menos dependientes de la documentación. Mantener la documentación como referencia de rutina ayuda a reforzar la validez del trabajo que se realiza. Además, si la documentación se actualiza a medida que se demuestra que algunas modificaciones son beneficiosas, estas eficiencias pueden pasarse a la siguiente persona que realice las tareas. Esto es esencial, porque si la persona responsable de las actividades de lubricación en un área específica no está disponible repentinamente (temporal o permanentemente), alguien más necesitaría intervenir. Si hay documentación incorrecta, surgirá un gran riesgo para el desempeño general de la tarea. Si bien algunos cambios leves pueden no ser motivo de preocupación para muchas tareas, con otras, como la relubricación con grasa o el muestreo de aceite, incluso algunas pequeñas desviaciones en los pasos realizados pueden tener consecuencias importantes. Por ejemplo, si un individuo usa el tipo incorrecto de botella de muestreo o no purga adecuadamente los dispositivos de muestreo, los resultados podrían mostrar falsos positivos. Del mismo modo, si la muestra se toma de una ubicación incorrecta, podría producirse un falso negativo o falso positivo. En ambos casos, la acción correctiva para evitar que progrese un modo de falla potencial dependerá en gran medida de estos resultados, y los pequeños detalles en el procedimiento de muestreo jugarán un papel muy importante para ello.

4. Cumplimiento de las tareas

La documentación adecuada no solo trata sobre cómo realizar una tarea, sino también cómo informar que la tarea se ha completado y cuáles fueron los hallazgos o resultados. Para los procedimientos de relubricación con grasa, la programación de la próxima tarea de relubricación dependerá de cuándo se realizó por última vez. Esto requiere documentar la finalización de la tarea y si se realizó sin problemas. Para las inspecciones, la documentación es simplemente una cuestión de verificar que no se pasó por alto algún punto de inspección. Si se reportan condiciones anormales, puede monitorearse su tendencia y observarse más de cerca o convertirse en una acción correctiva. El mantenimiento proactivo es una de las formas más efectivas para evitar tiempos de inactividad inesperados y extender la vida útil de las máquinas. El seguimiento del cumplimiento de la tarea a través de la documentación es una parte clave para ver los verdaderos beneficios de las tareas proactivas de lubricación. Después de todo, lo que se mide se hace.

5. Priorización de las tareas

No es raro que los técnicos de lubricación se retrasen en sus tareas programadas y que las rutas pasen a alimentar la cartera de tareas vencidas, especialmente si la mano de obra disponible no es adecuada o suficiente. Para muchos, esto parece inevitable. Como resultado, la planificación y la programación requerirán priorización según diversos criterios, incluyendo los tipos de tareas y activos, rutas y ubicaciones. Documentar estos detalles es un requisito previo para crear estas priorizaciones. Además, la priorización debe optimizarse de manera rutinaria. Con base en los resultados del análisis predictivo y proactivo de las tareas de lubricación o alguna otra tecnología de mantenimiento basado en condición, las máquinas que muestran señales tempranas de un modo de falla potencial pueden avanzar en la lista de prioridades.

6. Tendencia de datos de las tareas

Ya sea que se trate de un tipo de tarea específica en una máquina o de varios tipos de tareas en todas las máquinas de la planta, es útil analizar las tendencias de los datos. La mayoría de las tecnologías de monitoreo de condición, como el análisis de aceite y el análisis de vibración, son conocidas por su capacidad de aplicar técnicas de tendencia para predecir las condiciones de funcionamiento de la máquina y los posibles modos de falla. Hacer estas predicciones y optimizar las técnicas de la tarea puede mejorarse enormemente analizando la documentación de las tareas completadas y los datos de retroalimentación.

7. Hacer cumplir el mantenimiento proactivo

A pesar de la abrumadora evidencia de un programa de mantenimiento proactivo que ofrece grandes ganancias, tiene una larga historia de ser tratado con menos importancia. ¿Por qué? Tal vez porque las actividades no son tan urgentes como reconstruir una bomba averiada o porque no hay una satisfacción instantánea de las inspecciones diarias o los procedimientos precisos de relubricación. Cualquiera que sea la razón, es por esto por lo que todas las tareas de lubricación deben documentarse. Documentar los requisitos de la tarea, programar, priorizar y monitorear el cumplimiento son formas efectivas de enfatizar la magnitud de estas actividades proactivas.

Administre sus procedimientos de lubricación

Para los equipos de mantenimiento de hoy, un sistema computarizado de gestión de mantenimiento (CMMS, por sus siglas en inglés) es el estándar para un repositorio donde residen los procedimientos documentados de lubricación. Sin embargo, con la compleja funcionalidad y los requisitos de los programas CMMS convencionales, puede haber desafíos para integrar las necesidades específicas de las actividades de lubricación. Similar a lo que afecta a muchos requisitos de lubricación proactiva, un CMMS a menudo trata las tareas de lubricación con menos importancia. Por esta razón, no es inusual que las plantas opten por programas separados para la gestión de la lubricación, rutas y organización de otros datos de lubricación. Independientemente de cómo elija administrar la documentación para sus procedimientos de lubricación, la siguiente lista de verificación se puede utilizar para evaluar un sistema de gestión:

• ¿Es fácil de usar?
• ¿Es fácilmente accesible para aquellos que lo necesitan de manera rutinaria (puede requerir varios niveles de permisos de acceso)?
• ¿Es fácilmente editable para quienes están capacitados y son responsables (la edición debe ser limitada y mantener la coherencia)?
• ¿Está alineado con los estándares provistos por el manual corporativo de estándares de lubricación?
• ¿Tiene una estructura de activos jerárquica fija para la documentación organizada?
• ¿Ofrece control de plantillas y formatos para la estructura y organización de los procedimientos (estos pueden ser controlados ​​por el manual de estándares corporativos o estándares reconocidos internacionalmente)?
• ¿Contiene listas de verificación u otros métodos de evaluación de retroalimentación para tareas de inspección y control de calidad?
• ¿Incluye referencias a documentación de respaldo adicional (como el manual de normas corporativas, materiales de capacitación y expertos en la materia internos o externos)?
• ¿Las tareas especifican herramientas, materiales, partes de repuesto u otros materiales necesarios para realizar la tarea?
• ¿Las tareas especifican a los responsables de realizar las actividades (y los requisitos mínimos de capacitación para este rol), quiénes son los responsables de editar las tareas, así como a cualquier otro personal involucrado en la tarea?
• ¿Hay activadores incorporados entre cada posible condición reportada de las tareas de monitoreo de condición (inspecciones, análisis de aceite, etc.) con tareas específicas de seguimiento para conciliar o monitorear la preocupación?
• ¿Cuenta con características para generar rutas y características documentadas para modificar, asignar, revisar, etc., la estructura de las rutas?
• ¿Hay opciones de reportes para elaborar resúmenes semanales o mensuales y requisitos de gestión?
• ¿Cuenta con documentación de tareas y movilidad de enrutamiento?
• ¿Existe un panel de indicadores con opciones para personalizarlos?
• ¿Hay opciones para dar seguimiento al cumplimiento?
• ¿Tiene opciones de importación y exportación de datos?
• ¿Se proporcionan definiciones de terminología?
• ¿Hay capacitación organizada sobre cómo alinear la funcionalidad entre los departamentos?

Administrar la documentación de sus tareas de lubricación no siempre es fácil, pero tampoco se trata de lidiar con un programa de lubricación no documentado o mal administrado. Si su planta ha estado funcionando por algún tiempo sin ningún control de cómo se realizan o documentan las tareas, considere las oportunidades disponibles al actualizar su programa de lubricación. Combinar estas mejoras con otras iniciativas de excelencia en lubricación es una excelente manera de modernizarse y obtener grandes ganancias de su inversión. Si bien surgirán muchos desafíos durante este proceso, como cambiar la cultura, comprar e instalar dispositivos para modificar la maquinaria y obtener capacitación integral en lubricación, con el plan de acción correcto, estos obstáculos se pueden superar en un corto período de tiempo. La nueva forma de hacer las cosas se convertirá en la manera de efectuar las prácticas correctas de lubricación.

Garantizar el éxito a largo plazo de su programa de lubricación

Si está considerando renovar su programa de lubricación, existen al menos dos razones por las cuales la documentación del procedimiento es vital para respaldar el éxito a largo plazo del programa. A medida que se implementa un programa mejorado, muchas de las medidas proactivas resultarán en una reducción de fallas de la máquina y un mayor tiempo de actividad general. Después de años de maduración del programa, es probable que haya cambios en el personal de mantenimiento, un cambio de enfoque con iniciativas de confiabilidad e incluso cambios en la administración. Todo esto puede llevar a los involucrados a perder de vista por qué ciertas tareas diarias de lubricación son necesarias. Si pocas máquinas experimentan fallas relacionadas con la lubricación, incluso puede surgir la percepción de que estas tareas son irrelevantes. Sin embargo, si las actividades están bien documentadas y se realiza un seguimiento de los indicadores clave durante y después de la implementación del programa, habría evidencia para mostrar cómo estas actividades “irrelevantes” son directamente responsables de la reducción de fallas relacionadas con lubricación. Además, si ha habido cambios en el personal responsable de las actividades de lubricación, será importante continuar estas actividades con una transición perfecta. Sin documentación y asignaciones debidamente programadas, una parte importante del programa saldrá por la puerta con aquellos que se van.