Compra de lubricantes basada en su desempeño

Generalmente los lubricantes llegan a una planta por dos métodos:

Los equipos nuevos vienen con una “lista de lubricantes” de fabricante del equipo con algunas recomendaciones para cada aplicación. Normalmente se indican marcas de productos, se realiza la selección y, si funciona satisfactoriamente, se termina de seleccionar.
El personal de mantenimiento le expresa su preocupación a un proveedor o competidor sobre el desempeño de un lubricante, y se realiza el cambio.

Hay otras formas en que los lubricantes son adquiridos, y en cada caso, el personal de mantenimiento no tiene el conocimiento del porqué un producto trabaja o no trabaja; ellos simplemente aceptan la opinión del experto externo que hace la recomendación. En estas situaciones, el personal de mantenimiento no se da cuenta de que existen muchos productos en la planta con diferentes marcas pero con características similares. Pueden estar, sin saberlo, contribuyendo a la proliferación de dicha cantidad de productos en la planta. Sin tener el conocimiento de cómo trabajan los lubricantes, el personal de mantenimiento puede mostrarse reacio a realizar una consolidación de productos. En este caso, no hay un estímulo para la competencia y tampoco ninguna razón para que un proveedor de lubricante reduzca sus precios. Naturalmente, el personal de mantenimiento quiere que sus equipos utilicen el lubricante con la mayor calidad pero a un precio razonable. ¿Cómo se puede lograr esto?

Tabla 1. Pruebas comunes para grasas

Tabla 2. Pruebas comunes para aceites

En el artículo de Jim Fitch “Riesgos de cambiar de marca de lubricante” publicado en la edición de noviembre-diciembre del 2013 de Machinery Lubrication, puso en perspectiva las preocupaciones del personal de mantenimiento. Este artículo trajo a la mente un sistema que fue desarrollado y aplicado por muchos años en una compañía siderúrgica de los Estados Unidos. Para comprender las preocupaciones discutidas por Fitch en su artículo, la compañía estableció un sistema donde los lubricantes y fluidos hidráulicos debían ser comprados de acuerdo a sus especificaciones de desempeño. Si un producto se desempeñaba satisfactoriamente en una aplicación, era evaluado para determinar cuáles pruebas de la ASTM (u otras) que fuesen relevantes para la aplicación debía pasar. Se escribía entonces una especificación donde se incluían los resultados de las pruebas, los cuales debían colocarse en una licitación por parte del departamento de compras. Si se recibía una propuesta muy baja en la licitación, el competidor podía solicitar una muestra y analizarla en un laboratorio independiente para verificar los requerimientos más importantes. Si resultaba satisfactoria, a la propuesta más baja se le otorgaba el contrato por un periodo de tiempo específico.

Los lubricantes son únicos en el sentido de que se dispone de ensayos de laboratorio que le permiten al usuario predecir su desempeño en campo. Muy pocos productos usados en mantenimiento tienen esta ventaja.

Este artículo resume los pros y contras de utilizar un sistema de especificaciones para la compra de lubricantes, cómo implementarlo y hacer que funcione, y cómo manejar las excepciones. Si las compras de lubricantes de una compañía son sustanciales y pueden generar beneficios de un 10 a 15 por ciento en reducción de costos, este sistema también puede ofrecer la ventaja de asegurar que solamente se utilicen lubricantes de alta calidad en la maquinaria.

¿Qué es una especificación de desempeño?

Cada lubricante y fluido hidráulico tiene una lista detallada de pruebas que deben ser aprobadas en la fábrica del lubricante antes de que sea despachado a los clientes. Los expertos del fabricante de lubricantes conocen cómo el fluido debe desempeñarse en su maquinaria. Algunas organizaciones (ASTM, SAE, ISO, etc.) han desarrollado pruebas que sirven para medir varias propiedades de desempeño.

Por ejemplo, la viscosidad y el índice de viscosidad son propiedades muy importantes, por esta razón se han desarrollado numerosas pruebas y estas han sido aprobadas por los expertos de la industria para medir estos parámetros. En las talas 1 y 2 se proporciona una lista de las pruebas más comunes para evaluar aceites y grasas.

Una vez que se ha completado la lista de las propiedades de desempeño más importantes para un lubricante, por ejemplo para un aceite de engranajes, cualquier producto ofertado debe ser evaluado para determinar los resultados en cada una de las pruebas. La compatibilidad entre lubricantes es siempre una preocupación cuando se cambia de marca de lubricante. La solución de la industria siderúrgica fue darle al proveedor competidor la responsabilidad de asegurar que su producto se mezclaría correctamente con el producto usado actualmente. Cualquier problema en el área sería responsabilidad del nuevo proveedor. La remoción y disposición del contenido de los tanques contaminados era parte de su trabajo. Por su puesto, esto raramente tuvo que hacerse.

La tabla 3 es una especificación típica de desempeño para un aceite de engranajes. Una especificación completa por escrito de la cual se deriva esta tabla sería muy extensa para reproducirla en este artículo. Un conjunto completo de hojas técnicas para diversos tipos de productos pueden obtenerse poniéndose en contacto con el autor a su correo electrónico [email protected], o dirigirse a nuestra página web www.noria.mx donde gustosamente podemos atender su solicitud y desarrollarle las hojas de especificaciones técnicas necesarias para la compra de lubricantes.

Tabla 3. Especificación de desempeño típica para un aceite de engranajes.

Cómo se escribe una especificación de desempeño

Mientras que la información anterior ofrece detalles de cómo ensamblar los datos esenciales, escribir la especificación es más complicado. El personal de la planta a menudo ve a los lubricantes como de su propiedad. Emiten requisiciones al departamento de compras y espera que todos los detalles sean tomados en cuenta, incluyendo la emisión de la orden de compra al proveedor que se ha seleccionado. Esto es una fuente común de conflictos entre la planta y el departamento de compras. Ambos deben participar en la toma de decisiones.

La solución planteada por la siderúrgica fue la de conformar un grupo compuesto de personal de la planta y del departamento de compras, quienes trabajarían juntos en el desarrollo de las especificaciones. El procedimiento para calificar a los nuevos proveedores y el proceso de licitación fue acordado y seguido estrictamente por ambas partes. Cada planta de la corporación estuvo representada en el comité, y cada planta mantiene una carpeta con todas las especificaciones.

Incluso después de que las especificaciones fueron escritas, se reunían periódicamente para revisar cualquier nueva información adquirida, problemas encontrados que pudiesen deberse a los productos o cambios que el proveedor había considerado como necesarios.

La ciencia de la evaluación de lubricantes está en constante evolución, y mantenerse actualizado es imprescindible. La siderúrgica también aprendió que la mayoría de los proveedores de lubricantes se enorgullecen de su control de calidad, y los problemas que en un principio fueron atribuidos al proveedor de lubricantes, a menudo fueron el resultado de algo que la planta había hecho mal o el mal funcionamiento de una máquina.

La importancia de un sistema de identificación

Con la finalidad de no depender en el departamento de mantenimiento de los lubricantes por nombres de productos, es imperativo establecer un sistema de identificación de lubricantes. Cada especificación de desempeño escrita debe tener un nombre, además de un código.

La siderúrgica clasificó todos los productos usados en mantenimiento (engranajes, rodamientos, cojinetes, acoples, lubricantes, etc.) con un código de identificación muy largo, donde los tres últimos dígitos eran únicos para un producto específico. Para los lubricantes y fluidos hidráulicos, esos últimos tres dígitos adquirieron el título de “código de mantenimiento” o números MC (por sus siglas en inglés). Todos los tambores, tanques, documentos del proveedor y las especificaciones escritas debían tener estos códigos. Aunque los tambores y los documentos del proveedor tenían el nombre del producto, el código MC también debía de aparecer sobre los mismos.

Existen cuatro razones para el cumplimiento estricto del código MC:

Para evitar que el personal de mantenimiento piense en términos de nombres de productos
Para simplificar los sistemas informáticos que registran los lubricantes usados en la maquinaria. Si re realiza algún cambio, la nueva marca se codifica bajo el número existente y no se requiere ningún cambio en el sistema de información.
Las hojas de lubricación y las rutas usadas por los técnicos de lubricación deben ser actualizadas si se utilizan como referencia los nombres de los productos. Con los códigos MC no es necesario estarlas actualizando.
Los tanques instalados en la planta deben tener grabados los códigos MC y de ser requerido, se pueden realizar pequeños cambios.

Relaciones con el proveedor

Una de las razones del sistema de especificaciones es prevenir relaciones “amistosas” entre los vendedores del proveedor y el personal de la planta. Cuando estas situaciones ocurren, los precios tienden a aumentar, mientras que la calidad puede ser mejorada o no. Se presentan entonces conflictos entre el personal de planta y el departamento de compras, en su intento para estabilizar los precios. Utilizar el sistema de especificaciones permite tener unas relaciones “trasparentes”. Buscando en primer lugar los resultados de las pruebas se promueve la objetividad. Por supuesto, también se consideran la consistencia de la calidad, el suministro confiable y los servicios post-venta. A nadie le gusta un vendedor que no tenga una calidad consistente, un suministro confiable y un servicio post-venta esporádico e irregular.

Ajustando las especificaciones

Las especificaciones de desempeño deben ser consideradas un documento “vivo”. Deben ser periódicamente revisadas y ajustadas para reflejar nuevas tecnologías. Una vez escritas, las especificaciones pueden quedar obsoletas con los nuevos desarrollos tecnológicos. El desarrollo de nuevas pruebas puede evaluar mejor los parámetros que las pruebas anteriores. La opinión consensuada entre los especialistas de la industria puede cambiar en relación a los parámetros más importantes o sobre las pruebas que proporcionan una mejor medición de los mismos. Por lo tanto, se alienta a los vendedores de los proveedores a ofrecer sugerencias para mejorar las especificaciones. Su aporte puede ser muy valioso.

Excepciones

No vale la pena emplear las especificaciones de desempeño en lubricantes de bajo volumen. Por debajo de cierta cantidad de dinero, el uso de especificaciones es una pérdida de tiempo. Simplemente encuentre uno que funcione bien y úselo, si el costo no es excesivo. Sin embargo, en una organización que posea varias plantas, las pequeñas cantidades en algunas de ellas puede tener un monto en dinero que haga que el uso de especificaciones de desempeño tengan sentido. Cada situación es diferente, por lo que se debe aplicar el buen sentido común.

Tabla 4. Ejemplos de códigos de mantenimiento asignados a varios lubricantes

Una de las preguntas que siempre se hacen cuando se considera el uso de especificaciones es: “¿Necesitamos consolidad nuestros productos?” De acuerdo con el principio de Pareto (regla del 80/20), el 80 por ciento del volumen de lubricantes debe estar concentrado en el 20 por ciento de los productos. Realice un estudio de los lubricantes y sus volúmenes. Si el resultado no está de acuerdo con la regla del 80/20, su planta puede ser candidata para un proceso de consolidación. En otras palabras, si los volúmenes relativamente iguales de muchos productos están en uso, puede existir duplicidad.

Beneficios y disciplina del sistema de especificaciones

El beneficio más obvio del sistema de especificaciones es la disminución en los precios. Esto puede ser notado fácilmente. Lo que puede pasar desapercibido es la alta calidad que se obtiene cuando se fuerza a los proveedores a competir entre sí. Algo muy importante del establecimiento del sistema de especificaciones, es que el personal de mantenimiento se obliga a aprender cómo funciona y por qué. Esto puede significar un reto en algunas plantas.

La disposición para realizar las pruebas es fundamental. Usted no necesita tener un laboratorio en sitio, sino buscar un laboratorio externo de calidad. Mientras algunas pruebas pueden ser realizadas en sitio con equipos poco costosos, la mayoría requiere de equipos costosos y técnicos calificados. Más abajo se discuten algunas formas para reducir los costos. Hay dos disciplinas – aprender cómo funciona y por qué, y la disposición de realizar las pruebas – ambas son críticas.

Beneficios intangibles

Cuando usted tiene un “sistema” para la compra de lubricantes, los vendedores tienen que ser más cuidadosos con la calidad de los productos. Al saber que usted prueba los lubricantes y no dudará en reclamar, o el hecho de tener una carga pesada a sus espaldas, los mantendrá a todos honestos. Además, aquellos vendedores que viven de prácticas “afiladas” o altos costos, no se preocuparán en participar en su negocio. Mi experiencia personal me lo ha demostrado repetidamente.

Ensayos

Como se mencionó anteriormente, se recomienda evaluar aleatoriamente los lubricantes recibidos a granel o en tambores. La siderúrgica implementó esto en razón de los grandes volúmenes adquiridos. Las pruebas tienen en general precios individuales, y en algunos casos, son muy costosas. Para disminuir los costos, la siderúrgica seleccionó algunas pruebas críticas para cada lote, asumiendo que el resto de las propiedades estarían dentro de especificaciones. Sin embargo, esto puede haber sido una exageración. Usted debe tomar una muestra, etiquetarla y almacenarla en caso de problemas futuros. Esta podría ser una práctica aceptable mientras crece la confianza en el proveedor.

Recuerde, la compra de lubricantes por especificaciones de desempeño coloca la lubricación en un plano más profesional. Los proveedores prefieren entenderse con personas que conocen a los lubricantes y qué los hacen funcionar. Cuando el conocimiento del usuario aumenta, el proveedor ve la necesidad de incrementar sus conocimientos.

En los últimos 20 años, varias organizaciones han desarrollados pruebas para certificar y evaluar el conocimiento de sus proveedores y usuarios en el campo de la lubricación. Este esfuerzo ha mejorado sustancialmente el conocimiento del personal involucrado. Ahora los proveedores conocen que si un problema ocurre, recibirán un reclamo racional en lugar de una respuesta emocional. Los proveedores se transforman en unos mejores solucionadores de problemas en lugar de simples tomadores de órdenes de compra.

Al mismo tiempo, los clientes se convierten en mejores solucionadores de problemas cuando llevan registros que muestran que los parámetros más importantes no han cambiado. Deben investigar más profundamente para determinar si el problema habría sido causado por algo que hicieron o dejaron de hacer.

Finalmente, concentrándose en las especificaciones de desempeño, la administración total de los fluidos (TFM, por sus siglas en inglés) tomará una nueva dimensión. Si usted decide ir por esta ruta, ya no va a estar a merced del gerente de TFM. El conocimiento adquirido por enfocarse en las especificaciones de desempeño lo hará capaz de responder todas las preguntas importantes e insistir en reportes más críticos.

Noria Corporation. Traducido por Roberto Trujillo Corona, Noria Latín América.