Imagínese una operación sin accidentes incapacitantes, con un aumento en la eficacia general de los equipos (OEE, por sus siglas en inglés) y un plan para abordar la escasez de personal calificado. Estas operaciones existen, y lo más probable es que utilicen un mantenimiento basado en procedimientos.
Este tipo de mantenimiento consiste simplemente en documentar todas las actividades de mantenimiento en procedimientos. Dichos procedimientos se siguen paso a paso al realizar el mantenimiento correctivo, preventivo y reactivo.
Este nivel de excelencia operativa viene acompañado de disciplina, no solo de una disciplina que se refiere a que las personas hagan lo que deberían hacer (o no hacer), sino de disciplina en el proceso y en la eliminación de la variabilidad.
Ese es el objetivo del mantenimiento basado en procedimientos: eliminar la variabilidad en todos los aspectos del mantenimiento, incluyendo la recopilación de datos, las reparaciones, la calibración y la puesta en marcha. Otro objetivo del mantenimiento basado en procedimientos es eliminar y reducir la probabilidad de errores por parte del personal de mantenimiento.
Al garantizar que todas las actividades se realicen de la misma manera, las organizaciones pueden lograr tres objetivos clave: crear una biblioteca de conocimientos para superar la brecha de habilidades; identificar áreas clave de variabilidad y reducir esa variabilidad para lograr resultados consistentes en las actividades; y minimizar la probabilidad de errores durante las actividades de mantenimiento.
El uso de los procedimientos debe planificarse con suficiente antelación. Sin esta planificación, su adopción fracasará.
- Los procedimientos deben estar organizados de manera que puedan localizarse rápidamente.
- Deben redactarse de forma que no haya lugar a malentendidos sobre el significado de la tarea y que todas las personas puedan comprenderlos.
- Por último, el personal debe utilizarlos, registrando y empleando las opiniones recibidas para mejorarlos.
Historia de los procedimientos de mantenimiento
El uso de procedimientos de mantenimiento se remonta a muchas décadas atrás, y los resultados hablan por sí solos. Consideremos el caso del submarino USS Thresher, que se hundió junto con 129 personas el 10 de abril de 1963. Una investigación sobre la pérdida del submarino concluyó que fue consecuencia de una inundación, probablemente causada por la falla de un componente del sistema de agua de mar que pudo haber sido instalado incorrectamente durante una revisión en el astillero. Si bien existieron otros factores, la principal conclusión fue que el componente se instaló de forma incorrecta.
El resultado de la investigación llevó a la Marina Armada de los Estados Unidos a implementar un nuevo programa para abordar la seguridad de los submarinos. Este programa se denominó «SubSafe». El programa SubSafe exigía que todo el personal encargado del mantenimiento de componentes específicos de todos los sistemas que afectan la seguridad de los submarinos desarrollara y siguiera al pie de la letra procedimientos y listas de verificación detallados por escrito.
Hasta la fecha, la Marina Armada no ha perdido ningún submarino debido a un error de mantenimiento en el marco del programa SubSafe. Esto demuestra el impacto que un programa de mantenimiento riguroso y basado en procedimientos puede tener en la confiabilidad y la seguridad.
Más adelante, en la década de 1960, se hizo hincapié en mejorar la confiabilidad de las aeronaves comerciales. Este estudio, publicado por Nowlan y Heap, reveló que la mayoría de las fallas no se debían al paso del tiempo ni al desgaste, sino que eran aleatorias o provocadas por un mantenimiento o una instalación inadecuados. Al analizar los seis patrones de falla, se observó que el sexto, caracterizado por una alta tasa de fallas iniciales seguida de una tasa de fallas aleatoria y constante, era el más frecuente, con un 68 %.
Esto indica que la mayor probabilidad de falla se da cuando la maquinaria es nueva o acaba de ser reacondicionado. Entonces, ¿qué provoca este aumento repentino en la probabilidad de falla? Las causas podrían estar relacionadas con el diseño, defectos de fabricación, defectos de instalación, puesta en marcha incorrecta, mantenimiento rutinario inadecuado y mano de obra deficiente en el mantenimiento.
Considerando las causas de la alta probabilidad de fallas en maquinaria nueva o recientemente reacondicionada, se determinó que un mayor mantenimiento no era la solución. La solución radicaba en controlar la variabilidad de las actividades. Estas actividades incluían revisiones del diseño, programas de certificación y calidad de proveedores, y el desarrollo de procedimientos para la operación y el mantenimiento de la maquinaria.
Se hizo un esfuerzo consciente por dejar de depender del entrenamiento práctico, la intuición, etc., y adoptar procedimientos técnicos detallados. Como resultado de estos cambios, junto con el paso del mantenimiento programado al mantenimiento predictivo, las tasas mundiales de incidentes aéreos se redujeron de casi 40 incidentes por cada millón de despegues a principios de la década de 1960 a tan solo uno o dos incidentes por cada millón de despegues en 2016.
Importancia de los procedimientos
El mantenimiento basado en procedimientos sirve para abordar dos cuestiones clave al realizar actividades de mantenimiento. Primero, reduce la variación que se produce cuando muchos técnicos realizan el mismo trabajo. Piense en cuántas maneras hay de reconstruir una bomba.
¿Cómo se lleva a cabo el desmontaje? ¿Se realiza con un soplete de precisión y un martillo o con las herramientas adecuadas? ¿El reensamble se realiza en una sala limpia o en un taller sucio en donde puede contaminarse? ¿Se inspeccionan las piezas según un estándar o se deja a la experiencia del operario?
¿Existe una lista estándar de piezas que se reemplazan o se deja a criterio de la inspección? ¿Se utiliza un componente para fijar roscas durante el reensamblaje? ¿Se verifican las holguras según la experiencia o con base en las especificaciones técnicas? ¿Se aprietan los sujetadores con una llave dinamométrica o con la fuerza del operario? ¿Cómo se prueba la bomba antes de volver a almacenarla o ponerla en servicio?
Si se hicieran estas preguntas a un grupo de técnicos, probablemente se obtendrían respuestas muy diversas, y no habría dos personas que siguieran el mismo proceso para reconstruir y poner en marcha una bomba. Esta variabilidad hace prácticamente imposible determinar la causa raíz de una falla prematura o un desempeño deficiente de una bomba reconstruida.
Un procedimiento basado en la experiencia del personal puede recopilar el conocimiento colectivo y plasmarlo en un método repetible y consistente, eliminando así esta variabilidad.
En segundo lugar, el mantenimiento basado en procedimientos minimiza la probabilidad de que una persona cometa un error. Existen diversos factores que pueden contribuir a un error, y es importante comprenderlos para garantizar que se elaboren procedimientos que los aborden.
Por ejemplo, los factores antropométricos son aquellos relacionados con el tamaño o la fuerza de la persona que realiza la actividad. Estos se abordan principalmente mediante un rediseño o herramientas, y no mediante procedimientos.
Los factores sensoriales humanos se refieren a la facilidad con la que las personas pueden ver, oír, sentir e incluso oler lo que sucede a su alrededor. Estos factores se abordan principalmente mediante el rediseño o el uso de herramientas, y no a través de procedimientos.
Los factores fisiológicos se refieren a las condiciones ambientales, como temperaturas altas o bajas, exceso de ruido, humedad, etc. Una vez más, estos no pueden abordarse mediante procedimientos.
Los factores psicológicos están relacionados con las causas de los errores. Los errores psicológicos se dividen en dos tipos: errores involuntarios, que ocurren cuando alguien realiza una tarea incorrectamente, y errores intencionados, que suceden cuando alguien se propone hacer algo deliberadamente, pero lo que hace es inapropiado.
El error intencionado puede ser tanto una equivocación como una infracción. Una equivocación es la aplicación incorrecta de una buena norma, la aplicación de una mala norma o una respuesta inapropiada ante una situación anormal. Una infracción se produce cuando alguien comete un error de forma consciente y deliberada. Los procedimientos ayudan a corregir errores y equivocaciones no intencionados, pero no las infracciones.
Al considerar las diferentes formas en que se realizan las actividades, los tipos de errores que se cometen y mediante un ciclo de retroalimentación, el mantenimiento basado en procedimientos integra el conocimiento de todos los técnicos en el procedimiento. El resultado es la forma más segura, eficiente y confiable de completar la tarea.
Cómo los procedimientos influyen en la confiabilidad
Una vez implementado el mantenimiento basado en procedimientos, la operación experimentará mejoras notables en cinco áreas clave: seguridad, confiabilidad, fallas en el arranque, tiempo medio para reparar y gestión del conocimiento.
La seguridad mejorará a medida que las tareas se planifiquen adecuadamente y se identifiquen los riesgos. Esto permite desarrollar actividades eficaces de reducción de riesgos. Además, los procedimientos pueden utilizarse en caso de falla, lo que reduce los riesgos asociados al trabajo no planificado.
La confiabilidad aumentará a medida que las tareas se completen de forma consistente y siguiendo las especificaciones técnicas adecuadas. Esto reduce las fallas prematuras. En caso de producirse un falla, se puede analizar para determinar la causa raíz, ya que los procedimientos y las actividades están definidos y son consistentes.
Se reducirán los fallas en la puesta en marcha, ya que los procedimientos garantizarán que todos los pernos estén bien apretados, que se inspeccione la zona, que se retiren todos los objetos extraños y que se realicen las actividades de puesta en servicio adecuadas.
El tiempo medio de reparación se reducirá, ya que se dispone de un procedimiento que disminuye dicho tiempo y toda la información necesaria está fácilmente disponible.
La gestión del conocimiento es otro beneficio del mantenimiento basado en procedimientos. Con este enfoque, la experiencia y el conocimiento de los técnicos veteranos se pueden plasmar en procedimientos y transferir a los técnicos más jóvenes.
Introducción al mantenimiento basado en procedimientos
El mantenimiento basado en procedimientos es utilizado por muchas industrias que requieren un alto tiempo de actividad, como la generación de energía, industria nuclear, la armada y la aviación, entre otras. Pero que estas industrias lo utilicen no significa que usted no pueda. Aquí encontrará lo que necesita para comenzar con el mantenimiento basado en procedimientos:
Comience documentando los pasos para completar las tareas de mantenimiento preventivo (MP). Describa cada tarea y documente cada paso del procedimiento, incluyendo cualquier especificación técnica. Una vez desarrollado el procedimiento, revíselo y asegúrese de que represente la mejor práctica para completar la tarea. Esto puede requerir varias revisiones. El procedimiento puede ser desarrollado por un técnico experimentado, un planificador o por empleados recientemente jubilados que aporten la información.
Cree una lista de verificación que puedas usar al completar el procedimiento. Las listas de verificación se utilizan en todas las industrias importantes para asegurar que no se pase nada por alto. Puede haber cierta resistencia a usar una lista de verificación, ya que los técnicos podrían argumentar que son expertos. Sin embargo, los médicos y los pilotos las usan para asegurarse de que no se les escape nada, ¿por qué no iban a usarlas los técnicos?
Defina un programa de capacitación y certificación para los nuevos procedimientos que requiera que los técnicos reciban formación sobre el mantenimiento basado en tareas y procedimientos antes de poder realizar actividades críticas. Esta capacitación deberá ser impartida por la(s) persona(s) responsable(s) del desarrollo del procedimiento.
Una vez capacitados los técnicos, refuerce el uso de los procedimientos. Realice auditorías para verificar que se sigan y que solo los utilice el personal capacitado. Intente recompensar a quienes adopten el mantenimiento basado en procedimientos.
Asimismo, utilice los comentarios recibidos sobre los procedimientos. Esto no significa aceptar todos los comentarios como verdades absolutas, sino revisarlos, evaluarlos y utilizarlos, o bien, explicar por qué no se utilizarán. Este enfoque contribuirá a garantizar que se proporcionen los comentarios pertinentes.
A medida que más tareas de mantenimiento se conviertan en procedimientos, desarrolle y utilice una plantilla única. Esto fomentará la coherencia en toda la organización, facilitando la implementación y el mantenimiento del mantenimiento basado en procedimientos.
Una precaución importante al utilizar personal especializado para redactar procedimientos es capacitarlos previamente en el proceso. Los procedimientos deben ser específicos y prácticos, sin información innecesaria. Otra opción es que un profesional especializado redacte el procedimiento y luego un redactor técnico lo revise. Ambos enfoques tienen sus ventajas y desventajas, así que asegúrese de elegir el más adecuado para su organización.
Redacción de procedimientos útiles
Redactar procedimientos no es tarea fácil. Muchas personas tienen opiniones diferentes sobre la secuencia, las especificaciones, etc. Una vez aclarado esto, el procedimiento debe redactarse de forma que todos los técnicos puedan seguirlo. Afortunadamente, podemos seguir aprendiendo de la industria aeronáutica. Esta industria ha desarrollado un inglés técnico simplificado.
El inglés técnico simplificado es una versión controlada del inglés diseñada para ayudar a los usuarios de la documentación de mantenimiento en inglés a comprender lo que leen. La redacción técnica puede ser compleja y difícil de entender, incluso para hablantes nativos de inglés. El inglés técnico simplificado facilita la comprensión y el seguimiento de los procedimientos, eliminando problemas lingüísticos y reduciendo las fallas prematuras y las causadas por el mantenimiento.
El inglés técnico simplificado proporciona un conjunto de reglas de escritura y un diccionario de vocabulario controlado. Las reglas abarcan la gramática y el estilo. El diccionario especifica las palabras que se pueden usar y las que no. Para las palabras seleccionadas, existe una sola palabra para cada significado y una sola categoría gramatical.
Algunos de los beneficios del inglés técnico simplificado incluyen la reducción de la ambigüedad, la mejora de la claridad de la redacción técnica, la mejora de la comprensión para las personas cuyo idioma materno no es el inglés y el aumento de la confiabilidad de la maquinaria al disminuir la probabilidad de que se introduzcan defectos durante el mantenimiento y el montaje.
La especificación en inglés técnico simplificado no es fácil de aprender, pero existen cursos de formación y software disponibles. Incluso sin ser un experto, puede lograr que sus procedimientos sean más legibles y aumentar su confiabilidad.
Cree un diccionario de vocabulario técnico en español, similar al existente en inglés. Comience con algunas pautas básicas de redacción y revise los procedimientos antes de su publicación. Algunas de las mejores prácticas para redactar procedimientos incluyen las siguientes:
- Utilice oraciones cortas. El límite máximo recomendado es de 20 palabras para una oración procesal y de 25 palabras para una oración descriptiva.
- Limite los grupos de sustantivos a menos de tres sustantivos.
- Limite los párrafos a menos de seis oraciones.
- Evite el lenguaje informal o palabras sofisticadas.
- Evite la voz pasiva.
- Sea lo más específico posible.
- Utilice artículos como “un/uno” y “el” siempre que sea posible.
- Utilice tiempos verbales simples (pasado, presente y futuro).
- Escriba los pasos secuenciales como oraciones separadas.
- Coloque los comandos en primer lugar en las advertencias y precauciones, con la excepción de ciertas condiciones.
- Utilice la palabra “que” después de las cláusulas subordinadas que utilizan verbos como “asegurarse” y “mostrar”.
- Introduzca un elemento de lista con un guion.
- Utilice gráficos cuando sea necesario para aclarar el significado. Una imagen vale más que mil palabras.
- Utilice la palabra «advertencia» para proteger contra daños al personal, pero la palabra «precaución» para proteger contra daños a la máquina.
Una vez redactado el procedimiento, revíselo y elimine la información irrelevante (por ejemplo, en lugar de aceite lubricante sintético, utilice solo aceite). Los procedimientos bien redactados ayudan a evitar malentendidos y aportan claridad al técnico que realiza la actividad. A continuación, un ejemplo de cómo la redacción de un paso del procedimiento podría dar lugar a interpretaciones. La tarea «reemplace el filtro» podría significar tanto volver a colocar el filtro que se retiró como instalar uno nuevo. Ahora puede ver cómo una persona podría realizar una tarea y cómo otra la realizaría de manera diferente.
Una vez que la tarea esté clara, se debe agregar una especificación técnica para que se pueda realizar según un estándar, como, por ejemplo: «Apriete a 10 Newtons metro». El resultado de clarificar la tarea y agregar una especificación técnica sería: «Instale un filtro nuevo y apriete a 10 Newtons metro». Esta tarea es simple, clara, fácil de entender y se puede realizar de manera consistente y repetible.
Si una organización decide no utilizar un español técnico simplificado, al menos debería existir un estándar para la redacción de procedimientos, de modo que todos lo hagan de la misma manera. Aunque parezca una locura tener un procedimiento para redactar un procedimiento, es fundamental para la coherencia y la repetibilidad.
Procedimientos para uso del personal
Una de las partes más difíciles de implementar el mantenimiento basado en procedimientos es el cambio que supone para una organización. De hecho, habrá un cambio en la forma en que se realiza el mantenimiento en todos los niveles del departamento. Por ejemplo, los técnicos deben seguir procedimientos y especificaciones, y depender menos de la experiencia personal y la intuición.
Los supervisores de mantenimiento se centran ahora en garantizar que los procedimientos se utilicen y se actualicen. Los planificadores están más decididos a actualizar los procedimientos para que estén disponibles para su uso inmediato.
Ayudar a una organización a superar este cambio no es fácil. Requiere un enfoque bien planificado. Personalmente, me gusta utilizar el marco ADKAR (siglas en inglés de conciencia, deseo, conocimiento, capacidad y reforzamiento). Este método permite a las organizaciones planificar y gestionar el cambio que se está implementando, así como involucrar a las personas en dicho cambio.
Cada paso del marco proporciona acciones específicas que deben llevarse a cabo, como la toma de conciencia de la necesidad de cambio, el deseo de participar y apoyar el cambio, el conocimiento de cómo cambiar, la capacidad de implementar las habilidades y los comportamientos necesarios, y el reforzamiento para mantener el cambio.
El objetivo principal de utilizar un marco como ADKAR es identificar cualquier inquietud relacionada con el cambio, abordarla, explicar cómo beneficiará al personal, proporcionar el conocimiento y la capacitación necesarios y, finalmente, demostrar que el cambio no es una moda pasajera. Cuanto más tiempo se dedique a planificar y gestionar el cambio, mayor será la probabilidad de que se adopte y se mantenga.
El mantenimiento basado en procedimientos ofrece la oportunidad de lograr mejoras significativas en seguridad, confiabilidad y operaciones. Sin embargo, antes de que una organización pueda implementarlo, debe contar con un plan que defina cómo se llevará a cabo, quién redactará los procedimientos, con qué estándares se elaborarán y cómo se capacitará al personal en los nuevos procedimientos.
Tras la adopción del mantenimiento basado en procedimientos por parte de la Marina Armada de los EE. UU., la aviación y la industria nuclear, los resultados han quedado demostrados. Si este tipo de organizaciones ya lo utilizan, ¿qué impide que su organización lo haga?
James Kovacevic , Erudition. Traducción por Roberto Trujillo Corona, Noria Latín América