El argumento a favor de un único proveedor de lubricantes

Si bien elegir el lubricante adecuado es el primer paso importante en cualquier proceso de selección de lubricantes, también se debe prestar la misma atención a la hora de elegir el proveedor de lubricante correcto. Sus objetivos o razones para cambiar de lubricante o agregar un lubricante nuevo a su inventario también son partes importantes de su decisión. De hecho, este proceso debería verse como una oportunidad para formar una relación estratégica con una organización externa que le ayudará a alcanzar sus objetivos, no sólo en lubricación, sino también en confiabilidad.

Sociedad

El proveedor de lubricantes ideal debería ser más un socio del éxito que una figura transaccional. El proceso de compra de lubricantes debe considerarse como una asociación en la cadena de suministro del aceite o grasa que debe aplicarse a la maquinaria. El proveedor juega un papel clave en esta sociedad. Es probable que el fabricante de lubricantes envíe su producto a sus proveedores, quienes tienen a mano un inventario de esos productos para entregarlos a sus clientes cuando surja la demanda. Esto significa que existen actividades de almacenamiento para lubricantes envasados que deben realizarse correctamente, así como mejores prácticas de descontaminación y control de contaminación que deben cumplirse para cualquier lubricante a granel. Dado que el proveedor manejará todos los lubricantes antes de que lleguen a su planta, usted desea asegurarse de que comparta su visión y objetivos para controlar las propiedades del lubricante y las condiciones de almacenamiento. Si bien esto puede parecer trivial, garantiza que no se pase por alto el aspecto de sociedad de la relación. Hay muchos servicios y procesos que el proveedor puede ofrecer y que hacen que el trabajo sea mucho más manejable para su equipo de lubricación en planta. Esta relación mutua ayuda a garantizar que el proveedor, el cliente y la maquinaria ganen.

Por qué podría desear tener solo un proveedor

Hay muchas razones por las que es común que las instalaciones utilicen múltiples proveedores de lubricantes. Para algunos, existen máquinas especializadas que pueden admitir lubricantes especializados o marcas específicas. Cuando estos lubricantes no pertenecen a las marcas normales que comercializa su proveedor, es común que las plantas utilicen varios proveedores de lubricantes para cubrir estas necesidades. Cuando una máquina nueva está bajo un período de garantía y el lubricante lo especifica el fabricante, algunos se muestran reacios a desviarse de esa especificación. Lo ideal es que la planta cuente con un único proveedor de lubricantes que sea capaz de proporcionar todos los lubricantes necesarios para cubrir el uso normal de la planta. Algunos van un paso más allá y seleccionan un único proveedor de lubricantes para toda la empresa en lugar de depender de acuerdos regionales que se establezcan. Independientemente del alcance del cambio o su motivación, tener un solo proveedor en lugar de múltiples tiene muchos beneficios:

Reducir el número de proveedores.

Tener varios proveedores genera más trabajo para los equipos de contabilidad, compras y recepción. Al reducir el número de proveedores de lubricantes, se agiliza todo el proceso de compra y recepción.

Reducir el número de órdenes de compra discretas

Cada orden de compra representa un artículo que debe ser rastreado, contabilizado y cerrado. Requiere supervisión del personal y administración para garantizar que se emitan y se carguen adecuadamente. Tener un único proveedor crea una oportunidad para una orden de compra más abierta con menos requerimientos de supervisión.

Mejorar los precios mediante la consolidación y la compra por volumen

Al comprar a un único proveedor, existen oportunidades para consolidar su inventario de productos y potencialmente negociar descuentos por volumen según su uso. Esto se magnifica aún más cuando el contrato involucra una cuenta corporativa en lugar de una sola cuenta de planta.

Mejorar el acceso al servicio a través de la consolidación

La mayoría de los proveedores contarán con especialistas técnicos para brindar soporte o servicio a los clientes que compren sus lubricantes. A menudo, se prioriza su tiempo según el volumen o las compras por cuenta. Tener un único proveedor podría permitirle tener una línea más directa con especialistas técnicos o incluso tener un especialista dedicado para su cuenta.

Mejorar la calidad de los productos comprados.

Es común establecer estándares de calidad para los lubricantes que se entregan. Es posible que desee solicitar un nivel de limpieza o sequedad específica de los lubricantes entrantes, así como un método de entrega preferido. Trabajar con un solo proveedor puede permitirle obtener lubricantes «más frescos» en lugar de un inventario que puede haber envejecido y posiblemente estar comprometido mientras estaba en un almacén.

Mejorar el compromiso de entrega

El tiempo de entrega de lubricantes y productos disponibles puede convertirse en un problema, especialmente durante eventos no planificados como fugas o fallas. Trabajar con un único proveedor para tener suficiente stock o una línea más directa con el fabricante de lubricantes puede ayudar a mitigar estos riesgos.

Preguntas que debe hacer sobre los nuevos proveedores de lubricantes

Elegir un proveedor no es una decisión que deba tomarse a la ligera. No debe basarse únicamente en el precio, sino más bien en diversas variables para garantizar que obtenga la calidad, el producto y servicio que necesita. Cada instalación o corporación puede tener opiniones diferentes sobre cuál sería el aspecto más importante de un proveedor de lubricantes. Es importante que desarrolle un comité de selección y decida qué factores se incluirán en su proceso de decisión. Una vez que se deciden los factores, se deben sopesar y luego se puede comenzar a entrevistar a posibles proveedores y determinar cuál es el más adecuado para su organización. A continuación se presentan algunas preguntas que debe hacerse al seleccionar un proveedor.

¿Cuáles son las capacidades del proveedor?

El proveedor no sólo debe poder producir suficiente lubricante terminado, sino también tener el inventario empaquetado para satisfacer las demandas normales de la planta o de la cuenta corporativa. Normalmente, esto no es un problema si el proveedor fabrica su propio lubricante. Si dependen de un tercero para fabricar los productos, en ocasiones puede causar algunos problemas.

¿En dónde están ubicadas las instalaciones de mezclado?

Idealmente, las plantas de mezclado de los lubricantes terminados serán geográficamente convenientes en relación con la planta. Tener una instalación de mezclado a un día de distancia puede ayudar con las entregas de emergencia y ciertamente mitigar los problemas con los plazos de entrega prolongados de los productos. También es bueno tener múltiples instalaciones de mezclado para ayudar con capacidad adicional si es necesario.

¿Cuáles son los estándares de almacenamiento de sus distribuidores?

Se debe analizar la red de distribuidores del proveedor, no sólo por su proximidad con la planta sino también por sus estándares de aseguramiento de calidad. Los distribuidores deben comprender la importancia de la limpieza y suministrar lubricantes nuevos que no se vean alterados por las condiciones de almacenamiento. Realizar auditorías en los almacenes de los distribuidores es un gran plan para garantizar que estén manejando los lubricantes de manera ideal.

¿Tienen una cadena de suministro global?

Esto es muy importante para acuerdos corporativos que abarcan varios continentes. Hay proveedores de lubricantes que tienen alcance global, pero hay muchos que no. Si está elaborando un contrato corporativo global, este elemento debe tenerse muy en cuenta en el proceso de decisión.

¿Ofrecen productos similares, como combustibles, productos químicos o disolventes?

Muchos de los mismos beneficios que se obtienen con un único proveedor de lubricantes se pueden ampliar al uso de un único proveedor de otros materiales. Si el proveedor elegido puede proporcionar otros productos que agilicen aún más su cadena de suministro, es posible que encuentre beneficios aún mayores. Otros productos, por ejemplo, pueden ser productos químicos de proceso, solventes, combustibles y otros elementos que pueden usarse fuera del programa de lubricación estándar.

¿Qué tan diversa es su línea de productos?

Para ayudar a garantizar que el proveedor tenga productos que no solo satisfagan todas sus necesidades actuales de maquinaria, puede observar cuán diverso es el catálogo completo de productos en lo que respecta a las áreas de crecimiento futuro planificadas de sus instalaciones. Por ejemplo, si planea encargarse del mantenimiento de una flota de equipos móviles o está agregando una nueva línea de producción que requiere lubricantes de calidad alimentaria, seleccionar un proveedor con una amplia línea de productos podría aumentar la eficiencia y ahorrar dinero.

¿Están aprobados por sus OEM?

Si tiene una máquina que está en garantía o prefiere seguir con los lubricantes recomendados por el fabricante del equipo original (OEM, por sus siglas en inglés), es posible que desee seleccionar un proveedor que tenga la aprobación del OEM. Esto puede ayudar a evitar problemas en lo que respecta a reclamaciones o incluso calmar los temores del personal de ingeniería al instalar nuevas máquinas.

¿Se especializan en su industria?

Algunos proveedores producen lubricantes especializados para determinadas industrias, procesos o incluso máquinas. Preguntar si el candidato tiene lubricantes especializados puede ayudarle en su decisión. Además, las especializaciones también pueden estar en los aspectos de servicio o soporte técnico de su negocio. Ambos pueden ser beneficiosos para su planta si su personal carece de conocimientos y comprensión sobre los lubricantes y la lubricación.

¿Qué opciones de embalaje y entrega a granel ofrecen?

La facilidad de entrega y transporte del lubricante dentro de la planta afecta la mano de obra y, potencialmente, la calidad del lubricante. El proveedor debe poder entregar el lubricante en los volúmenes adecuados y en la opción de contenedor adecuada para facilitar la recepción y manipulación por parte de su personal.

¿Cuál es su reputación de calidad y servicio?

Esto debe basarse en referencias de clientes, así como en cualquier reseña que se pueda encontrar en organizaciones confiables. Elija un proveedor que no sólo cumpla con todas las demás exigencias de los contratos sino que también tenga una buena reputación en cuanto a calidad y servicio al cliente.

¿Qué experiencias ha tenido con este proveedor en el pasado?

Si ha recurrido al proveedor en el pasado, haga una lista de los pros y los contras de su servicio y calidad. Revise también sus lubricantes actuales para determinar si ya está utilizando un volumen significativo de una marca en particular. Estos pueden guiar la decisión de determinar si un único proveedor es adecuado para su organización.

Si bien existen muchos aspectos a la hora de seleccionar un proveedor de lubricantes, en última instancia es una decisión que debe tomar en beneficio de su equipo, su personal y su organización en su conjunto. Pocas asociaciones tienen la capacidad de impactar más la confiabilidad de su maquinaria que su proveedor de lubricantes. Construir una relación basada en productos y servicios de calidad puede servir como base para un programa de lubricación de clase mundial.

Con un excelente proveedor de lubricantes y un plan de desarrollo detallado, puede lograr importantes ahorros de costos y mejoras en la confiabilidad habilitados por una lubricación de clase mundial en su planta.