¿Cómo son manipulados y transportados los lubricantes antes de que los recibe? Evalúe a su proveedor o candidato a proveedor con esta lista de preguntas acerca las prácticas para el control de contaminación y la integridad del producto.
Los proveedores de lubricante sirven a dos diferentes tipos de usuarios. Inicialmente, estos dos tipos de clientes pueden separarse básicamente en usuarios industriales y automotrices. Los usuarios automotrices pueden incluir negocios y particulares que utilizan productos para motores de combustión interna, dirección o transmisión del tren motriz. Por otro lado, los usuarios de productos industriales pueden incluir negocios y usuarios que buscan mantener la durabilidad de herramientas, máquinas, activos y otros equipos.
Hasta la fecha, los usuarios orientados a otillas y la automoción solo están conscientes de la contaminación del lubricante y del impacto del contaminante en la confiabilidad de las máquinas y en la capacidad de desempeño del lubricante. Las designaciones de certificación de calidad estandarizadas (ILSAC y API), que no incluyen ningún tipo de límite de nivel de contaminación, se perciben como medidas de calidad suficientemente fuertes para el mercado de usuarios, que no reconocen ni promueven medidas alternativas de calidad.
Por otro lado, los usuarios de lubricantes industriales no tienen un sistema de calificación y clasificación de desempeño estandarizado similar, por lo tanto, han tenido que educarse por sí mismos lo suficientemente bien como para discernir la diferencia entre la calidad real y el marketing persuasivo. Ciertamente, no todos los usuarios de lubricantes industriales han aprendido a diferenciarlo eficazmente, pero muchos reconocen y esperan niveles más altos de calidad y desempeño de los proveedores de lubricantes.
Al final, el consumidor de lubricante tiene que asumir la responsabilidad de asegurar que el lubricante que recibe para cada aplicación es adecuado y es utilizable. Este informe considerará el rol que el almacén local del fabricante de lubricantes (distribuidor de lubricante) desempeña para asegurar altos niveles de calidad y limpieza del producto desde el punto de entrega al sitio del usuario.
Red de distribuidores de lubricantes
La presencia local de compañías petroleras como ExxonMobil, Shell, ChevronTexaco y British Petroleum se da a través de la red de distribución. Las grandes multinacionales reconocen la dificultad relativa, tal vez imposibilidad, de fabricar globalmente y de abastecer localmente sin el beneficio de una presencia local para manejar las transacciones individuales de los clientes. En consecuencia, existen requisitos empresariales bien de nidos para el establecimiento de entidades locales de almacenamiento y entrega para el fabricante de lubricantes.
Si bien hay un permanente ir y venir de cierres, consolidaciones y nuevas aperturas de negocios, las actuales redes de distribución están bastante bien establecidas y manejan combustible, gasolina, diésel, diversos lubricantes y otros productos petrolíferos. La mayoría tiene establecidos acuerdos con múltiples compañías para permitir la distribución de más de una línea de productos. Algunos de estos negocios tienen medio siglo de antigüedad con múltiples sitios de operación.
Es probable que la multinacional tenga requisitos claramente de nidos que el licenciatario local debe cumplir para mantener una licencia para una marca en particular, incluyendo per les demográficos, medios razonables para desarrollar un negocio próspero, una planta física y suficiente estabilidad financiera para sostener el negocio durante períodos de escasez.
Integridad del producto
La guía de integridad del producto del fabricante de lubricantes debe de proveer expectativas y límites estandarizados para el almacenamiento y distribución de los productos del fabricante.
Un plan de requerimientos para la salud e integridad del producto debe de considerar:
- Documentación de la cadena de custodia del producto
- Recepción
- Reenvasado
- Entrega al cliente
- Documentación de métodos de manejo del producto
- Prácticas de descarga del transporte
- Prácticas de re-envasado desde tanques a granel a contenedores más pequeños
- Práctica de transferencia desde los tanques a granel a camiones de reparto
- Prácticas de transferencia desde los camiones de reparto a los tanques a granel del cliente
- Documentación de la integridad química del producto
- Aseguramiento de la calidad del almacenamiento en producto envasado y a granel
- Control de calidad en el re-envasado
- Condiciones del almacén
- Administración y control de inventarios
El usuario del lubricante haría bien en diseñar un per l de inspección del almacén de su proveedor local con base en estos parámetros básicos. Hay varios detalles importantes asociados con cada uno de los criterios señalados. Si bien la importancia de los criterios puede cambiar de una industria a otra, hay muchos de estos criterios que podrían ser estandarizados en todas las industrias. En los párrafos siguientes, se describen los criterios que se consideran universalmente importantes para los consumidores de lubricantes.
Documentación de la cadena de custodia del producto
La práctica de documentar la cadena de custodia tiene por objeto formalizar la transferencia de propiedad del material con un alto grado de confianza sobre el tipo y calidad del material que se transfiere, independientemente de las personas involucradas en el proceso. El riesgo de errores por descuido puede reducirse con una práctica de verificación rigurosamente definida, escrita y aplicada, en la que deben participar el conductor del trasporte de reparto y el almacenista por parte del cliente. Las directrices podrían incluir los siguientes detalles:
Recepción del producto
- ¿Existe un proceso claramente de nido que el conductor del transporte (ya sea una empresa o un transportista privado) puede utilizar para verificar qué productos se cargan y en que compartimiento del camión de transporte (típicamente un transporte a granel tiene 4 compartimientos separados) en el punto de llenado (planta de abastecimiento a granel)?
- ¿El conductor coordina el llenado del transporte con el personal de la planta de abastecimiento?
- ¿El conductor coordina la descarga del transporte con el personal del almacén del cliente?
- ¿El conductor verifica junto con el encargado del almacén el tipo de lubricante que hay en cada compartimiento antes de descargarlo?
- ¿El distribuidor requiere que el conductor y el personal del almacén conozcan los controles de seguridad del transporte y el almacén durante el proceso de descarga?
- ¿Se cuenta con un documento ‘práctico’ publicado que describa el procedimiento estándar de descarga?
- ¿Existe un documento (registro) donde se asegure que las prácticas de descarga sean conocidas por los trabajadores en cada evento de descarga de lubricante?
Reenvasado de productos
8. ¿El materialre-envasado está identificado con la fuente de procedencia (número/nombre de tanque o recipiente)?
9. ¿Se estampa la fecha de re-envasado del producto?
10. ¿El material re-envasado está identificado por algún número de lote u otra designación de fabricación?
11. ¿Se ajusta la temperatura durante el re-envasado para tener en cuenta posibles cambios en el volumen por variaciones de temperatura?
12. ¿Existe un documento escrito donde se describan las prácticas recomendadas en la descarga?
13. ¿Existe un documento donde se registre que las actividades de re-envase son conocidas por los trabajadores con cada evento de re-envasado?
Entrega del producto en las instalaciones del cliente
14. ¿Existe un proceso claramente de nido donde el cliente y el conductor del camión de transporte (de la compañía o de un transportista privado) puedan usar para verificar qué producto se carga y en qué compartimiento del camión de reparto?
15. ¿El conductor coordina con el cliente la descarga del camión de transporte?
16. Si no, ¿se cuenta con algún mecanismo para que el conductor verifique que el contenido del tanque del cliente corresponde con el del camión que está descargando sea el correcto?
17. ¿Existe un documento para que el conductor verifique el compartimiento específico y el producto que está descargando a un tanque específico del cliente?
18.¿Existe un documento ́práctico ́ publicado para la actividad de descarga de lubricantes?
19. ¿Existe un documento (registro) donde se asegure que el conductor conozca las prácticas de descarga en cada evento de entrega?
Métodos y documentación de manejo del producto
La documentación del manejo del producto está destinada a definir estrictamente el proceso que los almacenistas deben seguir y las herramientas que deben utilizar durante el manejo del lubricante. Las prácticas de manejo adecuadas pueden asegurar que el lubricante no se contamine con otros lubricantes durante el movimiento rutinario del producto desde el camión de transporte a los tanques o contenedores individuales. Esto es particularmente importante cuando se transportan múltiples productos que utilizan una bomba común y un circuito de mangueras o tuberías.
Prácticas de descarga del transporte, envasado y entrega
20. ¿Hay un procedimiento de lavado para cada línea usada para transportar más de un producto?
21. ¿Hay un procedimiento de lavado para cada bomba usada para más de un producto?
22. ¿El procedimiento de lavado considera los grados de incompatibilidad del lubricante con variaciones en el volumen de lavado prescrito?
23. ¿El volumen de lavado requerido está basado en métodos cualitativos o cuantitativos?
24. ¿El volumen del fluido de lavado es medido o estimado?
25. ¿El volumen del fluido de lavado es veri cado periódicamente?
Para actividades asociadas con reenvasado y entrega
26. ¿Los envases son llenados en un ambiente limpio y seco?
27. ¿Los envases reutilizables (totes, bidones y compartimiento de camiones) están dedicados a un solo tipo de producto, o son limpiados cuidadosamente antes de hacer un cambio de producto?
28. ¿Las mangueras y boquillas utilizadas en el trasvase son mantenidas en un área limpia, seca y selladas cuando no están en uso?
29. ¿Los medidores utilizados para la medición volumétrica o de peso son calibrados rutinariamente (anualmente)? ¿Los sellos indican la calibración intacta?
Documentación de la integridad química del producto
La documentación de integridad química tiene por objeto proporcionar garantías a cualquier parte que pueda solicitar información de que el producto se manipula de tal manera que se evite cualquier contaminación cruzada de lubricante con combustible, refrigerantes, anticongelantes u otros productos industriales o químicos. La mayoría de los sitios de distribución tienen un sistema dedicado para lubricantes, aunque la tubería del sistema y las bombas se pueden utilizar para transportar múltiples productos incompatibles.
30. ¿Se efectúa la toma de muestras para todos los compartimentos del transporte en todas las entregas de lubricante?
31. ¿Se efectúa la toma de muestras del producto al comienzo de cada corrida de relleno de producto?
32. ¿Se efectúa la toma de muestras del producto al comienzo de la corrida con un producto nuevo para cada entrega, seguido por un lavado del sistema de despacho al terminar cada entrega?
33. ¿Se etiquetan las muestras del producto con el nombre del producto, la fecha, número de lote y el número de orden de envío?
34. ¿Las muestras son retenidas al menos 6 meses en un ambiente limpio, seco y se guardan en un sitio fácilmente identificable?
35. ¿Las muestras son enviadas periódicamente a un laboratorio aprobado para el análisis de sus propiedades y revisión de su integridad?
Calidad del tanque y del sistema de almacenamiento
Los tanques cuentan con sistemas de tuberías que raramente están fabricadas de acero inoxidable, y no deben ser fabricadas utilizando acero galvanizado. En consecuencia, existe el riesgo de que las superficies metálicas internas se herrumbren severamente con el tiempo debido a la exposición a la humedad atmosférica y a la humedad presente en el lubricante. Además, la mayoría de los tanques se ventilan a través de un filtro de malla en lugar de a través de un elemento respirador de calidad. Si la condición externa del tanque está comprometida, esto puede ser un indicio de la actitud general que tiene la administración del sitio para la integridad del producto.
36. ¿La granja de tanques a granel está limpia, ordenada y en buen estado físico aparente? 37. ¿Los tanques y las líneas de tubería están libres de corrosión y herrumbre?
38. ¿Las tuberías están fabricadas de algún material diferente a acero galvanizado?
39. ¿Los tanques están correctamente ventilados y con filtros respiradores de buena calidad? 40.¿Los tanques están protegidos con desecantes cuando el ambiente es húmedo?
41. ¿Los tanques cuentan con algún medio para remover el agua del fondo?
42. ¿Las escotillas y compuertas de los tanques pueden ser cerradas herméticamente y aseguradas para evitar sabotaje?
Control y calidad en el reenvasado
La mayoría de los almacenes locales de lubricante tienen licencias para re-envasar los lubricantes de la línea principal y venderlos en envases de menor tamaño. El proceso implica el bombeo del lubricante desde tanques a granel hacia envases de 5, 15, 25 y 55 galones, y luego sellarlos para su posterior distribución.
Hay dos preocupaciones clave que el fabricante de lubricante expresará a los distribuidores: integridad del paquete (color, colocación de la etiqueta, limpieza nominal) e integridad del producto (que es una extensión del tema anterior).
La integridad del envase se re ere a la apariencia estética del producto. Aunque el aspecto estético no afecta directamente a la utilidad del contenido del envase, sí influye en la actitud del usuario hacia la marca.
43. ¿Los contenedores y las etiquetas se encuentran en buen estado físico?
44.¿Las etiquetas en los envases tienen fecha, número de lote/pedido, en un sitio fácilmente identificable?
45.¿El inventario es administrado para evitar el envejecimiento del lubricante, evitando que permanezcan guardados por más de 6 meses?
Nuevamente, la integridad del producto pertenece a las condiciones químicas y ambientales del producto. La mayor amenaza de contaminación proviene de la contaminación cruzada de lubricantes, y el riesgo es más frecuente en corridas de re-envase muy cortas y para los primeros contenedores en cada corrida de envasado. Además de los problemas de nidos anteriormente para la transferencia de lubricante dentro y fuera de la granja de tanques, es necesario considerar la limpieza del envase y las prácticas de llenado.
46. ¿Existe alguna norma cuantificable de limpieza para los envases a utilizar por el distribuidor?
47. ¿Cada contenedor es inspeccionado internamente de acuerdo con un estándar de nido antes del llenado?
48. ¿Se prueba a presión cada tambor de acuerdo con las normas del DOT (departamento de transporte de USA) y se certifica antes de llenarlo?
49.¿Los contenedores son llenados en un ambiente seco y limpio (libre de polvo y suciedad)?
50.¿Los recipientes abiertos (tambores y baldes) y las tapas de estos envases son almacenados de forma aislada (es decir: apiladas hacia arriba en bolsas de plástico) antes del llenado?
Condiciones del almacén
Similar al tema de la condición de la granja de tanques, la condición de almacén es una indicación externa del nivel relativo de interés y cuidado que el propietario del negocio tiene para el producto y el proceso. La condición de almacén puede afectar directamente la integridad del producto cuando los contenedores se dejan abiertos antes o después de que el producto haya sido colocado dentro.
51. ¿El almacén está limpio?
52. ¿El área del almacén está seca?
53. ¿El espacio de almacenamiento puede ser aislado y bloqueado para la seguridad del producto?
54. ¿Los productos son apilados de manera que no haya riesgo de accidente debido a caídas de los contenedores?
Manejo y control de inventarios
Los lubricantes tienen una vida útil específica y esta varía según el tipo de lubricante y su concentración de aditivos. No existe una sola norma o medida por la que se pueda definir la vida útil del lubricante; sin embargo, un objetivo arbitrario de 1 año es un límite razonable de vida útil.
55. ¿Existe una fecha límite predeterminada para evitar deterioro?
56. ¿Los productos envasados tienen claramente marcada la fecha de empacado?
57. ¿El inventario es rotado con la frecuencia suficiente para evitar el deterioro del producto con base en las fechas que figuran en los contenedores en almacenamiento?
58. ¿Hay algún producto almacenado en tanques a granel donde la fecha de entrega exceda de 6 meses? 59. ¿Existe un método para el seguimiento del inventario y sus fechas?
60.¿Hay un proceso en marcha para reacondicionar o descartar inventario con fechas excedidas?
Características de la herramienta de auditoría
Se debería elaborar un formulario de encuesta incluyendo las sugerencias anteriores. Cada pregunta debe tener las siguientes características:
- La pregunta debe ser específica al objetivo en cuestión
- La pregunta debe tener solo una variable para la consideración
- La pregunta debe ser respondida con un sí o no (para evitar interpretaciones subjetivas en la respuesta)
En aras de la simplicidad, los promedios simples pueden derivarse en dar un 0 a una respuesta negativa, y un 1 para una afirmativa, y promediar todas las puntuaciones para obtener una puntuación global.
El usuario debe considerar establecer expectativas de puntuación mínima para la encuesta como parte de la determinación de llevar a cabo negocios con un distribuidor específico.
Conclusión
Siguiendo estas directrices, será posible para cualquier parte interesada podrá recopilar y llevar a cabo un estudio simple, objetivo y e caz de las instalaciones de los proveedores locales de lubricantes. Los resultados de la encuesta podrían ser más útiles si se comparten con proveedores potenciales antes de la revisión, como parte de un proceso de licitación competitiva.
Noria Corporation. Traducido por Roberto Trujillo Corona, Noria Latín América.