Introducción
La medición del desempeño es un principio fundamental de la gestión. Es crucial porque identifica las brechas entre el desempeño actual y el deseado e indica el progreso para lograr cerrarlas.
Los indicadores clave de desempeño (KPI, por sus siglas en inglés) cuidadosamente seleccionados identifican con precisión dónde tomar medidas para mejorar el desempeño.
Gestión de activos físicos
El propósito de la mayoría de las máquinas en la industria manufacturera es apoyar la producción de productos destinados a clientes finales. El objetivo es satisfacer las necesidades del cliente. Sus expectativas suelen definirse por la calidad del producto, la entrega puntual y precios competitivos.
Al analizar los requisitos de todos los clientes actuales y potenciales en los mercados en los que deseamos penetrar, se pueden definir los requisitos de desempeño de nuestros activos físicos. Los requisitos de desempeño de fabricación incluyen calidad, disponibilidad, servicio al cliente, costos operativos, seguridad e integridad ambiental.
Para lograr este desempeño hay tres insumos que deben gestionarse.
- Prácticas de diseño: Proporcionar máquinas capaces «por diseño» (capacidad inherente) para cumplir con los requisitos de desempeño de fabricación.
- Prácticas operativas: Aprovechar la capacidad inherente de la maquinaria de procesamiento. La documentación de las prácticas operativas estándar garantiza el funcionamiento correcto y constante de las máquinas para maximizar su desempeño.
- Prácticas de mantenimiento: Mantener la capacidad inherente de la maquinaria.
El deterioro comienza desde la puesta en servicio de la maquinaria. Además del desgaste y deterioro normales, pueden producirse otras fallas. Esto ocurre cuando la máquina se somete a un uso exigido al máximo de sus limitaciones de diseño o se producen errores operativos. El deterioro de la maquinaria reduce su capacidad. El resultado visible es tiempo de inactividad, problemas de calidad o la posibilidad de accidentes o variaciones ambientales. Todo esto puede afectar negativamente los costos operativos.
Los KPI de fabricación proporcionan información sobre el estado actual de la fabricación. La capacidad de los activos, las prácticas operativas y el mantenimiento de sus condiciones contribuyen a la capacidad de cumplir con estos requisitos de desempeño.
Algunos KPI típicos para la fabricación incluyen:
- Costos operativos
- Disponibilidad de los activos
- Lesiones con pérdida de tiempo
- Número de incidentes ambientales
- Eficacia general del equipo (OEE, por sus siglas en inglés)
- Utilización de los activos
Considere la utilización de los activos, un KPI a nivel de fabricación. Es una función de múltiples variables. Por ejemplo, la utilización de los activos se ve afectada tanto por el tiempo de inactividad relacionado con el mantenimiento como por el tiempo de inactividad no relacionado con el mantenimiento. El tiempo de inactividad no relacionado con el mantenimiento puede atribuirse a:
- Falta de demanda
- Una interrupción en el suministro de materia prima
- Retrasos en la programación de la producción fuera del control de la función de mantenimiento
La utilización de los activos también depende de la tasa de operación, la calidad, las pérdidas de desempeño, etc. El mantenimiento puede ser un factor en cada una de estas áreas, pero no es el único. Para mantener y mejorar el desempeño, cada función de la organización debe centrarse en la parte de los indicadores que influye.
De igual manera, otros indicadores de desempeño a nivel de fabricación no dependen únicamente del mantenimiento. Se ven afectados por causas ajenas a la función de mantenimiento. La capacidad de los activos, las prácticas operativas y el mantenimiento de sus condiciones contribuyen a la capacidad de cumplir con los requisitos de desempeño.
Supongamos que se utiliza un indicador del nivel de fabricación para medir el desempeño del mantenimiento. En ese caso, una mejora en el mantenimiento podría no resultar en una mejora proporcional en la métrica de fabricación.
Por ejemplo, si bien todos los contribuyentes al mantenimiento pueden ser positivos en el ejemplo de utilización de activos mencionado anteriormente, es posible que la utilización de activos resultante no mejore debido a otras causas.
Un principio clave de la gestión del desempeño es medir lo que se puede gestionar. Para mantener y mejorar el desempeño de fabricación, cada función de la organización debe centrarse en la parte de los indicadores que influye. El desempeño del mantenimiento contribuye al desempeño de fabricación, y los KPI de mantenimiento se seleccionan para garantizar una correlación directa entre la actividad de mantenimiento y el KPI que la mide.
Al definir un KPI para mantenimiento, una buena prueba de validez de la métrica es buscar una respuesta afirmativa a esta pregunta:
Si la función de mantenimiento hace ‘todo bien’, ¿la métrica sugerida siempre reflejará un resultado proporcional al cambio o existen otros factores, externos al mantenimiento, que podrían enmascarar la mejora?
La función de mantenimiento puede involucrar a otros departamentos más allá de la organización de mantenimiento. De igual manera, el departamento de mantenimiento tiene responsabilidades adicionales y, por lo tanto, tendrá KPI adicionales que reportar.
Las organizaciones de mantenimiento pueden incluir KPI para otras áreas de responsabilidad, como el desempeño en materia de salud y seguridad, la gestión del desempeño de los empleados, la capacitación y el desarrollo, etc.
El proceso de confiabilidad de los activos
La gestión del desempeño de los activos físicos es fundamental para el éxito empresarial, incluido el mantenimiento de su confiabilidad.
El Proceso de Confiabilidad de los Activos es parte integral de un sistema proactivo. Está representado por siete elementos que garantizan el desempeño necesario para cumplir los objetivos corporativos de una instalación. Cada aspecto es esencial para una estrategia de mantenimiento eficaz. Omitir cualquier elemento resultará en un desempeño deficiente de la maquinaria, un aumento en los costos de mantenimiento o ambos.
Los siete elementos incluyen:
- Enfoque empresarial: Se centra en el mantenimiento de la confiabilidad de los activos físicos y los objetivos comerciales de la empresa. Se evalúa la contribución potencial de la base de activos a estos objetivos. Los contribuyentes más significativos se reconocen como activos críticos y se identifican objetivos de desempeño específicos.
- Identificación del trabajo: Elaborar Programas de Confiabilidad de Activos con base técnica. Las actividades del programa identifican y controlan los modos de falla que afectan la capacidad de la maquinaria para realizar la función prevista con el nivel de desempeño requerido. Se evalúan las actividades para determinar si vale la pena realizarlas en función de las consecuencias de la falla.
- Planificación: Desarrollar procedimientos y órdenes de trabajo para estas actividades. Los procedimientos identifican los recursos necesarios, las precauciones de seguridad y las instrucciones de trabajo específicas necesarias para ejecutar el trabajo.
- Programación: Evaluar la disponibilidad de todos los recursos necesarios para el trabajo a realizar en un plazo determinado. A menudo, este trabajo requiere la parada de la máquina. Se requiere una revisión de los cronogramas de producción. Los recursos se asignan a un cronograma de trabajo específico. El uso de los recursos se balancea.
- Ejecución: Realizar el trabajo requerido con personal capacitado y competente.
- Seguimiento: Responder a la información recopilada durante la ejecución. Los comentarios de finalización de la orden de trabajo describen lo realizado y lo encontrado. Se documentan el tiempo y la mano de obra necesarios para completar el trabajo. El estado del trabajo se actualiza como completado o incompleto. Se generan solicitudes de trabajo correctivo a partir del análisis de los datos de inspección. Se solicitan cambios en los planes y procedimientos.
- Análisis del desempeño: Evaluar la eficacia del programa de mantenimiento. Se identifican las brechas entre el desempeño real del proceso y el requerido. Se comparan los datos históricos de mantenimiento con el desempeño actual del proceso. Se revisan los costos de las actividades de mantenimiento. Las brechas significativas de desempeño se abordan revisando la función de Identificación de Trabajos.
Métricas de desempeño para la función de mantenimiento
El Proceso de Confiabilidad de Activos representa el conjunto de tareas necesarias para apoyar la función de mantenimiento. Si se omite un paso del proceso o se realiza de forma deficiente, el proceso generará fallas.
Las mediciones del proceso de confiabilidad de activos son indicadores adelantados. Monitorean si las tareas realizadas producirán los resultados deseados. Por ejemplo, un indicador adelantado de proceso monitorearía si la función de planificación se está ejecutando. Si las personas hacen todo correctamente, los resultados se obtendrán. Los indicadores adelantados son más inmediatos que la medición de resultados.
Las mediciones de resultados monitorean los productos del Proceso de Confiabilidad de Activos, incluyendo:
- Costos de mantenimiento (como contribuyente al costo operativo total)
- Tiempo de inactividad de los activos debido a mantenimiento planificado y no planificado (como contribuyente a la disponibilidad)
- El número de fallas en los activos (la medida de confiabilidad, que puede traducirse en tiempo medio entre fallas)
Los KPI de la función de mantenimiento deben incluir indicadores adelantados (proceso de mantenimiento) e indicadores retrasados (de resultados). En conjunto, estos indicadores constituyen los KPI de la función de mantenimiento.
Indicadores clave de desempeño de la eficacia del mantenimiento (medición de resultados)
El resultado del mantenimiento es la confiabilidad. Un activo confiable es aquel que funciona a un nivel de desempeño que satisface las necesidades del usuario. La confiabilidad se evalúa midiendo las fallas.
Fallas
La función principal del mantenimiento es reducir o eliminar las consecuencias de las fallas de los activos físicos. Una falla funcional se define como cualquier desempeño de un activo inferior al requerido. Por lo tanto, un KPI para la efectividad del mantenimiento mide las fallas en los activos. Si la función de mantenimiento es efectiva, las fallas en los activos críticos y, por lo tanto, sus consecuencias, deberían reducirse o eliminarse.
Las consecuencias de las fallas impactan los KPI de fabricación. La clasificación de fallas por consecuencia identifica la contribución de la función de mantenimiento al desempeño de fabricación.
Las consecuencias de la falla se clasifican en las siguientes categorías:
- Consecuencias ocultas: No existe una consecuencia directa de una falla de un solo punto aparte de la exposición a un mayor riesgo de fallas múltiples (debe ocurrir una segunda falla para experimentar una consecuencia).
- Consecuencias de seguridad: Una falla de un solo punto resulta en una pérdida de función u otro daño que podría herir o matar a alguien.
- Consecuencias ambientales: Una falla de un solo punto da como resultado una pérdida de función u otro daño que incumple cualquier estándar o regulación ambiental conocida.
- Consecuencias operativas: Una falla en un solo punto afecta directamente la capacidad operativa (producción, calidad del producto, servicio al cliente y costos operativos, además del costo directo de reparación).
- Consecuencias no operacionales: Una falla de un solo punto que implica únicamente el costo de la reparación.
Por lo tanto, es importante monitorear el número y la frecuencia de fallas de activos por área de consecuencia. Esta métrica no tiene un estándar universal debido a la diversidad de industrias e incluso plantas dentro de los segmentos industriales. Sin embargo, es razonable esperar una tendencia a la baja y establecer objetivos de reducción basados en los niveles de desempeño actuales y las necesidades del negocio.
Costos de mantenimiento
Los costos de mantenimiento son otra medida directa del desempeño del mantenimiento: la efectividad y la eficiencia del mantenimiento influyen en los costos. El mantenimiento maximiza la efectividad al garantizar que se realice el trabajo correcto en el momento oportuno. El mantenimiento proactivo implica intervenir antes de que se produzca la falla.
El impacto del mantenimiento proactivo no solo minimiza las consecuencias de seguridad, ambientales y operativas de las fallas, sino que también reduce el costo del mantenimiento al disminuir los daños secundarios. Menos daños secundarios significa que las reparaciones requieren menos tiempo (ahorro de mano de obra) y consumen menos piezas (ahorro de material).
Los costos de mantenimiento también se ven afectados por el aumento de la eficiencia del mantenimiento. Estas mejoras se logran mediante una mejor planificación y programación del trabajo adecuado en el momento oportuno.
Tiempo de inactividad relacionado con el mantenimiento
La función de mantenimiento incide en la disponibilidad de los activos al minimizar el tiempo de inactividad atribuido al mantenimiento, tanto programado como no programado. Un objetivo clave del mantenimiento proactivo es identificar posibles fallas con suficiente antelación para planificar y programar las acciones correctivas antes de que se produzcan.
Es igualmente importante medir el tiempo de inactividad programado. El elemento de identificación del trabajo del proceso de mantenimiento busca eliminar el mantenimiento programado innecesario, centrándose en realizar únicamente el trabajo correcto en el momento oportuno. Mediante una identificación más formal del trabajo y una mejor planificación y programación, se deben minimizar los sobretiempos de parada.
La importancia de la orden de trabajo
La implementación de KPI para la función de mantenimiento requiere una fuente confiable de datos sobre fallas de activos, costos de mantenimiento y tiempos de inactividad. Cada vez que se realiza mantenimiento en un activo, se debe crear una orden de trabajo de mantenimiento para generar y organizar estos datos.
Una orden de trabajo debe incluir la siguiente información:
- Identificación de activos en el nivel de la jerarquía de activos donde se realizó el trabajo.
- Fecha, hora y duración del evento de mantenimiento.
- Una indicación si se ha producido una falla.
Cuando ocurre una falla, la orden de trabajo de mantenimiento también debe incluir:
- Identificación de las consecuencias de la falla
- Oculta
- Seguridad
- Ambiental
- Operacional (calidad del producto, desempeño, servicio al cliente, costos operativos)
- No operacional (costo de la reparación)
- Costos reales (mano de obra, materiales, servicios)
- Tiempo de inactividad del proceso (pérdida de producción)
- Tiempo de inactividad de activos (equipo fuera de servicio, pero la producción puede continuar)
Luego se pueden desarrollar consultas en su Sistema Computarizado de Gestión de Mantenimiento (CMMS, por sus siglas en inglés) para rastrear e informar los KPI de fallas de activos, costos de mantenimiento y tiempo de inactividad.
Informes y uso de indicadores clave de desempeño
Los indicadores clave de desempeño deben estar alineados con las funciones y responsabilidades definidas para la función de mantenimiento en relación con los activos a los que se aplican. Por ejemplo, un planificador del Área A sería responsable de los KPI de la función de planificación para los activos del Área A.
El gerente responsable de los activos del Área A supervisará todas las métricas de procesos y resultados del Área A. Cada métrica debe alinear la jerarquía de activos con la responsabilidad individual sobre ellos. La gestión se centra en mejorar el cumplimiento de los requisitos de Identificación, Planificación, Programación, Ejecución y Seguimiento del Trabajo.
De esta manera, se gestiona el proceso, lo que conduce a resultados de primera clase. Esta lógica se repite en cada nivel de gestión de la organización. A nivel de planta o corporativo, la gerencia asume la responsabilidad de las métricas de mantenimiento de toda la planta, tanto de proceso como de resultados.
Conclusión
Las métricas del proceso de mantenimiento y confiabilidad (indicadores principales) indican el cumplimiento del proceso de mantenimiento. Indican dónde tomar medidas específicas ante una deficiencia en la ejecución del mantenimiento.
Esta deficiencia en la ejecución del proceso de mantenimiento eventualmente provocará fallas en los activos. La consecuencia de estas fallas se traduce en un bajo desempeño de fabricación.
Por lo tanto, mantenimiento, confiabilidad, ingeniería y operaciones deben colaborar para definir y medir los indicadores clave del proceso de confiabilidad de activos (los siete elementos necesarios para respaldar la función de mantenimiento). El resultado será una confiabilidad óptima de los activos a un costo óptimo: un resultado positivo del Proceso de Confiabilidad de Activos.
NOTA:
Este artículo es un capítulo seleccionado del libro «Rules of Thumb for Maintenance and Reliability Engineers Handbook“ de Ricky Smith y R. Keith Mobley, republicado en Reliable Plant con la autorización del autor. Queda prohibida su reproducción sin la autorización del autor. Se han tomado decisiones editoriales que no afecten la calidad ni la precisión de la información aquí contenida para cumplir con las directrices editoriales de la publicación.
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Ricky Smith y R. Keith Mobley. Traducción por Roberto Trujillo Corona, Noria Latín América