Por qué la lubricación debería estar fuera del CMMS

Feb. 13, 2023

Autor: Noria Latín América

Última actualización: 07/03/23

Los encargados de administrar las instalaciones industriales se centran en los datos y desean rastrear y mejorar prácticamente todos los aspectos de la planta. Piense en su planta o en la última planta por la que pasó; es probable que haya visto marcadores o tableros que muestran información clave relacionada con la seguridad, la producción, el mantenimiento, el medio ambiente u otros programas que se administran para garantizar el funcionamiento adecuado de la maquinaria y el personal.

Para que la mejora sea posible, debemos ser capaces de medir; para medir, debemos ser capaces de observar. Aquí es donde muchos se quedan cortos en su programa de lubricación: no hay forma de observar el programa, por lo que no se puede medir ni mejorar. Existe una gran necesidad en la industria de un método para gestionar el caos asociado con la lubricación.

Comencemos por definir la lubricación como una actividad fundamental para la confiabilidad de la maquinaria. Independientemente de la metodología de gestión de activos a la que se suscriba, la lubricación es uno de los elementos clave necesarios para lograr altos niveles de confiabilidad. Esto significa que la lubricación es más que una simple tarea: es un conjunto de actividades que deben realizarse correctamente para lograr el resultado deseado.

La definición de un programa es “un conjunto de medidas o actividades relacionadas con un objetivo particular a largo plazo”. Esto significa que la lubricación es un programa y no simplemente un proceso o una tarea; por definición, está relacionada con un objetivo a largo plazo. Esto plantea la pregunta: ¿Alguien trata la lubricación como un factor en los objetivos a largo plazo de sus instalaciones?

Lo más probable es que responda que hay objetivos a largo plazo asociados con la producción, el mantenimiento o la seguridad y rápidamente diga que la lubricación estaría incluida dentro de estos. Si bien la lubricación ciertamente está involucrada en estos aspectos (así como en muchos más), se vuelve difícil medir verdaderamente la efectividad de nuestro programa de lubricación cuando está enterrado dentro de otros conjuntos de datos. Esta es la razón por la que la lubricación debe administrarse y controlarse por separado de otros programas dentro de la instalación.

Un sistema de gestión de lubricación

Quizás el lugar más común donde se considera que se gestiona la lubricación es dentro del sistema de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS, por sus siglas en inglés). Estos sistemas brindan información sobre las actividades de mantenimiento, ayudan a programar el trabajo y, a menudo, sirven como el principal lugar de recopilación de métricas para mostrar las mejoras en el mantenimiento. Dado que la lubricación a menudo la realizan los técnicos de mantenimiento, por lo general se integra en el CMMS, sin pensar si este es realmente el mejor lugar para ello o no.

Hay muchas razones por las que la lubricación debería existir fuera de un sistema CMMS y residir en su propio sistema: un Sistema de Gestión de Lubricación (LMS, por sus siglas en inglés). Un LMS adecuado podrá proporcionar toda la información necesaria para comprender lo que está sucediendo en un programa de lubricación, así como ayudar en la capacidad de rastrear y asignar trabajo y planificar eventos futuros. Ahora es el momento de emplear un LMS en cada instalación, y los beneficios de hacerlo se incrementarán en las próximas décadas.

Razones por las que la lubricación debería existir fuera del CMMS

El trabajo de lubricación es diferente del trabajo de mantenimiento y producción y virtualmente diferente del trabajo que existe dentro de los diferentes sistemas utilizados dentro de las instalaciones para rastrearlos. Si bien el CMMS es una herramienta poderosa, hay varias razones por las que la lubricación debería existir fuera del CMMS:

1. El número de tareas que se generan en un programa de lubricación

La lubricación tiene tareas que deben completarse diariamente (y, a veces, incluso varias veces al día). Un CMMS se especializa en tareas de mantenimiento preventivo (PM, por sus siglas en inglés) que vencen de forma rutinaria pero que normalmente no tienen este nivel de periodicidad. Esto da como resultado demasiadas tareas, lo que a su vez conduce a la pérdida de trabajo en el CMMS. Un problema relacionado con la cantidad de órdenes de trabajo o tareas que se generarían es el sesgo del conjunto de datos, que a menudo es una métrica crítica en la finalización de la orden de trabajo de mantenimiento.

Imagine este escenario: usted es un técnico de lubricación que trabaja en una instalación y ha llegado el momento de que realice su trabajo de lubricación en un área específica de la planta. Esta área incluye decenas de pequeñas máquinas que deben ser engrasadas; esto se suma a unas cuantas docenas de máquinas en las cuales no pudo completar la lubricación ayer. El CMMS lanza más de doscientas órdenes de trabajo relacionadas con las actividades de lubricación. Un gerente inicia sesión y ve una montaña de órdenes de trabajo abiertas, así como una acumulación de otras órdenes de trabajo que ahora están vencidas. La métrica de cumplimiento ahora está en rojo, y se tomó la decisión de cerrar todas las órdenes de trabajo abiertas para darnos la oportunidad de reiniciar y comenzar de nuevo. En ese proceso, una PM crítica se cerró accidentalmente y, dos semanas después, una falla catastrófica de la máquina detuvo la producción durante 48 horas.

Si bien el escenario anterior puede sonar exagerado, estos eventos ocurren en plantas de todo el mundo todos los días. La extracción del trabajo de lubricación en su propio LMS permite que el CMMS se concentre en las actividades de mantenimiento y proporciona visibilidad del trabajo de lubricación. Simultáneamente, le da la posibilidad de mejorar ambos programas

2. Falta de información crítica sobre lubricación

La información crítica necesaria para lubricar con precisión un componente rara vez se encuentra adjunta a la máquina en el CMMS. Esta información podría incluir el volumen de lubricante, el tipo de lubricante, el procedimiento adecuado para lubricar el componente y otros datos pertinentes. Muchas órdenes de trabajo contienen una declaración simple como “limpie, inspeccione y lubrique la máquina”. Y si bien es importante ser breve, estas instrucciones conducen a que se realicen actividades de lubricación inconsistentes.

Un objetivo de cualquier LMS sería garantizar que la lubricación se realice de la manera más consistente posible. Para lograr esto, debe tener datos sólidos sobre todos los aspectos de la lubricación de la máquina. Esto incluiría instrucciones detalladas, imágenes y toda la información sobre las herramientas y consumibles necesarios. Este nivel de detalle rara vez se encuentra en el CMMS y requiere un enfoque significativo para recopilar y documentar. El LMS sirve como un receptáculo vivo para esta información.

3. Restricciones de jerarquía

La jerarquía del CMMS restringe dónde deben asignarse las tareas de lubricación. Para muchos, el PM existe al nivel de la máquina, pero en realidad, el trabajo de lubricación ocurre al nivel del componente/punto de mantenimiento. Una sola máquina podría tener cientos de puntos de lubricación, hacia los cuales el CMMS no proporciona especificidad. El LMS trata el punto individualmente, por lo que obtiene una vista microscópica de la máquina para comprender todas las tareas discretas que se deben realizar.

Según el CMMS que utilice, se verá obligado a entrar en un determinado nivel de jerarquía que, a su vez, determina el grado al que puede profundizar en sus datos. Aunque esto puede estar bien en el mundo del mantenimiento para determinar el tiempo medio entre fallas (MTBF, por sus siglas en inglés) de un componente o máquina, no le permite comprender cuántas tareas se están realizando y pierde por completo la información detallada que proviene de observar una máquina desde el enfoque de un punto de lubricación individual.

Tome el ejemplo de un motor eléctrico: a nivel de CMMS, puede verlo como un solo componente. Si tiene datos sólidos, será consciente de cualquier diferencia en los rodamientos entre el lado acoplado y el lado libre. Sin embargo, ahí es donde se detiene el nivel de detalle. Algunos motores tienen rodamientos diferentes en cada lado, otros incluso diferentes lubricantes. Siguiendo este mismo ejemplo, un LMS podría proporcionar el volumen de lubricante individual para cada punto, así como el resultado de una inspección individual de cada punto. Esto permitiría a los gerentes determinar rápidamente si existe un problema en un lado del motor en lugar de intentar interpretar un mensaje genérico de “el motor se está calentando”.

4. Métricas centradas en la lubricación

La lubricación es un programa, al igual que el mantenimiento es un programa. La mayoría de los CMMS permiten el seguimiento de métricas relacionadas con el mantenimiento, pero no son lo suficientemente específicos como para proporcionar métricas para la lubricación. Este es un problema de mejora continua según Deming: si no podemos observarlo, no podemos mejorarlo. El CMMS es el conjunto de datos para la mayoría de los indicadores clave de desempeño (KPI, por sus siglas en inglés) y se revisa constantemente. Con muchos de los problemas enumerados anteriormente, puede comprender que, dado que la lubricación no se puede rastrear de manera efectiva en un CMMS, existe una falta de datos para impulsar el programa de lubricación.

El programa de lubricación debe tener identificados y rastreados sus objetivos a largo plazo y sus KPI. Con el uso de un LMS, podrá realizar un seguimiento de cada tarea de lubricación individualmente, así como un resumen. Algunos KPI, como el cumplimiento de la ruta, el cumplimiento de las metas de control de contaminación y la tasa de consumo de lubricante, se vuelven mucho más fáciles de extraer y analizar. Tener estos datos fácilmente disponibles también le brinda la capacidad de proporcionar algunos análisis predictivos para pronosticar las necesidades de lubricante de manera oportuna. Con los recientes problemas en la cadena de suministro, poder hacer pedidos con mucha anticipación ayuda a minimizar cualquier situación de emergencia que pueda surgir por no tener disponible el lubricante correcto.

5. El gato de Schrödinger para la lubricación

Los programas de lubricación pueden ser víctimas del fenómeno sociopsicológico conocido como Difusión de Responsabilidad. Este concepto postula que es menos probable que un individuo asuma la responsabilidad de una acción (o inacción) cuando forma parte de un grupo: en lugar de tomar medidas, el individuo asume que otro miembro del grupo ya lo ha hecho o lo hará en el futuro. Por ejemplo, veamos un rodamiento en un transportador. Este rodamiento es transitado todos los días por varios operadores, mecánicos y supervisores. En esta planta, la lubricación se considera una “responsabilidad compartida” entre mantenimiento y operaciones. Cada persona que pasa por este rodamiento se da cuenta de que está haciendo algo de ruido, pero se imagina que habrá alguien más con una pistola de engrasar en la mano. Entonces, este rodamiento funciona hasta que falla debido a la falta de lubricación. También sucedería muy fácilmente de la manera opuesta. Por ejemplo, todos los que pasan con una pistola de engrasar aplican una inyección de grasa fresca al rodamiento y, en poco tiempo, la grasa habrá reventado el sello y el rodamiento estará comprometido hasta que la contaminación y las fugas provoquen una falla.

Sin un mecanismo para responsabilizarse por la asignación de tareas y garantizar que se realice la tarea, nuestra maquinaria podría estar lubricada en exceso o insuficientemente lubricada. Al igual que el gato de Schrödinger, la maquinaria pasa desapercibida y, por lo que sabemos, podría estar en cualquier estado. Dado que el CMMS normalmente no realiza un seguimiento con este nivel de precisión (o cuando operaciones realiza la lubricación, es posible que no utilice un CMMS), no tenemos la capacidad de comprender qué está sucediendo y por quién. Por lo tanto, se debe emplear un LMS para arrojar luz sobre estos escenarios.

Mejores prácticas de gestión de activos

El término Sistema de Gestión de Lubricación existe en el estándar ICML 55 de ICML. Este estándar fue escrito por docenas de expertos en los campos de la lubricación, mantenimiento y confiabilidad repartidos por todo el planeta. La industria en su conjunto se está centrando en iniciativas clave como la confiabilidad y la sostenibilidad. Para lograr estas iniciativas, las personas buscan estándares como ISO 55000 y, específicamente para la lubricación, ICML 55. Estos son estándares clave para que la gestión de activos se centre en la confiabilidad, asegurando así la operación sostenible de una planta. La gestión de activos puede involucrar activos físicos, como maquinaria; activos de recursos humanos, como personas; y activos de conocimiento, como documentación y capacitación. Todos estos deben ser analizados y se debe establecer un plan de manejo.

La rotación de la fuerza laboral es un problema muy grande, y no solo afecta aquí a los EE. UU. debido a la jubilación o baja de personal, también es un elemento clave en la industria global. Los empleadores industriales buscan formas creativas de atraer, capacitar y retener al mejor talento posible. En la lubricación, un LMS puede ser una herramienta que permita a los empleadores promocionarse como líderes en la industria.

Póngase en el lugar de alguien que se entrevista para un trabajo industrial, ya sea en lubricación, mantenimiento, operaciones o cualquier otro puesto de primera línea. En el fondo de su cabeza, probablemente esté pensando en una instalación industrial que es ruidosa, calurosa, sucia, etc., y es probable que evoque pensamientos de que estos trabajos no tienen sentido ni razón de ser. Durante el proceso de la entrevista, se le muestra un dispositivo portátil (similar al teléfono al que está acostumbrado) que detalla su trabajo y le dice todo lo que necesita saber sobre cómo lubricar e inspeccionar adecuadamente un activo físico. Además, puede ver cómo todo lo que pone en ese dispositivo se suma a la confiabilidad del equipo que tiene la tarea de mantener. Su jefe podrá ver todo el esfuerzo que está poniendo y recompensarle por ello.

Ser capaz de mostrar que el trabajo que está haciendo es significativo e impactante es uno de los factores clave de la satisfacción y el compromiso laboral. Esto es difícil de hacer en la lubricación sin un LMS y, a menudo, hace que las personas sientan que están en un trabajo sin salida y que no se aprecia su esfuerzo. Durante casi tres décadas, la misión de Noria ha sido abordar precisamente esto. Creemos que la lubricación es un catalizador para una notable confiabilidad de la maquinaria, y para realizar la lubricación correctamente, debemos capacitar a las personas que realizan estas tareas a diario.

No hay mejor momento que el presente para ser intencional con lo que está haciendo en cuanto a lubricación y confiabilidad, y existen herramientas en el mercado para ayudar a lograr la excelencia en lubricación. Necesitamos dejar de depender de las estructuras rígidas de un CMMS que no pueden tratar la lubricación de manera adecuada y buscar un LMS que pueda brindar la información necesaria para elevar la lubricación como programa, como profesión y como pilar para una confiabilidad de clase mundial.

Wes Cash, Noria Corporation. Traducción por Roberto Trujillo Corona, Noria Latín América