Excelencia en lubricación: ¿Una iniciativa a corto o largo plazo?

Alejandro Meza, Noria Corporation. Traducción por Roberto Trujillo Corona, Noria Latín América

Al ayudar a muchas organizaciones diferentes en la implementación de las mejores prácticas de lubricación y análisis de aceite, Noria ha identificado algunos enfoques comunes para las empresas que buscan lograr un programa de lubricación de clase mundial. Este artículo compartirá algunas de las ideas que se han aprendido a lo largo de los años para ayudarle a seleccionar la mejor estrategia para su planta.

Iniciativa a corto plazo

El primer enfoque es cuando la alta dirección se ha convencido de que es valioso implementar una iniciativa de confiabilidad con lubricación y análisis de aceite como elementos clave. Anteriormente, las tareas de lubricación podían considerarse sucias o trabajos menos importantes, pero ahora se han vuelto más valoradas, tanto en términos operativos como financieros, por lo que merecen atención. También se entiende que las inversiones en la confiabilidad de los equipos compensarán a la organización en un período de tiempo relativamente corto, por lo que será beneficioso asignar un presupuesto e invertir en la iniciativa.

El programa generalmente comienza con una evaluación para determinar dónde se encuentra la empresa en términos de sus prácticas actuales en comparación con las mejores prácticas junto con los objetivos. Se puede incluir una evaluación financiera para ofrecer una mejor idea de las ganancias que busca la organización. Este tipo de evaluación informa la situación actual con una perspectiva holística y deja en claro que un programa de lubricación involucra múltiples niveles organizacionales. El éxito dependerá del trabajo conjunto del equipo o departamento involucrado en las decisiones financieras y operativas, así como de la ejecución de los programas de mantenimiento y confiabilidad.

El equipo elegido, que está formado por diferentes niveles de la organización, debe establecer el plan, metas e hitos, y asignar recursos. Deben saber que en ocasiones se presentarán muchas iniciativas al mismo tiempo y que pueden surgir situaciones inesperadas, pero deben enfocarse en el objetivo y comprender su relevancia.

El segundo paso consiste en definir los parámetros técnicos a seguir, como diseñar un programa de selección de lubricantes, prevenir la contaminación del lubricante, seleccionar programas de capacitación para los miembros del equipo, crear nuevos procedimientos, identificar indicadores clave de desempeño (KPIs) y establecer un programa de recompensas.

Se pueden realizar conexiones clave a través del programa. Por ejemplo, las modificaciones de la máquina pueden ayudar a mejorar las inspecciones visuales y, en consecuencia, las prácticas de lubricación y control de la contaminación. Mejores procedimientos de muestreo de aceite pueden mejorar la calidad del análisis de aceite y el diagnóstico del estado de la máquina. Las modificaciones de la máquina pueden estar respaldadas por mejores procedimientos escritos y capacitación, que también contribuyen a mejorar el desempeño de la maquinaria, aumentar su confiabilidad y reducir la tasa de fallas.

El siguiente paso es implementar todo lo que se ha planeado y diseñado cuidadosamente. Esto incluye la instalación de modificaciones a las máquinas, la mejora de la gestión de los lubricantes en toda la instalación, la provisión de la formación necesaria, el empleo y el informe de KPIs para identificar mejoras en la confiabilidad de la máquina, etc.

Un elemento que no debe pasarse por alto es la definición de un mecanismo específico para gestionar el cambio en la organización. Esto ayudará a garantizar que todos los involucrados en el programa contribuyan a cambios sostenibles.

Las revisiones periódicas pueden mostrar el progreso de la iniciativa. Los resultados pueden expresarse de diferentes maneras, como una reducción en los costos operativos, menos paradas inesperadas, menores tasas de reemplazo de componentes / máquinas, menores costos de mano de obra, compras optimizadas de lubricantes y control de existencias. Mientras el proyecto continúe, se debe esperar una mayor participación del equipo junto con una mayor satisfacción del trabajo.

La implementación exitosa de las mejores prácticas considerará los factores tecnológicos, organizacionales y humanos relacionados con el proyecto. Estos principios se aplican no solo a los programas de lubricación, sino también a otras estrategias de mantenimiento. Este tipo de enfoque exige el apoyo de la alta dirección, la asignación de recursos, el trabajo en equipo, el enfoque y la perseverancia. Si bien puede llevar varios meses o más, eventualmente las recompensas llegarán.

Mejora a largo plazo

Aunque el enfoque a corto plazo suena muy bien, es posible que algunas plantas no tengan los recursos necesarios disponibles. En estas situaciones, el grupo de confiabilidad / mantenimiento puede elegir una estrategia diferente, una que no sea tan exigente con los recursos pero que aún sea factible para implementar mejores o mejores prácticas. Esto implicaría asignar menos recursos en términos de tiempo, trabajo y dinero, y no requeriría mucho apoyo de la alta dirección. Descrito como una iniciativa de mejora continua, llevará más tiempo alcanzar las condiciones deseadas, pero puede percibirse como la mejor opción para lograr la excelencia en la lubricación.

En este escenario, es posible que la alta dirección no brinde apoyo formal a la iniciativa o incluso no esté plenamente consciente del plan. El presupuesto autorizado para el programa de lubricación puede ser limitado. Debido a los recursos restringidos, es posible que no se lleve a cabo una evaluación completa del programa. En consecuencia, es probable que no exista una visión holística de las oportunidades de mejora y su impacto potencial. En cambio, la atención se centra en condiciones más tangibles o evidentes, lo que puede resultar en que se pierdan elementos importantes del programa.

Las soluciones a menudo se implementan de forma aleatoria en función de los recursos disponibles o la facilidad de implementación, y los pasos no necesariamente se completan en la secuencia o el período de tiempo ideales. Por ejemplo, las mejoras pueden incluir la adquisición de carros de filtración, la instalación de respiradores de alta calidad o la provisión de capacitación formal para algunos miembros del equipo. Otros cambios se realizan según los recursos disponibles (tiempo, dinero, disponibilidad de la máquina, etc.).

El éxito de la iniciativa dependerá principalmente de la participación y persistencia de uno o algunos miembros del equipo de confiabilidad/mantenimiento. Dado que no se ha definido una ruta a largo plazo, solo se toman medidas a corto plazo. Los logros se celebran cuando se completa un paso.

Con este enfoque, será difícil estimar la cantidad de tiempo necesario para lograr la excelencia en la lubricación, ya que dependerá de los recursos disponibles. Otra causa de una visión borrosa del futuro es que el programa de lubricación puede no ser visto como un sistema de factores interconectados que producen beneficios de confiabilidad del equipo. Esto puede diluir el impacto de los esfuerzos realizados. Si bien se verán los beneficios, es posible que tarde más en realizarse.

Figura 1

Los hitos y los objetivos basados ​​en el tiempo pueden estar incompletos o no existir, ya que es probable que no exista un sistema formal de medición. Si existen condiciones menos favorables, el período de tiempo para la implementación podría ser indefinido. Incluso después de años de trabajo, los resultados tienden a ser limitados. Si bien este riesgo existe con cualquier proyecto, cuanto más se demore en realizar el cambio, más posibilidades tendrá de diluirse con el tiempo, a menos que exista una cultura de apoyo formal.

Aunque una iniciativa de mejora a largo plazo generalmente está llena de buenas intenciones y trabajo arduo, los beneficios son más difíciles de lograr y, por lo general, requieren más tiempo. Eventualmente, el equipo puede frustrarse. Como ocurre con cualquier proyecto a largo plazo, la perseverancia será clave. Con todas las cosas consideradas, este puede no ser el mejor enfoque para alcanzar la meta deseada.

La Figura 1 muestra el camino de ambos enfoques. La línea naranja representa un proyecto a corto plazo con enfoque, visión de metas futuras, hitos y apoyo de la alta dirección. La línea azul caracteriza una iniciativa de mejora continua a largo plazo con una visión poco clara de los objetivos y el estado futuro del programa, que normalmente requiere más energía y tiempo para llegar al destino deseado.

Si encuentra que su programa se encuentra en algún lugar entre estos dos enfoques, tenga en cuenta que, cuantos más atributos tenga del enfoque a corto plazo, más posibilidades tendrá de tener un impacto en la confiabilidad de la maquinaria de su planta.

Sugerencias para una implementación exitosa

A continuación, se ofrecen sugerencias para implementar con éxito la excelencia en la lubricación, especialmente si su programa actual se parece más al enfoque a largo plazo. Comience con una formación de calidad tanto para los responsables de realizar las mejoras como para el equipo que apoyará la iniciativa. Esto abrirá los ojos y creará conciencia sobre las posibilidades y los beneficios. Recuerde, la formación es fundamental para garantizar actitudes, comportamientos adecuados y un trabajo confiable.

A continuación, haga una lista de las acciones de mejora a realizar y sus posibles beneficios. Involucre a la administración tanto como sea posible compartiendo estudios de casos, presentando sus planes y recursos necesarios, y proporcionando evidencia del buen trabajo realizado.

Desarrolle un plan y comunique el valor potencial, que es la justificación de sus acciones. No permita que los cambios se implementen solo verbalmente. Haga todo lo posible para garantizar que prevalecerá la iniciativa modificando procedimientos, órdenes de trabajo, etc. Reconozca y recompense las contribuciones de otros cuando se ejecute o implemente una mejor idea. Por último, no se detenga, sea persistente y comunique los resultados.

3 factores clave para la excelencia en lubricación

Para lograr la excelencia en lubricación, debe tener en cuenta tres factores clave: capacitación, infraestructura/herramientas y metodología. La capacitación crea conciencia sobre el trabajo adecuado a realizar, mientras que la infraestructura y las herramientas involucran los recursos físicos que proporcionan el entorno y el hardware para realizar el trabajo. La metodología es el elemento procesal que debe ejecutarse de forma coherente, eficaz y ergonómica. Si solo se implementan uno o dos de estos tres factores, pueden ocurrir algunas mejoras, pero las posibilidades de éxito general del programa son bajas. Por ejemplo, se pueden redactar y distribuir nuevos procedimientos, pero si el personal recibe una capacitación deficiente o nula y no se proporcionan nuevas herramientas o hardware, el resultado será menos que deseable.