Cómo desarrollar un procedimiento de lubricación efectivo

La mayoría de las plantas que hemos visitado en los últimos meses tiene una fuerza laboral con mucha experiencia, que es muy hábil realizando sus obligaciones, pero con edades avanzadas. Muchos de ellos están buscando retirarse dentro de unos pocos años. Eso en realidad no es un problema. El problema está en que los datos y experiencia acumulada por estos trabajadores durante años residen solamente en sus cabezas y no en un documento escrito o en la memoria de una computadora. Esto significa que cuando se vayan, al alcanzar la edad de retiro, la información se perderá hasta que la empresa vuelva a invertir para aprender todo nuevamente (a menudo a un costo más elevado).

Una forma de remediar esta situación en comenzando a desarrollar y escribir procedimientos efectivos. ¿Qué es un procedimiento de lubricación efectivo? Es una guía paso a paso que dirige al usuario a través de una tarea específica de lubricación. Por supuesto, hay muchos tipos de tareas, incluyendo lubricación manual de rodamientos, llenado y verificación de nivel de cajas de engranajes, filtración externa (riñón), muestreo de aceites, etc. Cada una de estas tareas tendrá cierto grado de singularidad, así como una gran cantidad de superposiciones con otras tareas de lubricación similares.

Cuando desarrolle un procedimiento de lubricación, debe considerar lo siguiente:

Estrategia — ¿Cómo este procedimiento apoya la estrategia de mantenimiento?
Propósito — ¿Por qué se debe realizar?
Procedimiento — ¿Cómo se debe realizar la tarea, incluyendo todos los detalles que determinan la seguridad, eficiencia y eficacia?

Si bien no existe un enfoque único para la definición de las tareas individuales a incluir en un procedimiento, hay ciertos detalles específicos que deben ser incluidos para eliminar ambigüedades y asegurar su cumplimiento. Como mínimo, el propósito debe incluir el nombre de la tarea a efectuar, el objetivo de la tarea, el perfil y habilidades de la persona que ejecutará la tarea, las condiciones operacionales y de seguridad y la cantidad de tiempo requerido para ejecutar la tarea. Los detalles deben especificar qué se debe hacer, dónde se debe hacer, quién hará la tarea, las herramientas y materiales requeridos para la tarea y condiciones especiales alrededor de la tarea (seguridad, operación, etc.)

En el proceso de elaboración y escritura de los procedimientos, se pueden encontrar una gran cantidad de similitudes entre componentes agrupados por estrategias de mantenimiento. Se puede generar una plantilla con una cantidad significativa de información o estructura genérica para facilitar el proceso sin afectar los resultados.

Alcance de la tarea

En el procedimiento se define claramente el alcance de la tarea que se espera sea ejecutada por un individuo. Asegura que la tarea sea ejecutada de acuerdo con los requisitos de la gerencia y de ingeniería. Si la gerencia define aplicar 12 bombazos de grasa en un rodamiento, con intervalos de 15 segundos entre bombazos, este requisito puede ser claramente documentado en el procedimiento.

Consistencia

En ausencia de procedimientos, cinco técnicos están capacitados para realizar la tarea de cinco formas diferentes. Sin un procedimiento, cada individuo tiene la libertad de “personalizar” dicha tarea. Esta inconsistencia produce resultados indeseables. Los procedimientos documentados dan uniformidad a las tareas de lubricación, manteniéndolos a todos en el mismo contexto.

Los 4 elementos de un procedimiento de lubricación efectivo

Énfasis en las mejores prácticas – Los procedimientos permiten la incorporación de las mejores prácticas. Sin embargo, esto no es automático. Hay que hacer un esfuerzo concertado para diseñar la mejor práctica e incluirla en el procedimiento. Utilice la experiencia y el conocimiento de su personal de mantenimiento y, de ser necesario, apoyo externo, para asegurar que sus procedimientos estén actualizados y alineados con los objetivos de su negocio.
Clara comunicación – Use un lenguaje claro y fácil de entender cuando redacte un procedimiento. Utilice también fotos digitales para reducir la dependencia de las palabras en el procedimiento. Para una tarea compleja, un video digital es una excelente manera de comunicar las tareas que son difíciles de describir con palabras. Considere incluir en el procedimiento una vista superior de la planta con puntos de referencia que indiquen la localización de la máquina. Llegar a la máquina indicada es el primer paso. También debe utilizar bocetos o fotos indicando la ubicación de los puntos de lubricación de la máquina. Muchos puntos de lubricación son obviados por los técnicos por desconocer su ubicación. Se deben incluir los requisitos de herramientas y materiales específicos para ejecutar la tarea, mejorar su planificación y el armado de los kits de herramientas. No olvide incluir las prácticas generales de seguridad y los riesgos específicos asociados con la ejecución de la tarea de lubricación.
Formatos electrónicos – Coloque sus procedimientos en formato electrónico, preferiblemente en la intranet de su empresa o en una dirección de internet para aquellos que utilizan aplicaciones soportadas en web. Cuando los procedimientos están en formato electrónico, pueden ser actualizados a nivel mundial, anexados a una orden de trabajo o ligados a las máquinas en su sistema de mantenimiento computarizado (CMMS). Las fotos y los videos digitales pueden ser fácilmente anexados a los procedimientos. Documentar sus procedimientos en forma electrónica es más eficiente y efectivo que tenerlos impresos en papel o en carpetas de tres argollas.
Mejoramiento continuo – Los procedimientos tienen una desventaja. Sin una buena gestión, pueden anclar a la organización al pasado, limitando la incorporación de nuevas tecnologías y mejores prácticas. Asegúrese de que su programa incluye una revisión periódica y un proceso de mejora para actualizar y mejorar sus procedimientos de lubricación. El uso de procedimientos electrónicos simplifica el mejoramiento continuo, ya que no requieren de actividades tediosas con el remplazo de hojas en su manual de lubricación. Los cambios pueden ser documentados y comunicados en un memorándum, mientras que la actualización sólo requiere el toque de un botón.

Mejores prácticas

Un procedimiento crea el marco de referencia para la estandarización de las mejores prácticas. Es como un recipiente donde se vierte todo el conocimiento y la experiencia de sus trabajadores, consultores externos, vendedores, etc., en un solo documento. Este proceso de convergencia hace que el equipo alinee los procedimientos con los objetivos de la organización. Lo que es la “mejor práctica” para una máquina puede ser demasiado o muy poco para otra, dependiendo de la importancia relativa de ambas máquinas en las operaciones de la planta, aún si las dos máquinas son idénticas en su diseño (misma marca y modelo).

Entrenamiento

Podría decirse que el papel más importante de un procedimiento de lubricación es que es la base para el entrenamiento de los técnicos de lubricación. La educación básica en lubricación, lubricantes, análisis de lubricantes, etc., está diseñada para proporcionar los fundamentos para que el individuo piense como un técnico en lubricación.

La certificación es otro aspecto crítico del proceso de entrenamiento porque confirmar que el individuo posee las habilidades requeridas para ejecutar las funciones de su trabajo. Esto se conoce como la formación técnica. Si bien esto es importante, el entrenamiento técnico no logra per se, transmitir las instrucciones específicas para completar una orden de trabajo relacionada con la lubricación. Un conjunto de procedimientos sirve como un plan de estudio natural para el entrenamiento basado en tareas. También sirve de base para evaluar las habilidades para llevar a cabo las tareas asignadas. Combinando la formación técnica y la certificación por terceras partes con el nivel de entrenamiento en las tareas y la verificación de las habilidades para ejecutarlas, se desarrolla una poderosa combinación y un empleado invaluable.

Valor agregado

La condición natural del proceso de lubricación ofrece tanto retos como recompensas. Las ventajas y desventajas son acumulativas. Refinando su estrategia, trabajando a través de los detalles y elaborando procedimientos de gran valor, usted puede añadir valor en el largo plazo. Cada dólar ahorrado mediante nuevas mejoras en lubricación es ahorrado una y otra vez. Esto se conoce como una anualidad. Hace que cada dólar ahorrado valga más que el valor nominal de dólar inicialmente ahorrado.

El proceso es ordenado y orientado hacia los detalles. Considere el contexto operacional y entonces identifique adecuadamente el lubricante correcto, el almacenamiento correcto, la cantidad correcta y la frecuencia correcta, y luego implemente y utilice todas estas prácticas con la actitud correcta.

Para alcanzar y mantenerse en una posición competitiva en un mundo altamente competido, una compañía debe trabajar como un equipo para generar valor en cada segmento del proceso. El desarrollo de prácticas y estándares de lubricación de clase mundial son deseados desde hace tiempo por muchas organizaciones y, a mi modo de ver, pronto se convertirá en una necesidad absoluta, si mis recientes experiencias funcionan como un barómetro de los cambios que prontamente nos estarán afectando. Dé el siguiente paso y vea cómo Noria Latin America le puede ayudar en la elaboración de sus procedimientos de lubricación. http://noria.mx/noria/servicios/

Jeremy Wright, Noria Corporation. Traducido por Noria Latin America.

Noria Corporation. Traducido por Roberto Trujillo Corona, Noria Latín América.