¿Qué es una lección de un solo punto?
Una lección de un solo punto, a veces denominada lección de un punto o plan de una página es, como su nombre indica, un procedimiento de una página que define claramente los puntos clave mediante imágenes y un texto breve. Su objetivo es comunicar, de forma rápida y precisa, las expectativas de un procedimiento o proceso que forma parte de un proceso más complejo. Además, debe incluir información sobre qué hacer si el proceso no puede completarse según lo descrito en la lección.
Las lecciones de un solo punto se crean una vez que se desarrolla, implementa y estandariza un nuevo proceso o procedimiento. Una vez implementado el nuevo proceso, una lección puntual debe formar parte de su plan de capacitación e implementación.
En su libro, Practical TPM: Successful Equipment Management at Agilent Technologies, James Leflar identifica temas importantes para el desarrollo y la aplicación de lecciones de un solo punto. Afirma lo siguiente:
- Deben contener un único tema para aprender.
- La información compartida debe caber en una página.
- Deben contener más elementos visuales que texto.
- El texto debe ser sencillo, fácil de entender y conciso.
- Al enseñar la lección de un solo punto, explique qué problema se está resolviendo.
- Diseñe lecciones que puedan ser entendidas por la audiencia destinataria en cinco a diez minutos.
- Una vez aprendidas, las lecciones de un solo punto deben ser enseñadas continuamente por los empleados.
- Coloque las lecciones de un solo punto en las estaciones de trabajo.
- Obtenga lecciones de un solo punto para referencia.
Las lecciones de un solo punto no están diseñadas para capacitar a personas que nunca han realizado un proceso, ni para capacitar a alguien en un proceso complejo. Deben contener suficiente información para guiar a un empleado con capacitación formal a completar la tarea de forma correcta y eficiente, sirviendo únicamente como repaso.
En particular, los entornos de fabricación o producción constan de numerosos procesos, pasos y procedimientos pequeños para completar el trabajo en cuestión. Las lecciones de un solo punto desglosan la capacitación sobre nuevos procedimientos, haciéndolos más digeribles y fáciles de comprender. Incluso después de su uso para la capacitación, las lecciones de un solo punto, colocadas en las estaciones de trabajo correspondientes o cerca de ellas, pueden servir como recordatorio de las expectativas de la tarea.
Las lecciones de un solo punto se utilizan con mayor frecuencia durante las actividades de mantenimiento autónomo y son especialmente eficaces, por ejemplo, para transferir habilidades y conocimientos técnicos o para enseñar a un operador a realizar tareas menores de mantenimiento. Hay cuatro conceptos o características clave de una buena lección de un solo punto:
- Debe ser de naturaleza visual, enfatizando imágenes, cuadros y gráficos.
- Debe abordar únicamente un único tema, procedimiento o proceso (breve y centrado).
- Debe ser desarrollado e investigado por los empleados que realizan el trabajo real.
- Debe ser enseñado por el empleado o los empleados que crearon la lección en la estación de trabajo o durante las reuniones de equipo.
Estas características deberían garantizar que sus lecciones de un solo punto comuniquen eficazmente las iniciativas de mejora, los conocimientos y las habilidades sobre la maquinaria. Una vez establecidas, las lecciones de un solo punto le permiten:
- Aumentar los conocimientos y habilidades de su equipo en un corto período de tiempo,
- Asegurar que los empleados conozcan la forma más eficiente y correcta de completar un procedimiento.
- Asegurar que los empleados puedan lidiar con los problemas que puedan surgir y
- Promover la adhesión a las normas.
Tipos de lecciones de un solo punto
Las lecciones de un solo punto son herramientas de aprendizaje que se utilizan para comunicar estándares, mejoras, operaciones y problemas, y pueden utilizarse en una amplia gama de temas relacionados con las oportunidades laborales cotidianas. Ejemplos de escenarios donde una lección de un solo punto sería eficaz podrían ser una lección sobre los procedimientos para una recuperación eficiente tras una parada de la máquina, instrucciones sobre qué hacer en caso de avería y la indicación de los ajustes óptimos para una máquina. Si bien pueden utilizarse en diversos escenarios, generalmente existen cuatro tipos principales de lecciones de un solo punto.
Conocimientos básicos. Las lecciones de conocimientos básicos, enfocadas en un solo punto, buscan cubrir una brecha de conocimientos, asegurando que los miembros del equipo posean los conocimientos necesarios para realizar su trabajo de forma eficaz y eficiente. Por ejemplo, un equipo podría tener un nuevo empleado que recientemente ha completado una capacitación formal y está listo para incorporarse a la planta. Cada mañana, el líder del equipo podría reunirse individualmente con el nuevo empleado en su puesto de trabajo para repasar el proceso paso a paso de la tarea en cuestión. Esto acorta la distancia entre la capacitación presencial y la capacitación práctica.
Seguridad. Las lecciones de un solo punto basadas en seguridad se centran en asegurar que los empleados conozcan los procedimientos de seguridad estandarizados vigentes, aprendan sobre los nuevos procedimientos y participen en un curso de actualización sobre los procedimientos de seguridad actuales. Por ejemplo, un equipo podría reunirse en la planta el primer lunes de cada mes para repasar las instrucciones de seguridad de sus estaciones de trabajo. También pueden discutir las causas raíz de los problemas e ideas para evitar errores.
Estudio de caso de un problema. Usar un escenario real para explicar ciertos problemas refuerza la idea y hace que las palabras y las imágenes sean más aplicables. Las lecciones con ejemplos concretos que abordan problemas pasados permiten mostrar ejemplos reales de averías, defectos u otros problemas con la maquinaria, explicando cómo identificarlos o mitigarlos. Los problemas pasados sientan precedentes y permiten aprender de los errores o asegurar que se sabe cómo abordar un problema rápidamente.
Supongamos que varios segmentos de tubería de cloruro de polivinilo (PVC) cortados presentaban defectos. Posteriormente, se identificó que el problema era que las hojas de sierra no se cambiaban con regularidad. Las hojas desafiladas causaban defectos en cada corte. Podría aprovechar esta oportunidad para dar una lección sobre cómo cambiar una hoja de sierra o con qué frecuencia. Tenga en cuenta que este tipo de lección es más eficaz cuando se presenta justo después de que se produzca un problema.
- Caso práctico de mejora. Las lecciones de mejora de un punto son una excelente manera de ilustrar nuevos conceptos y resultados de un proceso de mejora implementado. Esto ayuda a los equipos de diferentes áreas a implementar mejoras similares en sus estaciones de trabajo mediante el intercambio de buenas prácticas. Por ejemplo, su equipo podría haber implementado recientemente el sistema de las 5 S para eliminar el desperdicio, lo que reduce significativamente el tiempo de producción. Su equipo puede entonces crear una lección de una página sobre cómo se aplicó cada una de las 5 S y enviarla a otros equipos de la planta.
Las lecciones de un solo punto no son una herramienta de capacitación única. Una vez establecidas, pueden usarse repetidamente en múltiples aplicaciones dentro de una organización.
- Aplicaciones de calidad: Se pueden desarrollar lecciones de un solo punto para resaltar problemas con cosas como materiales o productos defectuosos entrantes, causas y prevención de estos defectos, especificaciones para materiales o productos y capacitación sobre cómo descubrir anormalidades en equipos y materiales.
- Aplicaciones de inventario: Las especificaciones sobre materiales y control de inventario de productos se pueden resumir y estandarizar mediante lecciones de un solo punto.
- Aplicaciones de operación de maquinaria: Aunque los empleados reciben capacitación formal sobre la operación de maquinaria, las lecciones de un solo punto pueden ser herramientas clave en la capacitación inicial en el trabajo y luego colocarse en la máquina o cerca de ella como recordatorio constante. Úselas como ayuda visual para realizar cambios de equipo, secuencias de arranque, métodos de monitoreo e inspección, secuencias de bloqueo/etiquetado y procedimientos de limpieza y mantenimiento.
- Aplicaciones de mantenimiento: El mantenimiento puede parecer una gran cantidad de procedimientos. Desde procedimientos de limpieza, ajustes, inspección o lubricación, puede ser difícil seguir cada paso al pie de la letra cuando se realizan múltiples tareas. Por ejemplo, las instrucciones de un solo punto en una maquinaria pueden ofrecer una referencia rápida para realizar un ajuste. De igual manera, una instrucción de un solo punto en un carro de filtración de aceite ayuda a garantizar que el procedimiento de filtrado se siga siempre.
- Aplicaciones de inspección: Cualquier procedimiento de inspección o auditoría suele incluir una lista de verificación bastante extensa de aspectos a considerar. Adjuntar una lección específica a un portapapeles o carpeta puede facilitar la localización de piezas y componentes mediante ayudas visuales. Estas son algunas aplicaciones comunes de lecciones específicas, pero cualquier lugar donde los empleados puedan necesitar información clave para realizar su trabajo puede ser un excelente lugar para implementarlas. Se recomienda comentar la lección en voz alta con una lección práctica primero y luego colocarla cerca del punto de discusión.
Cómo diseñar una lección de un solo punto
Como se mencionó anteriormente, una lección de un solo punto debe ser diseñada por un empleado con un profundo conocimiento de la tarea en cuestión. Una vez finalizada, lo ideal es que la lección se discuta en un lugar central del puesto de trabajo.
¿Qué hace que una lección de un solo punto sea excelente? Sigue estos cinco pasos para asegurarse de haberlo cubierto todo:
- Determine quién es la persona más indicada para diseñar la lección de un solo punto; normalmente se trata de un líder de equipo o un supervisor de proyecto con amplios conocimientos sobre el tema que se describe
- Considere con antelación el tamaño de la lección. ¿Es lo suficientemente extensa como para que el proceso o procedimiento implique varios pasos? No dude en diseñar varias lecciones. Recuerde que deben caber en una sola página. Utilice un formato modular para diseñar la lección, teniendo en cuenta la estructura de los pasos.
- Manténgala simple. Asegúrese de que la lección sea concisa y que todo el texto y las imágenes correspondientes estén en orden cronológico.
- Una vez redactada la lección, pídale a un miembro del equipo que la revise y la pruebe en la planta. Durante la prueba, el diseñador no debe proporcionar información adicional (a menos que se presente una situación peligrosa). Una vez finalizada la prueba, analice cualquier paso faltante que deba agregar.
- Una vez finalizada, estandarice la lección e inicie una capacitación de actualización o práctica. Solicite constantemente la retroalimentación de los empleados sobre cómo mejorar el proceso.
La frecuencia de una lección de un solo punto varía considerablemente y debe determinarse según la situación. Algunos equipos imparten lecciones de seguridad semanales los lunes por la mañana. Otros ofrecen una lección rápida para los nuevos empleados. Al publicar las lecciones de un solo punto en cada estación de trabajo, funciona como una lección diaria para cada empleado involucrado.
El horario de la lección también es flexible, pero los estudios han demostrado que impartir la lección inmediatamente después del almuerzo puede ofrecer varias ventajas. La primera es que participar en una lección por la tarde ayuda a los miembros del equipo a comprender y reflexionar sobre los problemas que puedan haber surgido en la mañana o la tarde anterior. En segundo lugar, los miembros del equipo pueden aplicar más tarde lo aprendido en la reunión de la lección de un solo punto para solucionar un problema. Otra opción popular es impartir una lección al comienzo de un cambio de turno.
Diseñe sus lecciones de un solo punto para que sean breves y concisas. La duración debe ser de aproximadamente 10 a 30 minutos. Las lecciones también deben incluir abundante material visual para reiterar los puntos. Sigue la regla del 80/20: 80 % imágenes y 20 % palabras.
Consideraciones para el diseño de lecciones de un solo punto
Algunas cosas para tener en cuenta al diseñar una lección de un solo punto:
- Las lecciones de un solo punto no sustituyen ni reemplazan las sesiones de capacitación formales que se utilizan para mejorar las competencias de los empleados. No son un método para reducir costos de capacitación.
- Las lecciones de un solo punto deben diseñarse según sea necesario o sobre demanda. Esto solo se presenta cuando existe un problema que requiere una lección rápida para transferir conocimientos a mayor escala.
- Cualquier persona en un equipo puede identificar la necesidad de una lección de un solo punto, pero requiere la evaluación y el apoyo de un líder de equipo o un supervisor de proyecto.
- Las lecciones de un solo punto no son actividades de formación de equipos ni sesiones continuas de mejora de la comunicación. Son canales para la comunicación eficaz de la transferencia de conocimientos.
- Las lecciones de un solo punto no están pensadas para desarrollar estrategias de proyecto ni para informar a los miembros del equipo sobre cuestiones estratégicas. Son sesiones de trabajo tácticas u operativas.
Jonathan Trout, Noria Corporation. Traducción por Roberto Trujillo Corona, Noria Latín América