Caso de Estudio: Un Enfoque de Equipo para la Lubricación de «Clase Mundial»

Este es un proceso paso a paso para crear su propio equipo:

• Establezca un campeón o (o campeones) – El paso más importante al organizar su equipo será establecer un campeón (o campeones) del equipo. Este campeón podría ser usted, como experto en la materia en su compañía o podría ser alguien en una posición gerencial que esté peleando por apoyar los esfuerzos del equipo. El campeón solicitará los voluntarios que conformarán el equipo.
• Establezca el equipo – Por nuestra experiencia, recomendamos que el equipo esté compuesto de individuos que tengan interés en el tema y que tengan la actitud correcta. Las actitudes correctas nos permiten avanzar mucho en la implementación de un programa efectivo. El tamaño de su equipo puede depender de las dimensiones de sus instalaciones y puede contar con unos pocos integrantes o, como en nuestro caso, de 12 miembros. Si usted no piensa que su administración se interesará en  el equipo, puede ser necesario que usted audite su programa para conseguir los datos que indiquen claramente las oportunidades presentes en su planta. Los resultados de la auditoría junto con los datos que la soporten –tales como fallas documentadas como resultado de problemas de lubricación y datos de análisis de vibración- le ayudarán a establecer la necesidad. Es útil asignar un valor monetario a la brecha que exista, sin embargo, este valor puede ser difícil de conseguir.
• Primera reunión del equipo – Una vez que el equipo ha sido elegido, debe convocarse a una reunión para establecer el camino a seguir. Esta reunión podría durar algunas horas y establecer la estructura del equipo y las siguientes reuniones. Nota especial: Efectuar una auditoría para medir su programa puede ser una de las primeras responsabilidades del equipo.
• Agendas futuras – Después de la primera reunión del equipo, la agenda debe ser la misma cada vez que el equipo se reúna. Todos los sub-equipos deben reportar sus actividades desde la última reunión. La agenda debe incluir el tiempo asignado a cada equipo para presentar su información. Esto permitirá que la reunión se mantenga dentro del curso y tiempo establecidos. Deje un poco de tiempo libre al final de cada agenda para que los miembros del equipo expongan cualquier pregunta o asunto.
  
  • Nota: La primera reunión es el momento para establecer cada sub-equipo. Haga una lluvia de ideas para cada sub-equipo y decida en base a los méritos de cada equipo. Una vez creada la lista final de sub-equipos, determine al líder de cada uno de ellos. Cada líder de sub-equipo debe solicitar voluntarios para su propio equipo.
• Trabajo del sub-equipo – Hemos encontrado que el mejor método para mantener avanzando al equipo es desarrollar sub-equipos alrededor de las categorías de la excelencia en lubricación. Cada sub-equipo debe reunirse por fuera del equipo principal y definir una agenda que permita que su trabajo se cumpla para que el progreso se vea en cada reunión principal. Las metas de cada sub-equipo necesitan establecerse y documentarse. Esas metas necesitan atacar un punto válido dentro de la planta e incluir una justificación de que existe una razón. Nota: Los sub-equipos pueden consistir de dos o tres miembros. Los miembros puede participar en uno o más sub-equipos. Algunos ejemplos de sub-equipos que podría desear formar son:
  
  • Entrenamiento y educación – Este equipo determina los requerimientos de entrenamiento para todos los empleados y les proporciona entrenamiento en una base regular.
  • Procedimientos y prácticas – Este equipo desarrolla y mantiene los procedimientos de mantenimiento que se usan en una base diaria por los mecánicos u operarios en la planta así como las herramientas requeridas para ayudar en el desarrollo e implementación del programa de lubricación.
  • Auditoría – Este equipo es responsable de auditar los programas de lubricación de nuestras plantas. La auditoría se ha convertido en una herramienta invaluable para que el equipo mida un área de programa y sugiera las tareas que se requieren para llevar a esta área a la clase mundial.
  • Especificación y aprobación de lubricantes – Este equipo crea y mantiene las muchas especificaciones que han sido desarrolladas para nuestras plantas. Esas especificaciones son usadas como la base para todos los lubricantes que se utilizan en toda la organización.
  • Evaluación de nuevos productos y servicios – Este equipo está encargado de investigar y analizar los muchos avances de la tecnología en lubricantes, equipos y herramientas de lubricación. Esos resultados son posteriormente compartidos en toda la compañía.
  • Comunicaciones – Este equipo es responsable de comunicar todos los productos desarrollados por el comité técnico de lubricación.  Esto podría incluir el establecimiento de nuevos productos, un boletín, presentaciones a la administración y reconocimiento de programas de clase mundial.
• Cree indicadores – Debe establecerse un método para registrar los ahorros a la compañía. Esos indicadores deben compartirse con la administración de sus plantas. Algunos indicadores posibles son:
  
  • Una reducción en el número de lubricantes (mismo lubricante, diferentes marcas)
  • Disminución en la compra de lubricantes por la eliminación de cambios de aceite por la implementación del análisis de aceite
  • La mano de obra involucrada por no cambiar el aceite con base en los resultados de análisis de aceite
  • Los costos de disposición por no cambiar el aceite
  • Los ahorros en consumo de grasa por programación de lubricación de precisión
  • Los ahorros de mano de obra por programas de lubricación de precisión
  • El retorno de la inversión por el desarrollo del programa de lubricación
  • Los ahorros en la mano de obra por tener bien identificados los lubricantes correctos para todos los equipos
  • Los ahorros en fallas de maquinaria
  • Reducción de paros de equipo por fallas de lubricación

Resultados de sus esfuerzos – Es crítico para el futuro apoyo del equipo y el éxito del desarrollo del programa de clase mundial publicar los resultados de sus esfuerzos. La primera comunicación debe ser el resultado de la auditoría efectuada, la cual indica cuál es la brecha (áreas de oportunidad) de su planta. Después, deje que todos en la planta conozcan lo que su equipo ha identificado como las soluciones para cubrir las brechas.
Su programa de lubricación, al igual que cualquier herramienta y procedimiento que usted haya creado, deben ser evaluados a intervalos regulares.