El proceso de aprobación del proyecto varía de una organización a otra. En algunas organizaciones, es un proceso razonado de planificación estratégica y táctica. En otros, es un juego político altamente cargado en el que los gerentes de proyecto mantienen sus espaldas hacia las paredes para evitar que el cuchillo les llegue aleatoriamente por detrás. No importa el proceso, hay varios pasos clave que puede seguir para asegurarse de que su proyecto propuesto obtenga el visto bueno. Voy a guiarlo a través de estos pasos y enfatizar algunos de los componentes clave para enfocarse durante los tiempos difíciles de una recesión económica: presupuesto y valor.
¿Qué hace cuando tiene una gran idea? Sabe cómo ahorrarle a su empresa una tonelada de dinero o ha pensado en una forma de mejorar realmente un producto o proceso. El problema es que sabe que tiene una gran idea, pero nadie más la tiene. Y usted mismo no puede convertir esta idea en realidad. Necesita recursos, necesita dinero, siente que necesita el visto bueno de la alta dirección. ¿Qué hace?
Si está trabajando para una organización grande, probablemente haya procedimientos escritos para el análisis y aprobación de proyectos de capital, pero generalmente son documentos muy genéricos y estériles, diseñados para manejar un amplio espectro de proyectos. No le dicen cómo procesar su proyecto único y no dicen nada acerca de cómo obtener la aprobación para un proyecto no capital. Tieneque saber cómo mover su idea a través de la maquinaria burocrática del mundo real y convertirla en realidad.
Todo comienza con usted
Si es como la mayoría de las personas, ve oportunidades de mejora en el lugar de trabajo que son tan evidentes que deberían ser evidentes incluso para el observador casual. ¿Por qué, entonces, los grandes tomadores de decisiones no ven estos problemas y hacen algo al respecto?. La razón es que no tienen el mismo conocimiento y experiencia que usted. Están muy lejos de lo que hace y no tienen el tiempo para comprender los detalles de su trabajo a menos que tenga problemas sustanciales. Y como usted es bueno en su trabajo, la alta gerencia rara vez necesita microgestionar su trabajo. Es por eso que le pagan lo que le pagan.
Entonces, tiene una idea que le entusiasma. Probablemente lo haya planteado con algunos de sus compañeros de trabajo y quizás con su jefe inmediato. Todo el mundo parece optimista al respecto, pero todavía sigue ahí. Ahora, tiene que tomar una decisión. ¿Va a esperar hasta que alguien más reconozca que tuvo una buena idea? ¿Va a dejar su idea en el estante esperando a materializarse espontáneamente en un proyecto aprobado? ¿O asumirála responsabilidad de convertirlo en realidad?.
Reconozca que el curso posterior resultará en una cantidad considerable de esfuerzo que al final puede desperdiciarse. Se encontrarácon un sin fín de personas que le dirán que tuvieron esa idea hace años, y queno funcionó en ese momento y no funcionará ahora.Por otro lado, si no lo intenta, se convertiráen una de esas personas.
¿Listo para una pelea de seis rondas?
OK, ha decidido que su proyecto es uno por el que vale la pena luchar y sacrificarse. Así es como leva a hacer.
1) Convénzase usted mismo.
Obtenga una copia del proceso de aprobación de capital de su empresa y pase un tiempo aprendiendo cómo su empresa justifica los gastos de capital. Incluso si nunca generará el cálculo oficial, es una experiencia reveladora comprender cómo se determina si un proyecto realmente le hace dinero a la empresa. Ejecute un cálculo de retorno de la inversión (ROI) en su proyecto. Esto no solo es importante para que usted tome la decisión de avanzar, sino que, en un momento de incertidumbre económica, es una excelente manera de obtener la aceptación de todos los involucrados. Es difícil argumentar en contra de un proyecto que puede agregar dinero al resultado final.
2) Obtenga comentarios
Elija uno o dos compañeros de trabajo de con anza para criticar su proyecto. Los criterios son la voluntad de brindar comentarios honestos y una perspectiva amplia del negocio.Modi que su propuesta en función de sus sugerencias.
3) Desarrolle un plan de ventas.
Se ha convencido a sí mismo y a algunos asociados de que su proyecto es viable. Ahora su proyecto está listo para presentarse al público en general. Primero, necesita un plan de ventas. “¿Un plan de ventas? ¡Pero soy un técnico de lubricantes!piensa. Bueno, eso es cierto, pero si desea que su proyecto sea aprobado, debe recordar que a pesar de todos los procedimientos corporativos con sus valores actuales netos y sus flujos de efectivo descontados, al final, es un ser humano el que firma los puntos. Esa persona es responsable de los resultados del proyecto y esa persona tiene que estar convencida de que todos esos números representan un beneficio real.
Examine los niveles de firma requeridos para su proyecto. Las personas clave que deben convencerse suelen ser las que se encuentran por debajo de ese nivel. Son las personas que harán el lanzamiento final. Deben estar convencidos de que este proyecto hará algo por ellos. Comprenda dónde radica el verdadero poder en la organización. La alta gerencia rara vez tiene tiempo para analizar a fondo los proyectos que aprueban. En cambio, dependen de unos pocos subordinados experimentados. Estas son las personas que debe contactar y convencer de antemano. Estas personas pueden haber estado en sus puestos durante mucho tiempo y son los expertos técnicos reconocidos en sus campos. Los gerentes pueden ir y venir por encima de ellos, pero las viejas manos permanecen constantes. Sin embargo, no deje que su edad le haga creer que no están dispuestos a cambiar.
4) Presenteoficialmente el proyecto.
Una vez que haya cubierto los requisitos técnicos y las partes de personas de la ecuación, puede proceder con la presentación oficial de su proyecto. Esté preparado para que surjan obstáculos desconocidos. No se desanime. Responda todas las preguntas aunque sea la enésima vez. Su proyecto puede requerir un cambio radical para algunas personas, y el cambio siempre es difícil.
5) Anticipe el rechazo.
¿Qué pasa si su proyecto es rechazado? Esto es algo para lo que debe prepararse de antemano. Piense en cómo actuará y qué dirá. Esto le ayudará a mantener la calma si sucede lo peor. Aunque puede sentirse desanimado e incluso humillado, es mejor que intentar lo que no haber hecho nada. Recuerde que la administración está inundada en un mar de posibilidades competitivas. No es consciente de la mayoría de estas. Es posible que esté en marcha una iniciativa mucho más grande que obvia su idea. La experiencia que adquirió al preparar la solicitud del proyecto no podría haberse logrado de otra manera. Su capacidad para ensamblar un proceso de pensamiento lógico se ha presentado a una audiencia que puede no haberlo conocido anteriormente y ahora será percibido como alguien con iniciativa que se preocupa por algo más que su trabajo inmediato.
6) Espere el éxito.
Después de que su proyecto sea aprobado, instalado y exitoso, la parte más importante viene después. Cuando sea reconocido por su contribución, ya sea mediante un des le de mensajes electrónicos, un cheque de bonificación o simplemente un respeto a regañadientes de parte de sus compañeros, comparta la riqueza. Agradezca a todoslos que tuvieron algo que ver con el proyecto, incluso a aquellos a quienes tuvo que persuadir para que se hicieran a un lado y lo dejaran pasar. No se preocupe de que su gloria se diluya, porque saben quién impulsó el proyecto. Y además, necesitará su apoyo para la próxima gran idea que recién está comenzando.
Referencia
- Howe, N (2008).Cómo hacer que su proyecto sea aprobado(8 de diciembre de 2008). http://www.projectsmart.co.uk/how-to-get-your-project-approved.html.
Noria Corporation. Traducido por Roberto Trujillo Corona, Noria Latín América.