Jonathan Trout. Traducido por Roberto Trujillo Corona, Noria Latín América

El mantenimiento preventivo es una rutina establecida de inspección periódica de la maquinaria, notando pequeños problemas y reparándolos antes de que se conviertan en problemas mayores

El tiempo de inactividad debido a la falta de mantenimiento adecuado puede costarle mucho a una compañía. Según un estudio de Buildings.com, se estima que operar un equipo hasta el punto de falla cuesta hasta 10 veces más que implementar un programa de mantenimiento regular. Con alrededor del 82% de las empresas experimentando al menos una instancia de tiempo de inactividad no planificado en los últimos tres años, con un costo de US $260,000 por hora, los programas de mantenimiento preventivo son esenciales para la mayoría de las organizaciones. Entonces, ¿qué es el mantenimiento preventivo?

¿Qué es el mantenimiento preventivo?

El mantenimiento preventivo es esencialmente una rutina establecida para inspeccionar periódicamente la maquinaria, notar pequeños problemas y solucionarlos antes de que se conviertan en problemas mayores. El objetivo final del mantenimiento preventivo es que nada se descomponga o que no haya tiempo de inactividad. Los principales objetivos del mantenimiento preventivo son los siguientes:

  1. Mejorar la vida productiva de los activos/maquinaria
  2. Reducir las averías críticas de la maquinaria
  3. Minimizar las pérdidas de producción debido a fallas en la maquinaria.

Mucha gente usa términos como mantenimiento preventivo, predictivo y prescriptivo indistintamente, y aunque en realidad son diferentes, los dos últimos pueden verse como tipos de mantenimiento preventivo. Todas las formas de mantenimiento preventivo ayudan a los fabricantes a pasar de un modelo de reparación y reemplazo a un modelo más preventivo. Echemos un vistazo a los tipos de mantenimiento preventivo.

Tipos de mantenimiento preventivo

Como se manifestó anteriormente, cualquier mantenimiento que no sea reactivo, a veces denominado “apagar incendios”, puede considerarse mantenimiento preventivo. Existen múltiples tipos de mantenimiento preventivo que funcionan en conjunto con cierto software y tecnologías de órdenes de trabajo para ayudarle a mantenerse al tanto de los programas de mantenimiento.

  • El mantenimiento basado en el calendario o el mantenimiento basado en el tiempo se realiza en equipos basándose ​​en un programa calendarizado. En otras palabras, el tiempo es el desencadenante para realizar una tarea de mantenimiento. Darle mantenimiento a su aire acondicionado cada primavera o sustituir del filtro de aire de su unidad de calefacción, ventilación y aire acondicionado cada tres meses (HVAC, por sus siglas en inglés) son ejemplos comunes de mantenimiento basado en calendario. Los sistemas de gestión de mantenimiento computarizados (CMMS, por sus siglas en inglés) a menudo se utilizan para mantener al día los programas y crear órdenes de trabajo recurrentes cuando se debe realizar una tarea programada.
  • El mantenimiento basado en el uso emplea disparadores basados ​​en el uso real de cada componente de maquinaria. El seguimiento del uso con cosas tales como monitores de equipos y las horas de funcionamiento de cada pieza de maquinaria permite a los gerentes de mantenimiento establecer un programa de mantenimiento preventivo basado en parámetros preestablecidos. Por ejemplo, cuando la máquina X alcanza un cierto número de horas de operación se crea un disparador para programar una oden con la finalidad de que un técnico de mantenimiento complete el mantenimiento requerido.
  • El mantenimiento predictivo es una forma de mantenimiento preventivo (como se mencionó anteriormente) y es especialmente útil cuando se utiliza con el software CMMS. El registro de datos de órdenes de trabajo en un CMMS permite a los gerentes revisar datos y observar patrones de comportamiento de falla a lo largo del tiempo. Esta información permite a los gerentes predecir cuándo ocurrirá una parada en función de datos históricos y programar tareas de mantenimiento para evitarla.
  • El mantenimiento prescriptivo es similar al mantenimiento predictivo, pero aprovecha el software de aprendizaje automático (machine learning) – inteligencia artificial (IA) y la conectividad de Internet de las cosas (IoT), para ayudar a programar tareas de mantenimiento preventivo. El software de aprendizaje automático está diseñado para detectar anomalías en el comportamiento de una máquina durante la producción. Si se detecta una anomalía, se marca y se informa para mantenimiento. El uso del mantenimiento prescriptivo habilitado por IA no solo predice posibles fallas, sino que también intenta proporcionar una recomendación de mantenimiento centrada en los resultados basada en los análisis de esa máquina.

Cómo diseñar un programa de mantenimiento preventivo

Los programas de mantenimiento preventivo funcionan a partir de un plan proactivo, con el mantenimiento preventivo que representa el 60% de la actividad de mantenimiento. Un buen plan de mantenimiento preventivo implica planificación, programación, coordinación y soporte de confiabilidad en toda la organización. Recuerde, el objetivo de un programa de mantenimiento preventivo es realizar el mantenimiento de manera proactiva y rutinaria para evitar fallas antes de que ocurran.

Si ya ha implementado un plan de mantenimiento preventivo, pero no lo ha revisado a fondo por un tiempo, probablemente esté desactualizado. Ya sea que esté actualizando un programa existente o diseñando uno nuevo, hágase las siguientes preguntas mientras trabaja en un plan:

  • ¿Cuánto costará una parada a la empresa?
  • ¿Qué recursos y técnicas de mantenimiento se pueden usar para detectar y prevenir fallas?
  • ¿Con qué frecuencia se debe realizar el mantenimiento preventivo?

Analicemos cómo crear un programa de mantenimiento preventivo de calidad.

  • ¿Cuál es el objetivo final de su empresa? ¿Qué espera obtener de la implementación de un programa de mantenimiento preventivo? Es importante diseñar las tareas y procedimientos en su programa en torno a los objetivos de la organización. Por ejemplo, ¿quiere mejorar la eficiencia general? Si es así, puede diseñar su programa de manera que afecte directamente la reducción del tiempo de inactividad y la mejora de las tasas de trabajo terminado. Si el objetivo de su empresa es asegurarse de que se siga cumpliendo, puede buscar resultados como un mayor mantenimiento planificado y seguimiento de la mano de obra.
  • Determine la jerarquía de maquinaria. Este paso implica hacer un inventario de todas sus máquinas o activos fijos y crear una estructura jerárquica: la relación entre las máquinas más importantes y las unidades de menor rango. Esto le permite distinguir en qué maquinaria puede realizar el mantenimiento comparando piezas o partes tangibles. Para determinar una jerarquía, su equipo debe analizar el costo total de propiedad de cada pieza de maquinaria y cómo se verá afectada la seguridad en caso de que un componente falle.

Mire alrededor del piso de la planta o en el plano del piso de la planta de sus activos. Tome nota de cualquier agrupación natural y cree relaciones entre padres e hijos de la maquinaria. Comience con la ubicación, luego identifique la máquina en sí misma y finalmente considere los componentes de ese activo. Por ejemplo:

  1. Ubicación: ¿Dónde está ubicado el activo? Tenga en cuenta el sitio, el edificio y/o la sala.
  2. Activo: Mencione específicamente la pieza de la máquina (llenadoraa de botellas, montacargas, etc.)
  3. Partes: Qué componentes van con el (los) activo (s) (actuador neumático, motor del montacargas, etc.)

En este ejemplo, la ubicación se encuentra en la parte superior de la jerarquía, mientras que el activo (la llenadora de botellas) podría estar unos niveles por encima del actuador accionado por aire dentro de la llenadora de botellas.

Otra forma de crear una jerarquía de activos es utilizar la criticidad de la máquina. Su equipo debe preguntar qué fallas de la máquina tendrían el efecto más perjudicial en la producción, los pedidos de los clientes o la seguridad en caso de que fallen. Estos serían sus activos de más alto rango.

  • Determine los planes de trabajo. Cada programa de mantenimiento preventivo debe incluir planes de trabajo, es decir, una lista de los recursos necesarios para realizar el trabajo de mantenimiento. Un plan de trabajo debe incluir información sobre el alcance del trabajo, las herramientas y equipos necesarios para realizar el trabajo. Los planes de trabajo ayudan a organizar la mano de obra, manteniendo controlados y eficientes a los empleados. Considere incluir lo siguiente en sus planes de trabajo:
  1. Una guía paso a paso sobre cómo completar la tarea de mantenimiento.
  2. Una lista de herramientas especificas requeridas para completar la tarea de mantenimiento.
  3. Una lista de habilidades específicas necesarias para completar la tarea de mantenimiento.
  4. Una lista de materiales y piezas.
  5. Información útil como fotografías, diagramas o mapas.
  6. Procedimientos operativos estándar para completar la tarea de mantenimiento.
  7. Instrucciones y procedimientos críticos de seguridad a tener en cuenta al trabajar en la tarea.

La planificación, junto con la programación, es la parte más crítica del mantenimiento preventivo. Se dice que por cada hora de planificación de mantenimiento, ahorra tres horas de tiempo dedicado a realizar la tarea de mantenimiento en sí.

  • Establezca una programación a largo plazo. Cuando se trata de programar el mantenimiento preventivo a largo plazo, desea obtener la mayor cantidad posible de sus activos críticos en el cronograma. Use los datos que recopiló de su sesión de lluvia de ideas sobre jerarquía y criticidad para determinar cuándo programar activos específicos.

Para cada equipo seleccionado, cree un programa de mantenimiento anual basado en las recomendaciones del fabricante, el rendimiento y el historial de averías, y las aportaciones de su equipo. Planifique tareas diarias, semanales, mensuales, trimestrales y anuales. Un CMMS le permite automatizar la mayor parte del proceso al permitirle crear órdenes de trabajo basadas en el mantenimiento basado en el calendario o el uso.

  • Establezca una programación a corto plazo. Una vez que haya establecido las tareas de mantenimiento más críticas para el año, puede planificar fácilmente tareas semanales para su máquina. Los cronogramas de mantenimiento a corto plazo se pueden combinar con los cronogramas a largo plazo para garantizar que sean exhaustivos. El mantenimiento preventivo semanal, además de las tareas de mantenimiento debe incluir cosas tales como procedimientos para completar la tarea, como partes y tiempo flexible para emergencias y/o auditorías. Algunos consejos para la programación a corto plazo incluyen:
  1. Prerrequisitos de programación: Para planes de trabajo con el nivel de habilidad más bajo requerido, identifique cuántas personas se necesitan para completar la tarea, cuántas horas tomará realizarla y la duración del trabajo (medio día, día completo, etc.). Es importante tomarse el tiempo para delinear los horarios y las prioridades laborales.
  2. Establezca procesos de programación a corto plazo: Para planes de trabajo con el nivel de habilidad más alto requerido, programe múltiples trabajos para una cuadrilla o equipo si está en el mismo sistema. Asigne un líder de equipo que tenga responsabilidades tales como crear los horarios diarios y coordinar recursos.
  3. Establezca los parámetros para el control de la programación: Analice y mida el desempeño observando el éxito del proceso de programación. ¿Se están completando las tareas correctamente y a tiempo? ¿Se siguen alineando las tareas de mantenimiento con su objetivo final? Esfuércese siempre por la mejora continua de la programación de mantenimiento preventivo.
  • Proporcione entrenamiento. Sin una capacitación adecuada, los programas de mantenimiento preventivo fallarán. Si los empleados no saben cómo realizar el trabajo que les fue asignado o no comprenden el efecto del mantenimiento preventivo en la operación en su conjunto, el programa nunca se afianzará. El entrenamiento adecuado muestra a los empleados cómo realizar el mantenimiento correctamente, lo que evita perder tiempo en prueba y error, al mismo tiempo que elimina el costo de las reparaciones debido a un manejo inadecuado de la maquinaria. Si su organización está utilizando un CMMS para automatizar la mayoría de la programación, es fundamental que los empleados sepan cómo usar el software y ver las tareas que se les asignan.

En el espíritu de kaizen, es importante comunicar claramente y demostrar los beneficios del mantenimiento preventivo para promover y contemplar ideas innovadoras de los miembros del equipo. También es esencial celebrar los éxitos e involucrar a los miembros del equipo en el diseño del programa.

Herramientas del mantenimiento preventivo

La tecnología moderna, específicamente el software de análisis y programación, es la herramienta más común para ayudar a implementar su programa de mantenimiento preventivo y hacerlo sostenible. No solo ayuda con la programación, la generación de tareas y las inspecciones para el mantenimiento a corto y largo plazo, sino que también ofrece integración de datos de los datos recopilados por los sensores para que pueda mejorar continuamente el programa.

Los CMMS y sus aplicaciones portátiles son algunos de los sistemas más populares que utilizan la maquinaria de mantenimiento para conservar un registro detallado y centralizado de todo el trabajo realizado en cada equipo. El CMMS automatiza las órdenes de trabajo, programa el trabajo, gestiona los procesos de flujo de trabajo, ayuda con los recursos y las rutas, e incluso crea registros para reportes y auditorías. Básicamente, un CMMS ayuda a administrar las actividades de mantenimiento mientras la maquinaria esté operativa – el tiempo en que está funcionando como una parte productiva de la planta. El CMMS asiste en la ejecución y sustento de un programa de mantenimiento preventivo al ayudar con:

  • Generación de tareas: Las herramientas de mantenimiento preventivo, como el CMMS, le permiten controlar fácilmente un programa de mantenimiento a gran escala mediante la automatización de tareas basadas en mediciones para toda la maquinaria. Estas tareas pueden incluir descripciones detalladas, documentos prácticos y otra información que puede ser importante para realizar la tarea de manera efectiva.
  • Programaciones de tareas: Además de la generación de tareas, los software también le permiten mejorar la forma en que las programa. Coordine los programas en función de los recursos laborales y las piezas necesarias, y luego configure la programación automática de tareas de acuerdo con los criterios basados ​​en el tiempo o el uso.
  • Herramientas y sensores: Integrado con un CMMS, el software de monitoreo de condición permite a los gerentes de mantenimiento monitorear múltiples activos desde cualquier lugar. El software con sensores integrados permite el uso de múltiples tipos de alertas para el monitoreo del sistema y una variedad de gráficos de datos para cada componente de la maquinaria con información en tiempo real sobre cosas tales como temperatura, vibración y calidad de la energía.
  • Inspecciones de mantenimiento: Las herramientas del software de gestión de mantenimiento preventivo, como un CMMS, le permiten registrar y rastrear múltiples tipos de datos a lo largo del tiempo, incluso cuando se realizan inspecciones y auditorías. Con el registro preciso de las inspecciones, el software puede generar automáticamente órdenes de trabajo correctivas cuando el equipo falla una inspección.
  • Integración de datos: La integración de datos no solo ayuda a analizar los datos de los activos, sino que también permite flujos de trabajo sin problemas a través de dispositivos portátiles. Los equipos de mantenimiento pueden responder a las alertas desde cualquier lugar y crear, acceder y responder a las órdenes de trabajo relacionadas con cada alerta en tiempo real.

Es posible que haya oído hablar de otras soluciones de software asociadas con el mantenimiento preventivo, como el de gestión de activos empresariales (EAM, por sus siglas en inglés), los sistemas de gestión del desempeño de activos (APM, por sus siglas en inglés) o las soluciones de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés). Si bien todos estos pueden integrarse y complementar las características de un sistema CMMS, generalmente no son buenas herramientas independientes para el mantenimiento preventivo. Por ejemplo, un APM funciona con herramientas de IoT e IA para recopilar y coordinar datos, proporcionar visualizaciones y recolectar datos analíticos para realizar un seguimiento continuo del valor y los riesgos de cada activo.

La integración de su sistema CMMS con un APM puede mejorar la confiabilidad de los activos y proporcionar datos valiosos sobre cada componente de la maquinaria a medida que desarrolla su programa de mantenimiento preventivo. Tenga en cuenta que cuando desarrolle un programa de mantenimiento preventivo, es mejor que tenga una herramienta como un CMMS que se centrw en características que ayudwn con las tareas y rutinas diarias o tareas basadas en el calendario.

El problema más común con el mantenimiento preventivo es cuando las organizaciones se encuentran realizando demasiado o muy poco mantenimiento debido al hecho de que el mantenimiento basado en el calendario no tiene en cuenta la salud del equipo. La tecnología moderna, como las herramientas mencionadas anteriormente, puede ayudar a prevenir esto al optimizar y mejorar continuamente los programas de mantenimiento preventivo mediante el uso de datos.

Las herramientas y la tecnología nuevas y emergentes están ganando fuerza y están comenzando a ser útiles para ajustar los programas de mantenimiento preventivo. Cosas como la impresión 3D para crear piezas de repuesto o construir moldes y herramientas, sensores integrados para detectar las primeras etapas de un colapso, e incluso usar la realidad virtual para capacitar a nuevos técnicos en un entorno seguro y reducir los costos de capacitación, son todas soluciones modernas que ayudan a abordar elementos críticos de mantenimiento preventivo.

Beneficios del mantenimiento preventivo

Parece que las organizaciones están comenzando a ver y aceptar los beneficios que ofrece el mantenimiento preventivo. De las instalaciones que implementan una estrategia de mantenimiento, el 78% está cambiando al mantenimiento preventivo, en comparación con el 61% que aún depende del mantenimiento reactivo, según un estudio de mantenimiento de Plant Engoneering. El 59% de esas instalaciones utilizan herramientas de mantenimiento preventivo como un CMMS. Los beneficios de un programa de mantenimiento preventivo incluyen:

  • Disminución del tiempo de inactividad y reparaciones importantes de la maquinaria.
  • Mayor esperanza de vida de la maquinaria, eliminando el reemplazo prematuro de componentes.
  • Reducción de los costos de horas extras debido a que los empleados trabajan bajo un programa en lugar de atender emergencias para reparaciones y averías
  • Reducción de reparaciones a gran escala.
  • Seguridad y mejores condiciones para los empleados.

Asumir una mentalidad proactiva mediante la implementación de un programa de mantenimiento preventivo podría ser una excelente manera para que su organización reduzca los costos principales asociados con fallas en la maquinaria y el tiempo de inactividad.