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Centro América y CaribeCada vez con mayor frecuencia los usuarios de lubricantes se preocupan por adquirir lubricantes de mejor calidad, productos Premium, con niveles de limpieza más estrictos y mejores propiedades de desempeño. Obviamente, estos requisitos más exigentes representan un mayor costo de adquisición. Sin embargo, una vez que se seleccionan, compran y son recibidos en el almacén de lubricantes de la empresa, no se hace nada por confirmar que estos lubricantes realmente cumplan con las características por las cuales fueron seleccionados, recibiendo en algunas ocasiones lubricantes con de ciencias de fabricación, cambios en su formulación, niveles de limpieza distintos a los pactados, entre otras anomalías.
Figura 1. Estrategia de control de calidad en la recepción
Diseño de una estrategia efectiva de control de calidad
Para aprovechar al máximo sus lubricantes, es importante que diseñe una estrategia de control de calidad den la recepción de sus lubricantes, incorporando restricciones en los siguientes aspectos básicos:
- Inspección de documentos
- Inspección física
- Pruebas físicas y químicas del lubricante
Inspección de documentos
El primer paso en la estrategia de control de calidad en la recepción de los lubricantes es comprobar que lo que está siendo entregado en el almacén tienen una orden de compra emitida oficialmente por el área de adquisiciones y que los lubricantes ya existen en el sistema, siendo aprobados previamente para su uso por las áreas responsables de la selección de los lubricantes. Este paso impide que se adquieran lubricantes no aprobados y evita que se caiga en el exceso de variedades de lubricantes, reduce el riesgo de contaminación cruzada y el uso de lubricantes que puedan poner en riesgo la confiabilidad de la maquinaria. Cuando no se tiene este control, se cae en la tentación de que los usuarios soliciten lubricantes directamente a los proveedores “para probar” sin pasar por el protocolo de prueba de lubricantes nuevos.
Una vez que se tiene la certeza que los lubricantes han sido autorizados y cuentan con el respaldo de compra, hay que corroborar que lo indicado en la factura coincide con lo de nido en la orden de compra, tanto en cantidad como en precio. En caso de existir alguna discrepancia, deberá levantarse una inconformidad y notificar de inmediato al área de adquisiciones y al proveedor para que se haga la aclaración correspondiente y se autorice o rechace la entrega, siguiendo los protocolos de nidos en la política de recepción de mercancías.
Inspección física
Las condiciones en que se recibe el envase que contiene el lubricante dicen mucho de lo que puede haber en el interior.
Inspección de etiquetas
Una etiqueta decolorada habla de un contenedor que ha estado expuesto a la intemperie, a la luz solar directa o al agua. Una etiqueta sobrepuesta puede indicar que se ha colocado una etiqueta correspondiente a un lubricante diferente al que hay en el interior. Por lo general, los fabricantes de lubricantes con buenas políticas de control de calidad no colocarán una etiqueta sobre otra. Los datos impresos en las etiquetas son relevantes.
¿Cuándo se elaboró el lubricante? ¿Cuál es la fecha de caducidad? ¿Todos los envases de un mismo lubricante corresponden a un mismo lote, o hay mezclados distintos lotes? Cuando los lubricantes provienen de diferentes lotes puede haber diferencias en la formulación por variaciones en el proceso de manufactura.
Inspección del envase
Las condiciones en que llega el envase de lubricante también pueden decirnos muchas cosas. Por ejemplo, la limpieza externa del contenedor habla de un adecuado almacenamiento o la exposición del envase a los contaminantes del ambiente. Si observa rastros de herrumbre en la tapa de un tambor metálico, le dice que estuvo almacenado expuesto a humedad, posiblemente lluvia, en exteriores.
La herrumbre en la base del tambor indica que se mantuvo en un área húmeda, directamente sobre el piso. Una mancha alrededor de los tapones en la tapa del contenedor indica la salida de vapor de aceite debido a que el tambor estuvo almacenado en condiciones de variaciones severas de temperatura que ocasionaron la expansión y contracción térmica del fluido en el interior, provocando el ingreso de aire húmedo o contaminado con polvo al interior del tambor. Golpes o abolladuras en el cuerpo del tambor hablan de un deficiente manejo del envase durante el almacenamiento, carga y descarga. Los daños en el exterior del tambor pueden provocar fugas o desprendimiento del acabado interno del tambor (un recubrimiento anticorrosivo que evita el contacto directo del lubricante con el metal). Las condiciones de los sellos del envase son otro aspecto crítico, pues nos da un grado de seguridad de que el contenido no ha sido alterado o adulterado. Aunque no es una regla aplicable al 100 por ciento, el color del envase también puede indicar alguna anomalía. Por lo general, los fabricantes de lubricantes manejan un estándar en el color y las características del contenedor de sus lubricantes, por lo que, si observa que en el mismo tipo de lubricante hay diferencias en las características del envase, desconfíe y haga las averiguaciones pertinentes.
Cualquier anomalía en la inspección física debe ser documentada, fotografiada y reportada al proveedor y al departamento de adquisiciones. Lo más recomendable en estos casos es no aceptar los lubricantes con alguna de ciencia en su envase.
Pruebas físicas y químicas del lubricante
Quizás la parte más importante del protocolo de control de calidad en la recepción de los lubricantes es asegurar que las propiedades físicas y químicas del lubricante corresponden con lo que se especificó y solicitó al proveedor. Hay algunas pruebas básicas que debería hacer al momento de recibir una entrega de lubricantes en su almacén:
- Viscosidad
- Número ácido (AN) para aceites industriales o Número básico (BN) para aceites de motor
- Contenido de partículas (ISO 4406)
- Contenido de agua
Viscosidad
Esta es la propiedad más importante de un lubricante, por lo que debe asegurarse que el lubricante que está recibiendo esté dentro del rango autorizado, para asegurar la protección de sus componentes por una adecuada película lubricante.
Número ácido o número básico
Esta propiedad química del lubricante nuevo indica la concentración de aditivos ácidos o alcalinos en el lubricante. Cualquier variación con respecto al valor de nido en la especificación técnica genérica deberá ser motivo de alerta, pues los aditivos pueden ser diferentes en tipo o concentración, posiblemente por un error de envasado o cambios en la formulación. Debe investigarse la razón y solicitar una aclaración por parte del proveedor.
Contenido de partículas
El nivel de limpieza del aceite nuevo debe estar dentro del rango de nido en la especificación técnica del lubricante. Una mayor concentración de partículas puede causar daños a la maquinaria o incrementar el costo de la filtración.
Contenido de agua
La humedad presente en el lubricante es otro factor importante para su buen desempeño. El agua tiene características polares que atraen a algunos aditivos. El agua también puede causar reacciones químicas con el básico lubricante y sus aditivos, promoviendo su degradación. Finalmente, el agua también puede ocasionar una deficiente lubricación y daño a los componentes de la maquinaria, por lo que el lubricante debe estar dentro de los valores establecidos en las especificaciones técnicas de los lubricantes.
Otras pruebas
Si se tiene la posibilidad en el laboratorio sitio para efectuar un análisis espectrométrico de elementos (AES, por sus siglas en inglés), sería ideal realizarlo, ya que con esto se tendría la línea de base del lubricante, pudiendo identificar con más precisión las variaciones en formulación o contaminación cruzada del lubricante durante el envasado.
Matriz de decisiones de control de calidad
Para evitar que la decisión acerca de aceptar o rechazar un lubricante quede a criterio del personal que está a cargo del proceso de recepción del lubricante, es importante que se tengan claramente definidas todas las inspecciones a efectuar y los parámetros de aceptación o rechazo de cada lubricante, así como los pasos a seguir en cada caso. La matriz de decisiones debe establecer con claridad los rangos aceptables y los valores inaceptables, indicando qué hacer en cada caso.
Figura 4. Ejemplo de parámetros de aceptación o rechazo del lubricante
Elabore un procedimiento para la recepción de los lubricantes, definiendo cuáles lubricantes deben ser analizados, el criterio para determinar el tamaño de la muestra (cuántos contenedores analizar), las pruebas e inspecciones a efectuar y los criterios de aceptación y rechazo. El personal deberá ser entrenado en la aplicación del procedimiento y aplicarlo cada vez que se reciba una nueva entrega de lubricantes. También debe contar con un procedimiento de toma de muestras de aceite nuevo y seguirlo al pie de la letra para garantizar un muestreo adecuado, que garantice la utilidad de la muestra y brinde confianza en los resultados.
Área de cuarentena
Los lubricantes deben permanecer en un área especialmente destinada para su resguardo en tanto se decide si son aceptados o rechazados. Si no se cuenta con la aprobación, no podrán ser almacenados ni ingresados al control de existencias; tampoco podrán ser utilizados en ninguna circunstancia. Una vez que se decida aceptar el lubricante, podrá ser etiquetado e ingresado en el sistema de control de existencias y transferido al área de almacenamiento o entregado al usuario, según sea el caso.
Figura 5. Aceptación o rechazo del lubricante
Conclusiones
Diseñar una adecuada estrategia de control de calidad puede ser la diferencia entre trabajar libre de problemas o sufrir las consecuencias de utilizar lubricantes que no son adecuados para su maquinaria. También le protege de prácticas desleales y le alerta de posibles cambios de formulación, que, si bien pueden ser en beneficio del desempeño del lubricante y la protección de su maquinaria, también podrían llevarle a errores en la interpretación de los resultados de los análisis del lubricante en uso.
Noria Corporation. Traducido por Roberto Trujillo Corona, Noria Latín América.