Alejandro Meza, Noria Corporation. Traducido por Noria Latín América

“Lo que se mide, se puede controlar” es una cita popular del gurú de los negocios Peter Drucker.

Si bien puede parecer obvio que los indicadores clave de desempeño (KPI) o las métricas juegan un papel importante en el éxito de un programa de lubricación, lo que no es tan evidente es definir las mejores métricas para evaluar el estado actual del programa y guiarlo al nivel deseado.

Este artículo explicará cómo seleccionar los KPI correctos e implementarlos de manera efectiva.

Un enfoque para desarrollar un sistema de métricas es visualizar el programa desde una perspectiva de alto nivel. ¿Cuáles son los objetivos del programa? Deben establecerse de la manera más específica posible e incluir un marco de tiempo para su finalización.

Algunos ejemplos serían: mejorar el puntaje de la evaluación de lubricación en 30 puntos en dos años, reducir las tasas de falla de los rodamientos en un “X” por ciento en tres años, implementar análisis de aceite para el 100 por ciento de las máquinas críticas para el final del año, o instalar una nueva sala de lubricación en 12 meses.

Algunos de estos ejemplos son más específicos que otros, pero todos se refieren a iniciativas relevantes para el programa. Los objetivos generales generalmente se complementarán con objetivos más explícitos.

Establecer un marco de tiempo será esencial para garantizar la responsabilidad del programa. El tiempo debe ser realista en función de los recursos disponibles, pero también desafiante para lograr los resultados esperados en un período razonable.

Un sistema eficaz de métricas supervisará si se alcanzan los objetivos del programa (KPI de implementación) y si se mantienen (KPI continuos). Estos tipos de métricas pueden identificar áreas que funcionan bien, otras que requieren atención y aquellas que serán útiles para estimar los beneficios de la estrategia elegida.

KPI temporales vs permanentes

Los KPI temporales se refieren a períodos de transición o implementación. Deben usarse mientras el proyecto o cualquier cambio relacionado con los objetivos transitorios están en curso. En la Figura 1 se muestran ejemplos de estos tipos de objetivos y KPI. También destaca una métrica de implementación utilizada como indicador para monitorear e informar el éxito de un programa de lubricación.

Los KPI permanentes informan o supervisan procesos, tareas, rutinas o condiciones que ya se han implementado y que se espera que estén vigentes durante mucho tiempo. La mayoría de las métricas discutidas en este artículo se considerarían KPI permanentes.

metas temporales

Figura 1. Metas y KPI temporales

KPI generales vs. específicos

Es posible tener más de un KPI para cada objetivo. Además, así como los objetivos específicos pueden ser parte de un objetivo más general, los KPI generales pueden ser una combinación de métricas más específicas.

indicadores generales vs especificos

Figura 2. Indicadores generales vs. Específicos

KPIs Macro vs. Micro

Los KPI macro y micro son una variación de los KPI generales y específicos. Un KPI micro puede clasificarse por máquina, individuo, tarea, etc. Por otro lado, un KPI macro podría ser un resumen de varios micro indicadores condensados ​​en un indicador general.

Un ejemplo de un indicador micro sería determinar si el nivel de contaminación de las partículas en un sistema hidráulico está dentro del rango objetivo. La respuesta o indicador es simplemente “sí” o “no”. El indicador macro sería el porcentaje total de sistemas hidráulicos con un nivel de limpieza que cumplen con el objetivo.

Un KPI aún más general sería el porcentaje general de máquinas, incluidos compresores, cajas de engranajes, etc., que cumplieran con el nivel de limpieza. Consulte la Figura 2 para ver cómo se pueden representar los KPI generales.

KPI prospectivos vs. retrospectivos

Los indicadores retrospectivos monitorean los eventos que suceden como resultado de un proceso o secuencia de acciones. Pueden desencadenar una acción correctiva o mantenimiento reactivo. Ejemplos de estos tipos de KPI serían la cantidad de reportes de análisis de aceite con condiciones anormales, la cantidad de personas que requieren capacitación específica, el porcentaje de máquinas con vibración anormal, etc.

Los indicadores prospectivos se enfocan en anticipar posibles fallas o “no conformidades” y alertar cuándo se deben tomar medidas. Estos KPI pueden informar los resultados del análisis de aceite del lubricante que se recibe, el análisis de modos de falla y efecto (FMEA) de las máquinas nuevas que se instalarán, información de análisis de aceite sobre el potencial de barniz de un aceite, etc. La Figura 3 muestra una combinación de indicadores macro/micro y prospectivos/retrospectivos.

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Figura 3. Ejemplos de indicadores Macro/Micro, Prospectivos/Retrospectivos

Indicadores del ciclo de vida del lubricante

Para obtener un reporte completo sobre el estado o el progreso del programa de lubricación, será necesario un sistema integral de KPIs para monitorear los diferentes elementos.

Un buen enfoque es considerar el ciclo de vida del lubricante dentro de la instalación, incluyendo la selección del lubricante, recepción y almacenamiento, manejo y aplicación, control de contaminación, análisis de lubricante, disposición y requisitos de seguridad.

Selección del lubricante

Esto comprende la estrategia y las acciones realizadas para la selección del lubricante, la definición de sus especificaciones y desempeño, los procesos de identificación y compra, así como la evaluación del proveedor.

Algunos ejemplos de estas métricas son el cumplimiento por parte del proveedor de los requisitos de control de calidad en la recepción del lubricante, la implementación del sistema de identificación del lubricante (LIS), la escritura de las especificaciones técnicas del lubricante, el cumplimiento del programa de servicios técnicos por parte del proveedor de lubricantes frente a los objetivos, y la medición del número de personas con certificación como Técnico en lubricación de maquinaria (MLT) nivel II  del personal que participa en las decisiones del proceso de selección del lubricante.

Recepción y almacenamiento

Involucran los procedimientos y tareas relacionadas con el control de calidad en la recepción de lubricantes, la rotación de inventarios y condiciones de almacenamiento. Los KPI de recepción y almacenamiento deben centrarse en el cumplimiento del programa de control de calidad y el plan de capacitación para el personal que recibe y almacena los lubricantes, así como en el desempeño del proveedor con respecto a los planes de trabajo, entrega oportuna de lubricantes e implementación del código LIS.

Algunos ejemplos de estos indicadores incluyen los resultados de control de calidad en la recepción del lubricante, la finalización de las mejoras en la sala de lubricación y la cantidad de incidentes de seguridad (accidentes e incidentes) resultado de las prácticas de lubricación. Estos indicadores de desempeño permitirán la medición periódica para identificar áreas de mejora y ayudar a lograr los elementos clave en la recepción y almacenamiento de lubricantes.

Manejo y aplicación

El manejo y la aplicación de lubricantes pueden ser los elementos más extensos del sistema, ya que abarcan todas las actividades de planificación, como rutas y mantenimiento preventivo (PM, por sus siglas en inglés), así como las tareas de aplicación y administración de los lubricantes dentro de las máquinas en servicio.

Estos KPI deben centrarse en la efectividad del programa de lubricación. Algunos ejemplos incluyen el cumplimiento oportuno de las rutas de lubricación e inspección, la falta de disponibilidad y las horas de producción perdidas relacionadas con las tareas de lubricación, el cumplimiento de los técnicos y operadores de lubricación con los planes de capacitación y certificación, el consumo general de filtros por tipo y el número de condiciones anormales detectadas por inspecciones de lubricación.

vida util de una bomba

Figura 4. Incremento en vida útil de una bomba (50% más vida de rodamientos)

Control de la contaminación

Los KPI para el control de la contaminación se encuentran entre las métricas más importantes para la excelencia en lubricación. Deben centrarse en la estrategia implementada para mantener los contaminantes alejados del lubricante en servicio.

Ejemplos de estos KPI serían el cumplimiento del objetivo de limpieza por tipo de máquina, el cumplimiento del límite de humedad por tipo de máquina, el cumplimiento del límite de temperatura por tipo de máquina, el cumplimiento de los límites de potencial de barniz por tipo de máquina y el progreso en la implementación de modificaciones de la máquina y otras acciones para controlar los niveles de contaminación en el aceite en servicio.

Análisis de lubricantes

Los KPI de análisis de lubricantes ayudan a identificar la efectividad de las tareas de monitoreo de condición. Estas métricas están relacionadas con la gestión del programa de análisis de aceite y el tiempo de respuesta del laboratorio. También deben emplearse indicadores asociados con la implementación del programa, como medir el progreso en la instalación de puertos de muestreo. Estos tipos de KPI temporales se pueden eliminar una vez que se completa la etapa de implementación.

Otros ejemplos incluirían el tiempo de respuesta del laboratorio, el tiempo del ciclo de la toma de la muestra hasta la recepción del reporte, el porcentaje de resultados anormales en el programa de análisis de aceite y la proporción de ingenieros de confiabilidad y técnicos de monitoreo de condición certificados versus el número total de ingenieros y técnicos.

Disposición de lubricantes, gestión de fugas y derrames

Estas métricas se refieren a todos los procedimientos utilizados para garantizar la disposición adecuada de lubricantes y materiales contaminados con lubricantes. También pueden centrarse en la gestión de fugas y derrames de lubricantes.

Algunos ejemplos incluyen el porcentaje de lubricantes desechados en relación con la cantidad de lubricantes comprados, la cantidad de materiales contaminados con lubricante desechados, el consumo de material de contención de derrames, el volumen o costo de las fugas de lubricante y el cumplimiento del plan de capacitación de disposición ecológica.

Consejos de implementación

Al implementar los KPI, asegúrese de establecer objetivos de acuerdo con las condiciones actuales de su programa. No espere hasta tener un programa de lubricación de clase mundial para comenzar a monitorear. Los objetivos pueden ser permanentes o temporales, pero deben ser relevantes para su programa.

Comience con algunos indicadores que pueda medir con confianza y coherencia razonables, y luego amplíe a medida que avanza el programa. Establezca responsabilidades para los KPI en su organización y comunique estas métricas de manera consistente a su equipo para crear credibilidad y confianza.

También deben revisarse periódicamente todos los indicadores. Cuando una métrica no agrega valor o los resultados son inconsistentes, puede ser necesario redefinirla o reemplazarla.

Los KPI son críticos para monitorear el estado de su programa de lubricación. Le permitirán tomar acciones correctivas y definir estrategias de mejora. Considere usarlos para ayudarlo a tomar mejores decisiones que pueden conducir a un programa más exitoso.