Por qué la comunicación es un factor clave en el éxito de un programa de lubricación

6 de diciembre de 2017

image0011 Por qué la comunicación es un factor clave en el éxito de un programa de lubricaciónJeremy Wright. Traducido por Francisco J. Páez Alfonzo, Noria Latín América.

Después de años de viajar por el mundo diseñando e implementando programas con las mejores prácticas de lubricación en algunas de las compañías de fabricación y procesamiento más grandes, comencé a elaborar una lista de las cualidades más importantes de proyectos considerados exitosos. Un atributo que siempre aparecía en la parte superior de la lista era la comunicación.

Como contratista externo, puedo influir en muchas cosas en estas instalaciones. La forma en que se calcula la viscosidad o la decisión de cómo almacenar los lubricantes es relativamente la misma en la gran mayoría de las plantas, y fácilmente puedo hacer recomendaciones de acuerdo con las mejores prácticas. Sin embargo, de pronto me encontré preguntándome por qué algunas empresas toman estas recomendaciones y a menudo hacen grandes progresos a pocas semanas de su implementación, mientras que otras parecen demorarse meses o incluso años en lograrlo.

Una característica común que noté en cada una de las plantas que lograron una rápida implementación y un rápido retorno de la inversión es que tuvieron una gran comunicación y una cultura que prosperó con base a esa comunicación. La mayoría de las organizaciones ya tenían procedimientos operativos estándar para este tipo de comunicación. La interacción casi siempre fue cara a cara y rara vez se hizo a través de videos, publicaciones, grandes reuniones o carteleras electrónicas en la sala de descanso. Aunque todos los métodos anteriores son excelentes formas de comunicación, carecen del empuje necesario para trasmitir la importancia de estos proyectos y solo utilizan la comunicación unidireccional, dejando mucho que desear en términos de darle la voz a ambas partes en la conversación.

Al implementar cambios, tales como cuando se diseña o rediseña un programa de lubricación o confiabilidad, la gente necesita conocer por qué se realiza el cambio y cómo lo afectará.

La pregunta del porqué

Entender la necesidad del cambio es el primer paso para crear nuevas conductas dentro de la instalación. Si supone que los negocios cambiarán como resultado de sus iniciativas de confiabilidad o lubricación, entonces debe suponer que las conductas, impulsadas por los hábitos y los rituales, también deben de cambiar.

Para impulsar el cambio cultural, debe comunicar la necesidad del cambio, primero en lo relacionado con el negocio global y en segundo lugar con los involucrados. Si espera que su equipo demuestre los nuevos valores de su empresa a través de sus propios comportamientos, deben entender el porqué. No es el “cómo.” Transmitir cómo es sencillo. El porqué es una conversación mucho más difícil de tener y generalmente es impulsada por las necesidades comerciales subyacentes que no siempre son fáciles de transmitir. La conversación debiera enfocarse en cómo el cambio afectará al individuo y por qué el cambio es, en primer lugar, necesario.

Innumerables estudios indican que cuando se comunica que el negocio necesita un cambio, el comunicador más efectivo de la organización es el CEO. Sin embargo, los mismos estudios revelan que cuando se trata de los gerentes de primera línea, estos prefieren tener la conversación del porqué con sus supervisados directos, porque se sienten más cómodos y confortables con ellos.

La primera etapa de este proceso de comunicación debe preparar a la planta para la transformación o cambio. Esta conversación debe incluir por qué el cambio es necesario, el plan o el proceso para el cambio y el rol que cada individuo tendrá, así como cualquier objeción, lo que hace que la comunicación sea bidireccional.

Es importante que los mensajes y conversaciones sean consistentes. Todos en el equipo de liderazgo deben tener una excelente comprensión del proyecto. Algunas personas pueden tratar de desacreditar las mejoras del proceso o desafiar el compromiso del liderazgo si reciben mensajes confusos. Asegúrese que usted y sus compañeros está alineados y no tenga miedo de utilizar un guion. La clave no es tanto la calidad de la presentación, sino el contenido de la comunicación. Las personas reconocerán la posición del individuo dentro de la organización, por ejemplo, el gerente senior o su supervisor directo, y se sintonizarán con el mensaje que se entrega y no con el método de entrega.

Comience identificando los temas de su comunicación y luego la audiencia objetivo para cada tema. Esto se puede hacer revisando los grupos de personas afectadas por el cambio. A continuación, seleccione los medios de difusión preferidos para cada tema, teniendo en cuenta que el mejor método es el cara a cara con un supervisor directo.

El entrenamiento es el mayor contribuyente para responder la pregunta del porqué. Me han solicitado muchas veces que sea el catalizador para el cambio a través de la educación. Es demasiado evidente lo fácil que es esto. En lugar de solo decirle a la audiencia que se avecinan cambios y de cómo los cambios los afectarán, prefiero enseñarles primero sobre el tema. Los dejo idear sus propias soluciones y los ayudo a llegar a las mismas conclusiones sobre el cambio que ya han hecho los altos directivos. Este proceso es tan predecible que en casi todos los casos la respuesta ha sido, “Esto tiene perfecto sentido. ¿Por qué no lo hemos hecho siempre de esta manera?”

La comunicación es uno de los aspectos del proceso de mejora que es extremadamente difícil tener en exceso. Sin embargo, una comunicación deficiente tiene la habilidad de descarrilar cualquier proyecto de mejora. Sea diligente en la comunicación de sus planes y mensajes. Con la cultura y el proceso correcto, nunca debiera de escuchar las palabras “falta de comunicación” como la causa raíz de falla de un programa o proyecto.

fig1 Por qué la comunicación es un factor clave en el éxito de un programa de lubricación

0 votedvote

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos necesarios están marcados *

Puedes usar las siguientes etiquetas y atributos HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>