Hay tres aspectos a considerar en cada compra: precio, calidad y servicio. La prudencia empresarial dice que usted tiene que contar con dos de ellas, cualquiera  que estas sean, pero no las tres a la vez.

Asociarse con un laboratorio externo de análisis de aceite es una decisión estratégica. Con demasiada frecuencia, igual que sucede en muchas otras decisiones de negocios, el precio es (erróneamente) el factor decisivo. Hay muchos aspectos del servicio de análisis de aceite que necesitan tomarse en consideración: pruebas disponibles, habilidades de interpretación, tiempo de respuesta y, si, el precio. Si a usted le preguntaran “¿Por qué está utilizando esta laboratorio de análisis de aceite en particular?”, ¿qué respondería? Con mucha frecuencia, las respuestas que escucho son: “en realidad no lo sé”, “es el que siempre hemos usado”; “es el más cercano”; o (mis favoritas) “Son buenos y económicos” y “El servicio es gratuito”.

La selección de un laboratorio comercial de análisis de aceite no debe tomarse a la ligera. Por lo tanto, este artículo examina los puntos a considerar al tomar la importante decisión de un socio para el análisis de aceite. Se enfoca en los factores a considerar en la selección del laboratorio. Los factores no están en un orden en particular excepto que el precio se discute al final del artículo debido a que esta debe ser la última cosa a considerar.

Como seleccionar un Laboratorio de Análisis de Aceite

Tiempo de Respuesta

El tiempo de respuesta es uno de los factores más críticos, en mi opinión. Recibir los resultados dos semanas después de que la muestra se envió  al laboratorio, es inaceptable. El tiempo de respuesta para un análisis de rutina debe ser de 24 a 48 horas después de que a muestra se recibe en el laboratorio (observe que algunas de las pruebas más exóticas pueden demorar un poco más, por lo que en ocasiones es aceptable esperar un poco más). Cada día extra que se gasta esperando los resultados hace que la decisión sea cada vez menos relevante. El tiempo de respuesta también presume que el aceite en la máquina llega al laboratorio en un tiempo aceptable. Le recomiendo que la muestra se despache por medio de un servicio nocturno dentro de las 24 horas posteriores a la extracción de la muestra.

Notificaciones de Alerta

Si se detecta una anormalidad, el sistema debe incluir algún tipo de alerta más allá del servicio normal de entrega del reporte, el cual puede incluir uno o más de los siguientes medios:

  • E-mail
  • Mensaje a través de un dispositivo móvil
  • Llamada telefónica
  • Fax

Las pocas horas ahorradas podrían significar la diferencia entre una intervención oportuna o una falla catastrófica.

Conocimiento de la Industria Objetivo

¿El laboratorio está familiarizado con su industria? Muchos laboratorios se especializan en una industria (o industrias) en particular. Sin embargo, esto no significa que un laboratorio que se especialice en una aplicación automotriz no pueda analizar una muestra industrial, ¿pero pueden interpretarla correctamente? Esta situación puede ser delicada.

En un mundo ideal, el laboratorio efectuaría el análisis y el usuario haría la interpretación. Después de todo, los usuarios deberían estar más familiarizados con el ambiente y la máquina que el analista que está a 500 km de distancia. Pero en la práctica, pocos usuarios finales del análisis de aceite tienen el tiempo para  perfeccionar sus habilidades de interpretación a tal punto que esto es poco práctico, así que debe confiar en la interpretación hecha en el laboratorio. Un término medio es confiar en el laboratorio para una interpretación buena, confiable que apunte en la dirección correcta, y que el usuario utilice sus propias habilidades y conocimiento del ambiente para ponerle el toque fino a la interpretación en caso de sospecha de un problema.

Profundidad de la Interpretación

Cuando imparto el seminario de análisis de aceite, siempre explico el proceso de la interpretación de un reporte como sigue:

  • Considere la información del ambiente (máquina operando caliente, ambiente polvoso/húmedo, etc.)
  • Examine la condición del fluido (análisis de las propiedades del fluido)
  • Examine los parámetros de contaminación del fluido
  • Examine los parámetros de desgaste de la máquina
  • Haga el diagnóstico. Esta es una declaración del status quo del fluido y la máquina, tomando en cuenta los factores listados en los pasos precedentes.
  • Haga un pronóstico de cómo debería manejar el problema, en caso de que se detecte alguno.

Siendo optimistas, el último paso en el proceso es un simple “no se requiere acción”.
En lo concerniente a los factores ambientales, informe siempre al laboratorio cualquier información que pudiera ser relevante. Es posible que el analista que diagnostica nunca haya visto el reductor principal de la desfibradora No. 4 de su planta, y que desconozca que opera 40 grados por arriba de su temperatura normal debido a que es enfriador de aceite está descompuesto.

Yo inicié mi carrera de analista interpretador bajo la guía de Gary Brown, de Wearcheck África. Él ha acumulado muchos años de experiencia interpretando muestras y dirigiendo un exitoso laboratorio comercial. El siempre dijo que no importa qué diga el analista acerca de la condición del aceite, su contaminación o desgaste; todo lo que importa es lo que se le diga al usuario final qué debe hacer.

La persona promedio no está particularmente interesada en si el conteo de partículas ha incrementado, o si el hierro y cromo se han duplicado desde la última muestra. Él o ella lo que quieren escuchar es si deben filtrar el aceite, revisar los sellos o inspeccionar la alineación del eje por un posible desbalance. Si usted está considerando elegir un nuevo laboratorio comercial de análisis de aceite, solicite un ejemplo de reporte, si está disponible. El diagnóstico puede no ser perfecto, pero debe ser lo suficientemente exacto para guiar a sus asesores en el proceso inicial de solución de problemas de manera que pueda concentrarse sus ajustados recursos en otras actividades.

Legibilidad de los Reportes

Durante la conferencia de Noria “Lubrication Excellence 2004” en Nashville, asistí a una estimulante presentación efectuada por Mark Smith de Analysts Inc. En ella proporcionó 10 pasos para mejorar las habilidades de diagnóstico de una persona, siendo uno de los pasos “Lea el reporte… hoy”. Aun cuando parezca demasiado obvio, a menudo se le ignora. Puede haber un gran número de razones por las que este paso es ignorado, pero uno de los puede ser la legibilidad del reporte. Para ponerlo de una manera simple, si el reporte es ilegible, entonces no será leído.

Revise los reportes y busque factores como:

  • Una afirmación obvia de la condición, como “crítico”, “anormal” o “normal” en la parte superior del reporte.
  • Obvia identificación de la máquina. ¿Es fácil localizar en el reporte los datos de la máquina y el componente en cuestión, o debe buscarlos entre las diminutas letras del reporte?
  • ¿Existe algún problema?
  • Si existe algún problema, ¿en dónde está, qué es, y qué acciones deben tomarse para solucionarlo?

Un error común es ignorar reportes que indican “normal” en la parte superior. El hecho de que diga “normal” no significa que deba descartar el reporte. Podría contener información que debería tomarse en cuenta. La legibilidad contribuirá no sólo a que los reportes sean leídos, sino para que se lean a tiempo.

Profundidad del Reporte

La legibilidad del reporte está relacionada con los escasos primeros segundos de su lectura. La profundidad del reporte tiene que ver con la densidad de la información que contiene. Toda la información debe estar presentada en una sola página, o posiblemente en dos,  y esta es una tarea que no es fácil de perfeccionar. Algunos laboratorios lo hacen mejor que otros. A continuación algunos factores a considerar:

  • ¿Las líneas de base del aceite nuevo están representadas en el reporte? Para quienes no están familiarizados con el estudio diario de los reportes de análisis de aceite, es difícil determinar si 100 ppm o 500 ppm de fósforo están bien. Si las líneas de base de los aceites nuevos se reportan en un proceso de comparación, el proceso de decisión tiende a ser más fácil. Por supuesto, es responsabilidad del cliente proveerle al laboratorio datos del aceite nuevo y, lo que es mejor, una muestra de aceite nuevo para su análisis.
  • ¿Están presentes los límites? Los datos no-conformes deben ser fácilmente identificables. Idealmente, los límites deben representarse a continuación o encima del parámetro en cuestión y los datos no conformes deben resaltarse o subrayarse para una fácil identificación visual.
  • ¿Se presenta gráficamente la información? Las gráficas enfatizan la severidad de los datos no conformes mejor que las tablas, y es mejor aun si los límites están superpuestos en la gráfica. Las gráficas son muy útiles para comparar parámetros relacionados, tales como el hierro en el análisis de elementos y la densidad ferrosa en el caso de desgaste, o silicio y aluminio cuando se trata de tierra.
  • Si se hace uso del microscopio, ¿se incluye una imagen? No todos saben lo que se está mirando cuando se encuentra con una imagen de una partícula de desgaste deslizante severo. Pero hasta para el ojo no entrenado, tal condición realmente luce mal. Incluir una fotografía o ilustración llama la atención, lo que ayuda en el proceso. Como dice el dicho, una imagen es mejor que mil palabras.

Rango de Pruebas

Un buen laboratorio tendrá la capacidad para proporcionar un amplio rango de pruebas. Algunas serán pruebas de rutina, pero deberá tener disponibles una gran cantidad de pruebas de excepción. Es aconsejable mantener una buena relación con su laboratorio. Si usted está preocupado por algún resultado en particular, deberá ser capaz de llamar al laboratorio para preguntarles “¿y ahora qué?, y deberá existir un plan B.

Métodos de Prueba

Cuando entró en escena el análisis de aceite usado, no existían pruebas diseñadas específicamente para él. Por lo tanto, algunos laboratorios tomaron pruebas existentes para aplicaciones similares (como la manufactura de lubricantes) y las adaptaron para su propio uso, mientras que otros crearon sus propios procedimientos desde cero. Como resultado, a menos que pague por un procedimiento de prueba certificado por ASTM o ISO, el resultado obtenido puede no tener la exactitud requerida.

MI opinión es que para la mayoría (aunque no para todas) las aplicaciones, el análisis de aceite no necesita toda la exactitud que le proporcionan las pruebas ASTM o ISO. Pero usted debe saber que el método de prueba utilizado es una versión modificada muy aproximada de una acreditada, o alternativamente, debe conocerse la repetitividad de la prueba. Esta información puede solicitarse  al laboratorio o confirmarse con muestras de control independientes. Si el laboratorio es probado con  muestras de control independientes, asegúrese de que las muestras sean idénticas. Por ejemplo, no abra el puerto de drenado y simplemente abra la válvula para llenar tres botellas de muestra. En su lugar, abra el puerto de drenado, drene un litro de aceite a un contenedor, agite vigorosamente el aceite y vacíelo inmediatamente en las tres botellas de muestra.

Otro problema que he encontrado con los usuarios de análisis de aceite es que no saben cuál prueba emplear. Por ejemplo, hay muchas maneras de medir el contenido de humedad de una muestra de aceite. Algunas son apropiadas para una aplicación específica; otras no. No hay forma de sortear esto fácilmente. Sólo porque el laboratorio diga que está bien no significa que lo esté en realidad.

Flexibilidad en la Programación de Pruebas

La flexibilidad en la programación de pruebas es otro factor importante. La mayoría de los laboratorios comerciales tienen paquetes de pruebas estándar para diferentes tipos de aplicaciones, como hidráulicos, cajas de engranes y turbinas. En muchos casos, esos conjuntos de pruebas estándar serán aceptables para las necesidades generales, pero ocasionalmente usted podría necesitar adaptar el conjunto de pruebas para satisfacer necesidades específicas. Es razonable esperar una leve penalización en el costo por esto, pero asegúrese de que es posible hacerlo sin incurrir en excesivos gastos indirectos y costos.

Integración del Laboratorio y los Resultados en Sitio

Los mejores programas de análisis de aceite emplean una mezcla de pruebas en laboratorios comerciales y en-sitio. Si está empleando análisis de aceite en sitio, probablemente emplee un programa computarizado comercial o hecho en casa para la administración de resultados. Asegúrese de poder integrar en este programa los resultados de los dos. Esto podría requerir el rediseño de los filtros del programa para integrar las dos fuentes de información.

Ubicación Geográfica

Tener un laboratorio cerca, especialmente dentro de una distancia accesible, es extremadamente útil. Cuando esa muestra urgente cruza por su escritorio y usted piensa en que necesita los resultados rápidamente,  probablemente los tendrá. Algunas veces esto no es posible; pero si existen laboratorios en las cercanías, considérelos primero.

Precio

Dejé intencionalmente este factor al final porque debe ser la última cuestión a considerar. Un buen análisis de aceite podría ahorrarle cientos o miles de dólares y pagará por el programa de análisis de aceite de toda la planta en los años por venir. Como en todo, el análisis de aceite es un simple caso de “usted recibe lo que compra”. Desafortunadamente, elegir calidad sobre el precio no siempre es fácil, pues muchas decisiones de negocio se hacen con base en el costo. Hasta donde le sea posible, trate de enfocarse en la calidad de los servicios y en los beneficios esperados.

Una Decisión Importante

El análisis de aceite puede verse como una herramienta para dirigir los recursos para reparaciones de emergencia, una herramienta para echarle la culpa a otros, o una herramienta para medir la salud de un programa de administración de lubricación (esta última es la preferida). Incluso he visto que se usa para ver si las máquinas tienen aceite en su interior (“si sale aceite, es porque hay aceite dentro”).Sin embargo, si usted ve al análisis de aceite como un recurso proactivo de mantenimiento, y esperamos que así sea, entonces la elección de un laboratorio comercial debe ser tan importante como elegir a alguien que cuide de su salud personal. ¡Elegiría a un patólogo que hace sólo la mitad de su trabajo?

Smith, M K. “Oil Analysis Reports: How to Improve your Diagnostic Skills.” Memorias de la Conferencia Lubrication Excellence 2004. Noria Corporation
Publicado en la revista Revista Machinery Lubrication (12/2010)